Schlagwort: Organisationen der Sozialwirtschaft

KI und Führung in Organisationen der Sozialwirtschaft – Version 2.0

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Achtung, Binse: KI entwickelt sich rasend schnell. Ich bin jedoch kein Technik-, sondern zunehmend ein „Systemtheorie-Nerd”. Deshalb verfolge ich die Entwicklungen zur Frage, wie und in welcher Form KI in organisationalen Kontexten, mit einem Fokus auf Organisationen der Sozialwirtschaft, eingebunden wird, mit großem Interesse. Ist KI Technik? Wie beeinflusst KI das Treffen von Entscheidungen, wenn Organisationen aus Entscheidungskommunikation bestehen? Was ist Führung in diesem Kontext und wie gelingt sie? Der vorliegende Beitrag zu KI und Führung in Organisationen der Sozialwirtschaft zeigt, dass um diese Fragen gerungen wird.

Der Beitrag ist eine grundlegende Überarbeitung und Weiterentwicklung meiner letzten Beiträge zum Thema „KI und Führung in der Sozialwirtschaft“ und damit ein echtes Update.

Entstanden ist Version 2.0 basierend auf der Lektüre von Bernd Oestereichs Buch „KI in der Organisation“ (2026c) sowie von zwei Blogbeiträgen von Timm Richter (2026b, 2026c) und Thomas Schumachers Beitrag „Strategie unter KI-Bedingungen“ (2026). Insbesondere ist der KI-Begriff geschärft (Organisationselement statt Organisationsmitglied) und die Verantwortungslücke, die Unterscheidung von Plausibilität und Verbindlichkeit sowie die Frage, wer künftig welche Entscheidungen bewertet, deutlicher beschrieben.

Die Relevanz des Themas wird vermutlich schnell ersichtlich, wenn Du den eigenen Arbeitsalltag reflektierst: Vermutlich lässt auch du dir Mails von einem KI-Assistenten vorformulieren. Du überfliegst dann das Ergebnis, änderst zwei Sätze und schickst es ab. In der „Akte“ steht dann ein sauberes Schreiben, ohne dass ersichtlich wird, dass und wie genau KI beteiligt war. Die Entscheidung, wie du – bspw. gegenüber einer Klientin – kommunizierst, ist gefallen. Aber wer hat diese Entscheidung getroffen? Wer verantwortet sie?

Wie gesagt: Solche Situationen häufen sich und es stellt sich bei sprachmodellbasierten KI-Assistenten die Frage, wie sich Wissensarbeit verändert und ob dies auch die Führungsebene betrifft (vgl. Richter 2026a). Für Organisationen der Sozialwirtschaft, deren Kernprozesse auf Interaktion beruhen, ist diese Frage besonders dringlich. KI wird dann oft reflexhaftals Werkzeug klassifiziert versucht, ihre Nutzung über KI-Leitlinien zu regulieren (zumindest besser als nix).

Oestereich (2026c:141) bezeichnet dieses „Werkzeugverständnis“ als Kategorienfehler: Während klassische Software nichts von allein tut, trifft KI eine Auswahl und kommuniziert sprachbegabt und menschenähnlich. Der Beitrag argumentiert deshalb, dass KI eher als funktionales Äquivalent zu „Personal“ zu verstehen ist, woraus sich Folgen für Führung ergeben. Dazu wird zunächst ein systemtheoretisches Führungsverständnis skizziert, dann die leitende Hypothese entfaltet und schließlich die Konsequenzen für die Führungspraxis diskutiert.

Führung aus systemtheoretischer Perspektive

Systemtheoretisch lässt sich Führung als „situativ erfolgreiche Einflussnahme in kritischen Momenten“ verstehen (Muster et al. 2020:294). Sie wird dort relevant, wo Erwartungsunsicherheit besteht und die formalen Regeln der Organisation an ihre Grenzen geraten (vgl. Kühl/Muster 2025:41). Dies ist beispielsweise in Momenten der Fall, die nicht oder nur unzureichend geregelt sind, nicht geregelt werden können oder in denen Personen unsicher sind, wie sie weiter vorgehen sollen. Hier ist Führung als „Lückenbüßer“ (Luhmann 2018:321) gefragt, um Entscheidungen herbeizuführen.

Dafür braucht es jemanden, der „in Führung“ geht und vorschlägt, wie entschieden werden soll. Das kann die formale Führungskraft sein, muss aber nicht (vgl. Gesmann 2025:27f.). Diese Entkopplung von Führung und Führungskraft ist die Voraussetzung für die folgende Argumentation:

Wird Führung als Funktion zur erfolgreichen Einflussnahme auf kritische Momente und nicht als Position („die Führungskraft“) verstanden, rückt in den Blick, wer oder was in kritischen Momenten tatsächlich Einfluss auf Entscheidungen nimmt – und damit auch KI.

Führung vollzieht sich dabei (meist unbewusst) in den drei zirkulär verbundenen Schritten Beobachten, Entscheiden und Umsetzen, woraus sich die Führungsschleife ergibt (vgl. Richter/Groth 2023:22). Dabei werden kontinuierlich Differenzen zwischen Soll- und Ist-Zuständen bzgl. sich selbst, den Mitarbeitenden, dem Team und der Organisation(seinheit) beobachtet und bewertet. Wird eine Differenz als kritisch eingestuft, muss entschieden werden, wie damit umgegangen werden soll. Für die Umsetzung der Entscheidung ist Führung auf Gefolgschaft angewiesen. Anschließend wird beobachtet, ob die Intervention die Soll-Ist-Differenz verringert hat. Führung ist also ein rekursiver, kommunikativer Prozess (vgl. Richter/Groth 2023:16ff). Und auch hier stellt sich die Frage, welche „Akteure“ diesen Prozess beeinflussen – und ob KI dazugehört. Die Frage, ob und wie KI Führung in Organisationen beeinflusst, ist nicht nur akademisch, denn KI setzt genau dort an, wo die Führungsschleife beginnt und damit beim Beobachten und Bewerten:

Daten entstehen erst dadurch, dass ein System Unterscheidungen trifft (vgl. Richter 2026c mit Bezug auf Baecker 2026). Wer die KI bspw. Fallverläufe zusammenfassen oder Situationen einschätzen lässt, überlässt ihr also bereits einen Teil dessen, was überhaupt als Soll-Ist-Differenz sichtbar wird. Richter (2026c) spricht in Weiterführung von Baeckers Überlegungen von einem „Bewertungsüberschuss“: KI-Systeme entscheiden zunehmend selbst und lösen darüber Folgen aus.

Offen ist damit, wer in Organisationen künftig was bewertet – und damit entscheidet. Schumacher (2026) schärft diese Frage: Generative KI ist stark im Öffnen, also im Erzeugen, Variieren und Rekombinieren von Optionen, aber schwach im Bewerten, weil Bewertung Urteilskraft voraussetzt, die auf Erfahrung, Kontextwissen und kausalem Verstehen beruht.

Entscheidungsprämissen und „Personal“ als Bezugspunkt

Auf der Ebene der „strukturellen Führung“ (vgl. bspw. Rosenstil, Nerdinger 2025:21) geht es nicht darum, „im System“ und im Rahmen der Regeln zu arbeiten, sondern „am System“ selbst, also an den Strukturen, die einzelnen Entscheidungen eine Richtung geben. Luhmann (2000:222ff.) fasst diese Strukturen als Entscheidungsprämissen und unterscheidet drei Typen: Kommunikationswege regeln beispielsweise, wer mit wem in welcher Reihenfolge kommuniziert. Programme fungieren als Spielregeln und sind unterteilt in Zweck- und Konditionalprogramme. „Personal“ bezeichnet schließlich die Einsicht, dass es für künftige Entscheidungen einen Unterschied macht, mit welcher Person eine Stelle besetzt wird (vgl. Gesmann 2025:28).

Wo also lässt sich KI verorten? Naheliegend wäre die Einordnung als Werkzeug, vergleichbar mit klassischer Software. Diese gehört zur Kategorie „Programme“, da sie auf Konditionalprogrammierung nach dem Wenn-dann-Schema basiert und der gleiche Input immer zum gleichen Output führt (vgl. Richter 2026a). Hier trifft der Werkzeugbegriff zu. Klassische Technik stabilisiert Entscheidungsprämissen gerade dadurch, dass sie Reflexion erübrigt: Was zuverlässig funktioniert, muss nicht mehr begründet werden (vgl. Schumacher 2026).

Generative KI folgt jedoch einer anderen Logik, da sie die Form klassischer Technik beibehält, aber nicht deren Verlässlichkeit: Ihre Outputs sehen aus wie plausibel formulierte sachlich passende Entscheidungsgrundlagen, sind aber auf Wahrscheinlichkeiten beruhend erzeugt (vgl. Schumacher 2026). Bei der KI-Nutzung werden also Entscheidungsspielräume an die „Blackbox KI“ delegiert, deren konkreter Output vorab nicht bekannt und kaum reproduzierbar ist. Diese Nichtdeterminiertheit ist kein Fehler, der – wie bei klassischer Software – mit dem nächsten Update verschwindet, sondern eine Eigenschaft von Modellen, die auf Wahrscheinlichkeiten beruhen (vgl. Oestereich 2026c:70). Timm Richter (2026b) sieht in der Undurchschaubarkeit der Modelle sogar ihren eigentlichen Wert. Einfach ausgedrückt: Genau wie Menschen kann KI unterschiedlich entscheiden und der Weg zur Entscheidung bleibt unsichtbar. Man kann einem Menschen nicht in den Kopf schauen und das gilt für KI-Assistenten ebenso.

Und die Praxis zeigt, dass sich Fach- und Führungskräfte Fallnotizen glätten, Antwortschreiben formulieren oder Situationen reflektieren lassen. Die KI recherchiert, fasst zusammen und protokolliert usw. (vgl. Löhe 2025:160). In all diesen Fällen besteht Entscheidungsbedarf, da das Ergebnis auch anders hätte ausfallen können. Wer ein Schreiben formulieren lässt, lässt damit bereits über Ton, Prioritäten und Informationsauswahl mitentscheiden (vgl. Oestereich 2026c:94). Nehmen wir ein Beispiel:

Eine Fachkraft im Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) soll einer Klientin absagen, deren Antrag nicht bewilligt wurde. Sie lässt sich das Schreiben von einem KI-Assistenten vorformulieren, überfliegt das Ergebnis, ändert zwei Sätze und schickt es ab. In der Akte steht ein sauberes Absage-Schreiben, ohne dass ersichtlich wird, dass und wie KI beteiligt war.

Der Output der KI ist nicht vorherbestimmt. Man vertraut darauf, dass die Blackbox angemessen entscheidet, obwohl sich ihr Verhalten kaum prognostizieren lässt, und prüft den Output wie bei der Delegation an Personen nicht vollständig.

Schatten-KI als besondere Herausforderung

Eine besondere Brisanz ergibt sich aus der kaum kontrollierbaren Nutzung von Schatten-KI: Personal, das für die Organisation Entscheidungen trifft und dafür verantwortlich gemacht wird, kann KI nutzen und ihren Vorschlägen folgen, ohne dies offenzulegen (vgl. Richter 2026a). Dass KI auf diese Weise in organisationale Entscheidungsprozesse einsickert, lässt sich kaum verhindern – auch nicht durch fehlende formale Freigaben (vgl. Richter 2026b). Entscheidend ist, ob die Organisation es bemerkt. Das Absageschreiben aus dem Beispiel ist genau dieser Fall. Gerade in der Sozialen Arbeit, bei Nutzung hochsensibler Daten und dem Treffen folgenreicher Entscheidungen über Lebensverläufe, ist das keine Marginalie. M.a.W.:

Organisationen, die KI dauerhaft in ihre Entscheidungsprozesse einbinden, ohne diese Einbindung zu gestalten, schaffen „unkonstituierte Mitglieder“ mit realem Einfluss auf Entscheidungen, aber ohne Handlungsrahmen und ohne Zurechenbarkeit (vgl. Oestereich 2026c:123).

Hinzu kommt ein zweiter Effekt: KI wirkt nicht nur wie Personal an einzelnen Entscheidungen mit, sondern verschiebt auch die Entscheidungsprämissen selbst: Welche Information zählt, welche Option überhaupt erwogen und welcher Maßstab angelegt wird, wandert zunehmend in Tools, Prompts und Trainingsdaten ab, statt in der Organisation explizit entschieden zu werden (vgl. Schumacher 2026). Was im Beispiel als „angemessener Ton“ einer Absage gilt, wird so unbemerkt mitdefiniert – KI berührt damit nicht nur die Prämisse „Personal“, sondern auch die Zweck- und Konditionalprogramme.

Human in the loop – really?

Ja, es lässt sich einwenden, dass KI doch gar nicht entscheidet, sondern nur Text erzeugt. Dieser Einwand ist berechtigt, aber: Es ist nicht entscheidend, ob KI „wirklich versteht“ oder ein Bewusstsein hat, sondern dass sie entscheidungsrelevante Anschlusskommunikation erzeugt. KI stellt Rückfragen, schlägt Alternativen vor, widerspricht und simuliert Perspektiven (vgl. Oestereich 2026b; 2026c:21) und Mitarbeitende orientieren sich an ihren Ergebnissen. Ob die KI „tatsächlich“ entscheidet, ist dafür ebenso unerheblich wie bei Menschen, denen man auch nicht „in den Kopf schauen“ kann. In beiden Fällen ist nur das Ergebnis sichtbar, an das Folgeentscheidungen angeschlossen werden. Systemtheoretisch präziser:

Ob Chats mit KI überhaupt Kommunikation im Luhmann’schen Sinne sind, ist offen (vgl. Richter 2026c). KI-Ausgaben werden aber so behandelt, als kämen sie von einem relevanten Gegenüber: sie werden aufgegriffen, bewertet oder zurückgewiesen. Die Wirkung entsteht also nicht „in der KI“, sondern im sozialen System, das an sie anschließt (vgl. Oestereich 2026c:121).

So betrachtet lässt sich generative KI als funktionales Äquivalent zur Entscheidungsprämisse „Personal“ verstehen. Sie nimmt – wie Mitarbeitende – an Kommunikation teil, gelangt auf nicht vollständig nachvollziehbare Weise zu Ergebnissen und kann diese begründen.

Zugleich ist KI kein Mensch: Ihr fehlen psychisches System, Körper und die Fähigkeit, Verantwortung zu tragen. Sie fungiert vielmehr als strukturelle Kopplung zwischen technischen und sozialen Systemen, indem sie Daten und Wahrscheinlichkeiten in anschlussfähige Beiträge übersetzt (vgl. Oestereich 2026c:121). Spezifischer lässt sich KI daher als „Organisationselement“ definieren, verstanden als nicht-personale, dauerhaft erwartete kommunikative Rolle, deren Beiträge entscheidungsrelevant und strukturell begrenzt sind, ohne dass sie selbst Trägerin juristischer oder moralischer Verantwortung oder eigener (Beziehungs-)Absichten wäre (vgl. Oestereich 2026c:122; zur früheren Bezeichnung als „funktionales Organisationsmitglied“ Oestereich 2026a). Der Begriff „Element“ statt „Mitglied betont – gegen den Impuls zur Vermenschlichung – die Nichtmenschlichkeit (vgl. ebd.:123). Wie stark KI in einer Organisation wirkt, hängt dann von Fragen der Zurechnung ab:

Je klarer ihre Beiträge einer menschlichen Verantwortungsrolle zugerechnet, geprüft oder verworfen werden, desto weniger tritt sie als eigenständige Einheit auf; je unklarer, desto stärker wird sie faktisch zu einem wirksamen Teil der Organisation durch das, was kommunikativ tatsächlich passiert (vgl. ebd.:113f.). Ein Organisationselement im engeren Sinne ist Ergebnis einer bewussten Gestaltungsentscheidung (vgl. ebd.:123). Hier liegt der Ansatzpunkt für Führung und zeigt die Spannung, dass KI entscheidungswirksam ist, ihr aber Verantwortung nicht zugerechnet werden kann.

Diese Lücke – wirksam, aber nicht verantwortlich – ist nicht aufzulösen. Genauer betrachtet fallen hier drei Ebenen auseinander, die in klassischen Strukturen zusammenfallen: die kommunikative Verantwortung (Wer kommuniziert?), die Prozessverantwortung (Wer hat den Einsatz erlaubt?) und die Haftungsverantwortung (Wer unterschreibt?) (vgl. Oestereich 2026c:118). Genau in diesen Lücken ist Führung gefragt.

Meist wird hier das Prinzip „Human-in-the-loop“ angeführt, bei dem „KI nur als Assistenz“ eingesetzt wird und die „Endentscheidung“ bei der Fach- bzw. Führungskraft verbleibt. Der Prozess des Entscheidens wird damit jedoch nicht abgebildet (vgl. Richter 2026a):

Je regelmäßiger KI-Output als hinreichend bewertet und nur noch bestätigt wird, desto schwieriger wird es, den entscheidenden Anteil der KI zu negieren. Die Entscheidung liegt dann formal beim Menschen, faktisch aber bei der KI – zumal die Abweichung von einer plausibel klingenden KI-Empfehlung Begründungsaufwand kostet, das Folgen der Empfehlung dagegen nicht (vgl. Oestereich 2026c:92f.).

Die Fachkraft im Beispiel hat „in the loop“ zwar zwei Sätze geändert, aber faktisch nur bestätigt, nicht entschieden. Schumacher (2026) beschreibt solche Situationen als Auseinanderlaufen dreier Dimensionen, die Entscheidungen normalerweise zusammenhalten: Die sachliche Plausibilität ist schnell verfügbar, die soziale Zurechnung fehlt hingegen ebenso wie zeitliche Stabilität. Damit bleibt unklar, ob jemand das Ergebnis vertritt oder nur weiterreicht.

Richter (2026b) schlägt deshalb vor, die Perspektive zu erweitern: Statt nur zu fragen, wo der Mensch in der KI-Schleife sitzt, wäre auch zu fragen, wo die KI in den Entscheidungsschleifen der Organisation sitzt („AI-in-the-loop“). Darauf basierend lässt sich KI konzeptionell gestalten.

Schumacher (2026) betont diesbezüglich, dass KI an den Anfang eines Entscheidungsprozesses gehört, wo sie Übersicht schafft und nicht an dessen Ende, wo sie Verantwortung absorbiert. Im ASD-Beispiel hingegen stand die KI hingegen genau am Ende.

Konsequenzen für die Führungspraxis

Gerade in der Sozialwirtschaft hält KI Einzug in den Alltag, da die Interaktion mit Klient:innen, der Kern Sozialer Arbeit, kaum als Konditionalprogramm (Wenn-Dann) abgebildet werden kann (vgl. Gesmann 2025:28). Entsprechend dominieren Zweckprogramme (z. B. „Gemeinsam für Vielfalt und Inklusion!“). Diese bieten im Alltag im Kontakt mit Klient:innen ebenso wie im Führungsalltag wenig Orientierung. Gerade dort, wo „Wenn-Dann-Vorgaben“ nicht greifen, häufen sich kritische Momente, in denen Führung gefragt ist. Die KI-Nutzung wird nicht nur als Zeitersparnis, sondern auch als Orientierung für das Treffen von Entscheidungen attraktiv. Damit wird die KI-Nutzung selbst zur Führungsaufgabe. Sie lässt sich in vier Punkten strukturieren:

  1. KI braucht Führung – wie Personal: Die Herausforderung ist in beiden Fällen die nicht auflösbare Intransparenz der Blackbox. Führung bedeutet in diesem Kontext, die Rolle der KI und die KI-Nutzung explizit zu machen und zu kommunizieren (vgl. Gesmann 2025:27). Zentral ist die Kontextgestaltung, d. h. die Klärung von Aufgaben, Entscheidungsbefugnissen, erlaubten Daten und rechtlichen Grenzen. Richter (2026b) nennt dafür drei Prinzipien, die an Personalarbeit erinnern: die Auswahl passender Systeme, die Bereitstellung von Kontext und die Kapselung, also die Festlegung, worauf KI zugreifen, was sie verändern und anstoßen darf und über welche Prüfschnittstellen ihre Ergebnisse laufen. Oestereich (2026c:296f.) bündelt dies in einem „Handlungsrahmen“ für KI-Systeme, der mindestens Zweck, Datenzugang, erlaubte Ausgaben und Kommunikation, menschliche Freigabepflichten, Abschaltbedingungen und Protokollierung festhält. Dies muss an einem Ort festgehalten werden, der im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird.
  2. Verantwortliche Delegation braucht ein realistisches Bild des „Personals“: Hier unterscheiden sich KI-Assistenten von Menschen: Sprachmodelle reagieren unterschiedlich, Updates verändern ihr Verhalten, sie stellen Unzutreffendes als geprüft dar und neigen zu devoter Hilfsbereitschaft. Richter (2026b) empfiehlt, KI wie neue Mitarbeitende zu erproben und dabei misstrauisch zu bleiben: Strukturieren und Ideenfinden gelingen meist gut, Zahlen, Fakten und Zitate sind fehleranfällig. Vor allem treten sie – auch wenn KI zunehmend selbstreferenziell arbeitet, ohne autopoietisch zu sein (vgl. Richter 2026c) – kaum aus dem vorgegebenen Kontext heraus, um dessen Angemessenheit zu hinterfragen und gehen nicht in die „Beobachtung 2. Ordnung“, machen also nicht die eigene Beobachtung zum Gegenstand der Beobachtung. Diese Reflexionsleistung wird Aufgabe der Führung. Dafür braucht es Routinen, um KI-Ergebnisse der Frage zu unterziehen: „Was würde hier auffallen, wenn es falsch wäre – und würde ich es bemerken?“ Hilfreich ist auch, sich von der KI nicht eine Empfehlung zum Bestätigen, sondern mehrere Optionen mit Vor- und Nachteilen vorlegen zu lassen und die eigene (Un-)Sicherheit bei der Entscheidung festzuhalten (vgl. Oestereich 2026c:93f.). Arbeiten viele mit ähnlichen Tools, droht zudem eine plausibilitätsgetriebene Konvergenz: Positionen gleichen sich an, bevor ein produktiver Dissens entstehen kann. Schumacher (2026) empfiehlt deshalb, Dissens bewusst zu kuratieren, etwa durch Zweitmeinungen, Gegenpositionen oder eine Devil’s-Advocate-Rolle – in der Sozialwirtschaft etwa in der kollegialen Fallberatung.
  3. KI-Output beruht auf Wahrscheinlichkeiten, nicht auf Gewissheiten: Die Kernfrage lautet, in welchem Rahmen nichtdeterministische Ergebnisse vertretbar sind (vgl. Oestereich 2026c:72). Zu klären ist, welche Fehlerquoten tolerierbar sind, wo stichprobenhaft kontrolliert wird und wann eine zweite Instanz (Vier-Augen-Prinzip) eingeschaltet wird. Wäre im Beispiel eine rechtlich missverständliche Begründung aufgefallen? Wie prüft die Organisation das? Angesichts der Verantwortung gegenüber vulnerablen Adressat:innengruppen ist diese Justierung eine fachlich-ethische Führungsentscheidung: Festzulegen ist, ab welcher Tragweite einer Entscheidung das Vier-Augen-Prinzip greift. Dazu gehört auch, explizit zu machen, ab wann aus einer „Tool-Empfehlung, die ich weiterreiche“ eine „Position, für die ich einstehe“ wird – sonst diffundiert Verantwortung in den Spalt zwischen Person und Tool (vgl. Schumacher 2026). Dabei ist zwischen interner Nutzung und rechtsverbindlichen Entscheidungen zu unterscheiden. Oestereich (2026c:250) nennt dafür zwei Dimensionen: die Schutzwürdigkeit der Daten und das Folgengewicht ihrer Verarbeitung – beides ist in der Sozialwirtschaft regelmäßig hoch.
  4. Die Gestaltung des Rahmens für KI ist „strukturelle Führung“ (Führung 2. Ordnung): Anstatt die KI-Nutzung allein per Leitlinien zu formalisieren, sollte sie bewusst in alle Entscheidungsprämissen integriert werden: Wo reicht eine klassische, deterministische Digitalisierung, sodass auf KI verzichtet werden kann (vgl. Oestereich 2026c:215)? Welche Aufgaben werden delegiert? Nach welchen Kriterien gilt ein KI-Ergebnis als gut und sind diese Kriterien geklärt, bevor die KI Vorschläge erzeugt (vgl. Schumacher 2026)? Welche Kommunikationswege sorgen dafür, dass KI-gestützte Entscheidungen transparent werden? Welche Regeln rahmen die KI-Nutzung? Gemeint ist dabei nicht die Transparenz der Modellbegründungen (die sind, wie bei Menschen auch, oft nachträgliche Plausibilisierungen, vgl. Richter 2026b), sondern Transparenz darüber, wo KI an Entscheidungen beteiligt ist. Schatten-KI tritt erst dann aus dem Schatten, wenn die Organisation den Umgang mit ihr in die Kommunikation bringt, denn nur was kommuniziert wird, lässt sich führen. Oder, mit Oestereich (2026c:115): „Wer wirkt, soll auch verfasst sein.“ Dafür braucht es Räume, in denen Mitarbeitende offenlegen können, wofür sie KI nutzen. Dazu kann bspw. ein fester Tagesordnungspunkt im Teammeeting eingeführt werden. Eine gute Leitfrage dafür liefert Schumacher (2026): Wann haben wir uns zuletzt gegen eine plausible KI-Empfehlung entschieden, wussten genau, warum, und haben offen darüber gesprochen? Und es braucht Beobachtung über den Einzelfall hinaus: Wie verändern sich Entscheidungsprozesse, wenn KI beteiligt ist – und wo zieht die Organisation bewusst Grenzen (vgl. Richter 2026c)? Solche Grenzziehungen sind keine technischen Details, sondern berühren die Selbstbeschreibung einer Organisation (vgl. Schumacher 2026): Bleibt eine Einrichtung, die sich als beziehungsorientiert versteht, das auch dann, wenn die Vorauswahl dessen, was in einem Fall relevant ist, zunehmend im Datenraum geschieht?

Fazit

KI verändert die Führung in Organisationen der Sozialwirtschaft nicht dadurch, dass sie Führungskräfte überflüssig macht, sondern dadurch, dass sie eine neue, nicht-personale und kommunikativ wirksame Form von „Personal“ in die Organisation bringt. Dieses „Personal“ – verstanden als Organisationselement – wird entscheidungsrelevant, ohne Verantwortung tragen zu können. Die Lesart „KI als Werkzeug” unterschätzt die damit einhergehende Wirkung und befeuert die Nutzung von Schatten-KI.

Die Deutung als funktionales Äquivalent zu Personal – genauer: als Organisationselement – zeigt hingegen, dass der Umgang mit KI zum Kern von Führung werden muss. Das verlangt von Führungskräften, sich punktuell aus dem operativen Geschäft zu lösen, die KI-Nutzung in der Organisation zu beobachten, bewusst über sie zu entscheiden und Strukturen so zu gestalten, dass KI aus dem Schatten treten und erst dadurch bewusst geführt werden kann. Organisationen verlieren durch KI nicht die Fähigkeit zu entscheiden, wohl aber die selbstverständliche Annahme, sie hätten bestimmt, woran ihre Entscheidungen anschließen (vgl. Schumacher, 2026). Damit wird eine Frage, die bislang selbstverständlich beantwortet schien, selbst zur Führungsfrage:

Wer bewertet in der Organisation künftig was – und wer verantwortet es?

Quellen

  • Baecker, D. (2026): Digitalisierung. Berlin: Suhrkamp.
  • Gesmann, S. (2025): Systemisches Führen – Perspektiverweiterung im Sozialmanagement. In: Sozialwirtschaft, 35. Jg., H. 5, S. 25–28.
  • Kühl, S./Muster, J. (2025): Führung managen. Eine sehr kurze Einführung. Wiesbaden: Springer.
  • Löhe, J. (2025): Mensch, Maschine und Management: KI im Spannungsfeld von Sozialarbeit und Sozialmanagement. In: Linnemann, G., Löhe, J., Rottkemper, B. (Hrsg.): Künstliche Intelligenz in der Sozialen Arbeit: Grundlagen für Theorie und Praxis. Weinheim: Beltz Verlagsgruppe. S. 156 – 173.
  • Luhmann, N. (2000): Organisation und Entscheidung. Opladen/Wiesbaden: Westdeutscher Verlag.
  • Luhmann, N. (2018): Lob der Routine. In: Lukas, E./Tacke, V. (Hrsg.): Niklas Luhmann. Schriften zur Organisation. Band 1. Wiesbaden: Springer. S. 293–332.
  • Muster, J./Büchner, S./Hoebel, T./Koepp, T. (2020): Führung als erfolgreiche Einflussnahme in kritischen Momenten. In: Barthel, C. (Hrsg.): Managementmoden in der Verwaltung. Sinn und Unsinn. Wiesbaden: Springer. S. 285–306.
  • Oestereich, B. (2026a): Der Begriff „Funktionales Organisationsmitglied“ für KI in Organisationen. Werkstatt für Kollegiale Führung. URL: https://kollegiale-fuehrung.de/begriffsdefinition-funktionales-organisationsmitglied/. Abruf am 26.06.2026.
  • Oestereich, B. (2026b): KI-Nutzungsstufen – Vom Werkzeug zur organisationalen Rolle (KI als sozial-kommunikative Rolle). Werkstatt für Kollegiale Führung. URL: https://kollegiale-fuehrung.de/ki-als-sozial-kommunikativer-akteur/. Abruf am 26.06.2026.
  • Oestereich, B. (unter Mitarbeit von C. Schröder) (2026c): KI in der Organisation. Wie Organisationen Künstliche Intelligenz (ein-)führen, gestalten und verantworten. Kapitel 1 bis 7. 2. Aufl., Version 15.10.2026. Hamburg: Werkstatt für Kollegiale Führung. URL: https://kollegiale-fuehrung.de/kio-buch/.
  • Richter, T. (2026a): Entscheidende KI in Führung. URL: https://www.simon-weber.de/blog/entscheidende-ki-in-fuehrung/ Abruf am 26.06.2026.
  • Richter, T. (2026b): Making sense of KI – ein Zwischenstand in Thesenform. URL: https://www.simon-weber.de/blog/making-sense-of-ki-ein-zwischenstand-in-thesenform/. Abruf am 27.10.2026.
  • Richter, T. (2026c): Digitalisierung, Kontrolle und KI: Gedanken aus einem Seminar mit Dirk Baecker. URL: https://www.simon-weber.de/blog/digitalisierung-kontrolle-und-ki-gedanken-aus-einem-seminar-mit-dirk-baecker/. Abruf am 27.10.2026.
  • Richter, T., Groth, T. (2023): Wirksam führen mit Systemtheorie: Kernideen für die Praxis. Heidelberg: Carl Auer Verlag.
  • Rosenstiel, L., Nerdinger, F.W. (2025): Grundlagen der Führung. In: Rosenstiel†, L./Regnet, E./Domsch, M. E. (Hrsg.): Führung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Handbuch für erfolgreiches Personalmanagement. 9., neu bearbeitete und aktualisierte Auflage. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.
  • Schumacher, T. (2026): Strategie unter KI-Bedingungen. Wenn Plausibilität reichlich und Verbindlichkeit knapp wird. In: OrganisationsEntwicklung (ZOE), Nr. 3/2026, S. 7–14.

Polizistin, Ampel oder Kreisverkehr? Über ressourcenschonende Führung

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„Die Sozialwirtschaft wird nicht am Fachkräftemangel scheitern, sondern am Führungskräftemangel!“ Dieser Satz einer Vorständin eines Caritasverbands trifft die Realität in Organisationen der Sozialwirtschaft ziemlich gut. Leitungsstellen bleiben unbesetzt, kaum jemand will (formal) „in Führung gehen“. Und wer führt, ist oft am Limit. Vor diesem Hintergrund ist dieser Beitrag über ressourcenschonende Führung entstanden, für den ich ein Skizze eines Impulsvortrags genutzt habe, den ich für Führungskräfte von Mitgliedseinrichtungen eines Wohlfahrtsverbands halten durfte.

Interessant ist, dass Führungskräftemangel kein neues Phänomen ist: Schon in einer Studie aus 2012 (vgl. hier) gab mehr als ein Drittel (36 %) der befragten Organisationen der Sozialwirtschaft an, Führungskräfte zu suchen, und erwartete eine „leicht steigende Tendenz“. Belastbare aktuelle Zahlen speziell zu Leitungsstellen fehlen zwar. Aber wer in den letzten Jahren eine Bereichsleitung ausgeschrieben hat, weiß, dass die „leicht steigende Tendenz“ leicht untertrieben war.

Von außen sieht es oft so aus, als stünden Führungskräfte wie Polizistinnen auf einer großen Kreuzung und regelten den Verkehr von Hand – Arme hoch, Handzeichen nach links, Handzeichen nach rechts. Das funktioniert, der Verkehr bzw. spezifischer: der „Entscheidungsverkehr“ fließt (ich bleibe im Folgenden bei dem Bild der Kreuzung und beim Bild der Polizistin – Männer sind mitgemeint).

Der Verkehr fließt aber nur so lange, wie du, also die Führungskraft, dort stehst und den „Entscheidungsverkehr“ regelst. Der Entscheidungsverkehr staut sich sofort, wenn du für eine Stunde in eine Besprechung gehst. Die Vorstellung, länger auszufallen, malen wir uns besser nicht aus.

Das kostet Kraft. Und es ist nicht nur dein persönliches Problem. Eine kanadische Studie (Groulx et al. 2024) legt nahe, dass emotional erschöpfte Führungskräfte passiver führen:

Sie ziehen sich verständlicherweise zurück und lassen die Dinge laufen. Dadurch sinkt die psychologische Sicherheit im Team, d. h. das Gefühl, Fragen stellen, Fehler ansprechen und widersprechen zu können, ohne Nachteile befürchten zu müssen. Und Teams mit geringerer psychologischer Sicherheit sind weniger bereit, Veränderungen mitzugehen. Die erschöpfte Polizistin winkt irgendwann alle durch. Dann droht nicht nur, dass es kracht. Unklar wird auch, wer überhaupt wohin fährt – anders gesagt: ob Entscheidungen noch in die Richtung laufen, die für das Team oder die Organisation gewünscht ist.

Viele Führungskräfte fühlen sich dann ausgebrannt und „unfähig für die Führungsrolle“: „Ich hab’s ja gleich gesagt, dass ich das nicht schaffe!“

Arbeitgeber reagieren häufig schnell – mit Resilienztrainings oder Zeitmanagementseminaren. Die Führungskräfte selbst reagieren mit „mehr Selbstfürsorge“ oder irgendetwas mit Achtsamkeit. Das kann sinnvoll sein, setzt aber bei der Polizistin an und nicht bei der Kreuzung. Die spannendere Frage lautet aus meiner Sicht:

Warum muss überhaupt so viel von Hand geregelt werden?

Meine These:

Ein Teil der Erschöpfung von Führungskräften ist kein persönliches Versagen, sondern der Preis dafür, dass sie – neben den Anstrengungen der immer notwendigen, personenbezogenen Führung (vgl. bspw. Merchel, 2015:32f) – ausgleichen, was die Strukturen nicht leisten. Wer daran etwas ändern will, muss nicht (nur) an der Polizistin arbeiten, sondern an der Kreuzung.

Hier kommt die „ressourcenschonende Führung“ ins Spiel.

Ressourcenschonende Führung

Ressourcenschonend nenne ich Führung, die an der Gestaltung der organisationalen Strukturen ansetzt und diese Strukturen so gestaltet, dass das Regeln des Entscheidungsverkehrs auf der Kreuzung möglichst selten nötig ist. Ressourcenschonende Führung fragt also, welche Strukturen dafür sorgt, dass der Verkehr auch ohne Polizistin fließt.

Im Straßenverkehr gibt es dafür zwei bekannte Lösungen. Die Ampel regelt den Verkehr durch klare Regeln, die einfach zu verstehen sind und entlasten, aber auch ausfallen können. Der Kreisverkehr ist zwar aufwendiger umzubauen, wirkt aber langfristig.

Um zu verstehen, wann was hilft, lohnt sich ein Schritt zurück zur Frage, was Führung aus system(theoret)ischer Perspektive ist.

Ressourcenschonende Führung – systemisch betrachtet

Systemisch lässt sich Führung als „situativ erfolgreiche Einflussnahme in kritischen Momenten“ (Muster et al. 2020, S. 294) definieren.

Kritisch wird ein Moment, wenn eine Situation nicht oder nur unzureichend geregelt ist, wenn sie sich nicht regeln lässt oder wenn die Beteiligten unsicher sind, wie sie entscheiden sollen. Dann muss jemand „in Führung gehen“ und für eine Entscheidung sorgen. Das kann die formale Führungskraft sein, muss es aber nicht, da auch Mitarbeitende in Führung gehen, wenn sie bspw. einen Vorschlag machen, dem dann gefolgt wird. Das Folgen ist hier relevant, denn erfolgreich ist die Einflussnahme im kritischen Moment (= der Vorschlag) erst, wenn ihm jemand folgt: Führung = Führen + Folgen.

Gleiches gilt für die Verkehrspolizistin: Das Handzeichen auf der Kreuzung regelt nur dann etwas, wenn die Autos auch anhalten.

Wie Führung konkret abläuft, beschreibt die Führungsschleife (vgl. Richter/Groth 2023). Diese zeigt, dass Führung laufend den gewünschten Zustand (Soll) mit dem tatsächlichen Zustand (Ist) vergleicht. Wird dann eine Abweichung zwischen Ist und Soll als kritisch bewertet, muss entschieden werden, was zu tun ist. Entscheidend ist aber nicht die Entscheidung, sondern die Umsetzung der Entscheidung (danke an Stefan Gesmann für diesen Satz). Für die Umsetzung muss der Entscheidung gefolgt werden. Und ob die Entscheidung gewirkt hat, muss wieder beobachtet werden.

Führung ist also kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Kreislauf, vergleichbar mit „Hausarbeit“: Sie wird erst sichtbar, wenn sie nicht getan wird (vgl. Simon/CONECTA 1992, S. 49 ff.).

Schließlich findet Führung auf vier Ebenen statt: a) Selbst-, b) Mitarbeitenden- und c) Teamführung sowie als d) „Führung durch Strukturen“ (vgl. bspw. Rosenstil, Nerdinger 2025:21).

Bei den Ebenen a) – c) steht die Führung 1. Ordnung, verstanden als „Arbeit im System“ im Vordergrund. Bei der c) stehen Personen und konkrete Situationen im Mittelpunkt. Bei der d) „Führung durch Strukturen“ lässt sich von Führung 2. Ordnung (Arbeit am System) sprechen, denn es geht um die Gestaltung der „entscheidbaren Entscheidungsprämissen“ – also der Festlegungen, die künftige Entscheidungen vorstrukturieren. Konkret geht es um die Frage, inwiefern Ziele und Zwecke, Entscheidungswege, Regeln und Prozesse und Entscheidungen bzgl. des Personals den Handlungsspielraum der Mitarbeitenden „in Bahnen lenken“.

Dabei reagiert Führung nicht nur auf kritische Momente, sie erzeugt sie auch bewusst (vgl. Gesmann 2025:25): Wer die eigenen Soll-Zustände regelmäßig mit den Anforderungen der Umwelt abgleicht, muss „stören“ und unbequeme Fragen stellen – idealerweise, bevor es kracht.

Es braucht nicht immer Polizei

Wenn Führung in kritischen Momenten gebraucht wird, lässt sich der Führungsbedarf senken, indem regelmäßig wiederkehrende kritische Momente (Entscheidungsbedarfe) reduziert werden.

In unserem Verkehrsbild steht an einer Kreuzung mit funktionierender Ampel keine Polizistin. Der Verkehr regelt sich, allerdings nicht von selbst, sondern über formale und informale Strukturen.

Formale Strukturen sind das, was als Mitgliedschaftsbedingung entschieden wurde (vgl. Kühl/Muster 2025:39 ff.). Es sind also Erwartungen, die man erfüllen muss, wenn man Mitglied bleiben will. In einer Organisation sind das die schon o.g. entscheidbaren und entschiedenen Entscheidungsprämissen (mehr hier). Im Bild des Straßenverkehrs sind das die Verkehrszeichen, die Ampelschaltungen, die Vorfahrtsregeln, die Straßenführung usw.

Die informalen Strukturen sind das, was regelmäßig passiert, obwohl es niemand offiziell entschieden hat. Man kann es auch Kultur nennen: „Das haben wir noch nie gemacht!“ oder „Bei uns entscheidet das immer der Klaus – der ist hier sowas wie die heimliche Leitung!“ Zur informalen Seite gehören auch die „brauchbaren Illegalitäten“ (vgl. Kühl 2020): Regelabweichungen, die die Organisation am Laufen halten – etwa wenn Kolleginnen über die zulässige Arbeitszeit hinaus einspringen, damit die Kita geöffnet bleiben kann.

Auch die Kultur lässt sich „auf die Straße“ bringen: Obwohl es vielleicht anders geregelt ist, helfen beim Einfädeln Blickkontakt oder das Handzeichen „Fahr du zuerst“.

Wichtig ist, dass man – in Organisationen wie im Straßenverkehr – nur die formalen Strukturen bewusst entscheiden kann. Informale Strukturen (die Kultur) lassen sich nicht anordnen, brauchbare Illegalität schon gar nicht: Eine befohlene Regelabweichung ist keine Abweichung mehr, sondern eine neue Regel.

Was man stattdessen tun kann, zeigt lustigerweise die Polizei in Mumbai. Um den Autofahrer:innen das Dauerhupen abzugewöhnen, setzt sie auf eine formale Regel samt Sanktion: Sie installierte Dezibelmesser an den Ampeln und stellte Tafeln mit dem Hinweis auf: „Wer mehr hupt, muss länger warten“ (vgl. Handelsblatt). Ob und in welche Richtung sich die Hupkultur dadurch ändert, kann niemand vorhersagen.

Anders gesagt: Wer an formalen Strukturen „dreht“, beeinflusst die Kultur. Wohin genau lässt sich jedoch nicht vorhersagen. Auch hier wieder der Straßenverkehr:

Wer die Polizistin durch eine Ampel und diese Ampel irgendwann durch einen Kreisverkehr ersetzt, verändert das Fahrverhalten an dieser Kreuzung ganz sicher. Zu Beginn jedoch wird es Unklarheiten geben (kleine Anekdote: Meinem Opa wurde damals der Führerschein abgenommen, da er an dieser Kreuzung mit dem “neuen” Kreisverkehr „doch schon immer links“ abgebogen ist).

Für Organisationen der Sozialwirtschaft ist diese Perspektive wichtig: Aufgrund unterschiedlicher Aspekte sind Organisationen der Sozialwirtschaft stark informal geprägt (vgl. hier):

Vieles läuft (nicht nur, aber auch aus professionellen Gründen) über Beziehungen, über „Das haben wir immer so gemacht“ und über das Wissen, das Können und die Netzwerke einzelner Personen. Das funktioniert – auch und gerade in Krisen. Die „dominierende Informalität“ könnte sogar ein Faktor für die organisationale Resilienz von Organisationen der Sozialwirtschaft sein (vgl. Epe 2026:87).

Allerdings funktioniert sie nur, solange die richtigen Personen da und sich einig sind. Fällt jemand aus, kommt jemand Neues oder knirscht es im Team, landet die Frage bei der Leitung (die oft selbst der wichtigste informelle Knotenpunkt ist). Dann entstehen ständig kritische Momente, in denen die Polizistin auf die Kreuzung bzw. die Führungskraft für das Treffen von (teilweise kleinsten) Entscheidungen sorgen muss. Damit sind wir bei der zentralen Frage dieses Beitrags:

Wie viel regelst du von Hand, weil die Ampel oder der Kreisverkehr fehlt?

Drei Arten von Führung, oder: Wie eine Kreuzung gestaltet werden kann

Führungskräfte können – sehr grob formuliert – in zwei grundlegend verschiedenen Modi „in Führung gehen“. Damit meine ich die schon angesprochene „Führung 1. Ordnung“ und die „Führung 2. Ordnung“:

Führung 1. Ordnung ist Arbeit im System. Hier stehen Personen und konkrete Situationen im Mittelpunkt: Du beantwortest Rückfragen der Mitarbeitenden, schlichtest Konflikte im Team, stopfst Lücken im Dienstplan usw. Um im Bild zu bleiben, stehst du als Polizistin auf der Kreuzung und regelst den Entscheidungsverkehr.

Führung 2. Ordnung hingegen ist Arbeit am System. Hier geht es um die Gestaltung der Strukturen. Es geht also darum, wie die Kreuzung gebaut ist. Du sitzt als Verkehrsplanerin am Planungstisch.

Daraus ergeben sich drei Arten, den Entscheidungsverkehr an einer Kreuzung zu regeln:

  1. Die Polizistin regelt den Verkehr von Hand. Das wirkt sofort und ist flexibel: Sie sieht, was gerade los ist, und reagiert darauf. Aber es funktioniert nur, solange sie auf der Kreuzung steht. Sobald sie geht (und damit „nicht mehr führt“), kommt es entweder zum Stau, und wichtige Entscheidungen werden nicht mehr getroffen, oder es kommt zu Unfällen und damit zwar zu Entscheidungen, die den Verkehr jedoch „in die falsche Richtung“ lenken. Und auf Dauer kostet das Regeln des Verkehrs auf der Kreuzung enorm viel Kraft.
  2. Die Ampel ersetzt unsere Verkehrspolizistin durch eine (!) klare Regel: Wenn Rot, dann hältst du! – wenn Grün, dann fährst du! Das ist einfach und entlastet. In Organisationen sind Ampeln zum Beispiel Checklisten, Dienst- oder Verfahrensanweisungen, Freigabeschleifen, QM-Prozesse oder feste Regeln für den Dienstplantausch. Ampeln sind als „Konditionalprogramme“ zu verstehen – Wenn-dann-Regeln, die für eine bestimmte Situation ein bestimmtes Verhalten festlegen – und damit schon ein Teil der „Führung durch Strukturen“. Aber auch Ampeln haben Grenzen: Sie sind starr und müssen gewartet werden. Außerdem muss immer mal wieder kontrolliert werden, ob auch tatsächlich bei Rot gehalten wird. Und wer schon einmal nachts an einer leeren Kreuzung vor einer roten Ampel lange, aber sinnlos, gewartet hat, bekommt eine Ahnung davon, warum Regeln umgangen werden. Hinzu kommt, dass Ampeln ausfallen können und es dann wirklich kritisch zu werden droht. Dann muss die Polizistin zurück auf die Kreuzung.
  3. Neben der (sehr wirkungsvollen) Ampel kommt der (schon häufig im Führungskontext bemühte) Kreisverkehr in den Blick. Der Unterschied zur Ampel: Die Ampel sagt dir, wann du fährst. Der Kreisverkehr gibt dir eine einfache Grundregel – wer drin ist, hat Vorfahrt – und überlässt deinem Urteil, wann genau du fährst: „Passt die Lücke, oder warte ich noch kurz?“ Es braucht keine Verkehrspolizistin, die dauernd Einzelentscheidungen trifft, niemand muss Rot oder Grün schalten, und es gibt nichts, was ausfallen könnte. In Organisationen entspricht das zum einen Zweckprogrammen, die vorgeben, welche Ziele erreicht werden sollen, aber offenlassen, wie genau das zu passieren hat. Zum anderen entspricht es klaren Entscheidungswegen und Rollen mit definierten Aufgaben und Entscheidungsbefugnissen: Wenn diese explizit kommuniziert und eingespielt sind, können Mitarbeitende in ihren Rollen ohne Rückfrage handeln.

Ja, der Umbau von einer Kreuzung mit Polizistin hin zu einem Kreisverkehr ist aufwendig. Er kostet Zeit, Überzeugungsarbeit und eine holprige Bauphase, in der eher mehr kritische Momente auftauchen als weniger. Danach aber ist der Kreisverkehr (zumindest über eine bestimmte Zeit) robust, wartungsarm und wirksam.

Drei Einschränkungen gehören dazu:

  1. Nicht jede Kreuzung braucht einen Kreisverkehr: Insbesondere bei „einfachen“ Aufgaben und Themen reicht eine Ampel (Regel, Vorgabe, Checkliste …), und manchmal ist sie sogar die bessere Lösung.
  2. Es kommt auch im besten Kreisverkehr zu Unfällen: Führung 1. Ordnung bleibt nötig und „die Ausübung der Leitungsfunktion wird sich (…) nie (…) auf strukturbezogene Handlungsformen begrenzen lassen“ (Merchel, 2015:32). Die Reduktion der Führungsnotwendigkeiten verschafft aber Zeit für die echten Ausnahmen.
  3. Ein Kreisverkehr ist nicht für die Ewigkeit gebaut: Die Umwelt verändert sich so schnell und teilweise gravierend, dass ein erneuter Umbau notwendig sein kann. Im Sinne des Prinzips “Good enough for now and safe enough to try!” ist immer wieder die oben beschriebene Führungsschleife zu durchlaufen: die Umwelt beobachten und den Ist-Soll-Abgleich vornehmen.

Im organisationalen Alltag jedoch stehen die meisten Führungskräfte in der Kreuzungsmitte. Sie agieren als Verkehrspolizistinnen und haben keine Zeit, Ampeln zu bauen und Kreisverkehre zu planen. Anders gesagt:

Verkehrsplanung und die Arbeit am System – Führung 2. Ordnung – braucht Abstand, Zeit für Beobachtung und eine bewusste Entscheidung, die Regelung des Verkehrs auf der Kreuzung kurz auch mal anderen (oder niemandem) zu überlassen. Das fällt schwer, solange der (Entscheidungs-)Verkehr scheinbar nur wegen dir als Verkehrspolizistin fließt.

Hinzu kommt, dass alle Verkehrsplanungen auf eine Branche treffen, „die es gewohnt ist, dass jede und jeder fährt, wie er bzw. wie sie meint“ (Gesmann, 2026 via Whatsapp ;-): Nicht die Organisation, die Struktur, die Vorgaben, sondern insbesondere die Leitdifferenz „helfen/nicht helfen“ bzw. die Klient:innen geben den Kurs vor. Entsprechend wird „das Immunsystem der Organisation“ anspringen und enormen Widerstand erzeugen, wenn Ampeln, Kreisverkehre etc. nicht nur geplant, sondern deren Beachtung auch kontrolliert und deren Missachtung zur Not mit Führerscheinentzug sanktioniert wird.

Warum kaputte Ampeln selten repariert werden

Warum fällt es aber so schwer, die Führung durch Strukturen in den Vordergrund zu rücken, wenn diese doch so wirkungsvoll ist?

Kurz gesagt: Weil – um in den technischen Bildern zu bleiben – nichts länger hält als ein Provisorium: Wenn die Ampel ausfällt, springt halt die Polizistin ein. Klar, „nur so lange, bis die Ampel repariert ist“. Und dort, auf der Kreuzung, kann die Polizistin mal richtig was wegregeln, engagiert, kompetent, selbstwirksam. Der Verkehr fließt wieder: Entscheidungen werden getroffen, es geht voran. Und weil der Verkehr so schön fließt, rutscht die Reparatur der Ampel oder die Neugestaltung des Kreisverkehrs auf der Prioritätenliste immer weiter nach hinten: Irgendwann gehört die Polizistin wieder genauso selbstverständlich zur Kreuzung wie der Laternenpfahl.

Mit anderen Worten: Gut gemeinte Führung 1. Ordnung hält dysfunktionale, ressourcenfressende oder nicht vorhandene Strukturen am Leben.

Das kann richtig teuer werden. Eine Studie mit Leitungskräften der ersten Führungsebene im kanadischen Gesundheitswesen (Maisonneuve et al. 2024) deutet darauf hin: Wenn Rollen unklar sind, arbeiten gerade Führungskräfte mit guter Beziehung zu ihrem Team zunehmend exzessiv – vermutlich, um ihr Team vor dieser Unklarheit zu schützen. Und genau darüber steigt ihr Risiko auszubrennen. Wenig verwunderlich: Gerade die engagierten Führungskräfte stehen am längsten auf der Kreuzung.

Damit schließt sich der Kreis zur These vom Anfang dieses Beitrags:

Ein großer Teil der Erschöpfung ist der Preis dafür, dass die Verkehrspolizistin auf Dauer ausgleicht, was die Strukturen nicht leisten. Es gilt also, immer wieder bewusst die Rolle zu wechseln – von der Verkehrspolizistin zur Verkehrsplanerin.

Drei Einwände rund um ressourcenschonende Führung durch Strukturen

Gegen den Rollenwechsel von der Polizistin auf der Kreuzung zur Verkehrsplanerin werden oft drei berechtigte Einwände vorgebracht. Diese schärfen aber den Blick dafür, was an welcher Kreuzung möglich ist.

  1. „Soziale Arbeit lässt sich nicht standardisieren.“ Stimmt. In der Fallarbeit ist vieles nicht vorab entscheidbar; viele kritische Momente gehören zum Kern professioneller Arbeit und sind keine Strukturlücke. Ziel ist deshalb nicht, Fallarbeit in Ampeln zu pressen. Ziel ist, das Drumherum – Dienstplan, Freigaben, Zuständigkeiten – so zu regeln, dass Kraft für die fachlich kritischen Momente bleibt.
  2. „Ich komme an die Regler gar nicht ran.“ Oft richtig. Viele Leitungskräfte können nur an einem Teil der Regler drehen; den Rest bestimmen Träger, Kostenträger, Leistungsvereinbarungen, Aufsichtsbehörden oder Tarifverträge. Die Kreuzung plant dann das Straßenbauamt. Umso wichtiger ist es, die eigene Kompensation sichtbar zu machen und die Strukturfrage dorthin zu tragen, wo sie entschieden werden kann (siehe Rezept 4).
  3. „Mein Team ist dafür zu neu oder zu dünn besetzt.“ Ein Kreisverkehr braucht Fahrer:innen, die Lücken einschätzen können. Wo viele Mitarbeitende neu sind, quer einsteigen oder Fluktuation hoch ist, steigt der Abstimmungsbedarf zunächst. Dann ist manchmal die Ampel im Sinne einer klaren Konditionalprogrammierung die brauchbarere Lösung, da der Regler „Personal“ (Auswahl der „passendsten“ Mitarbeiter:innen) an die Grenze kommt.

Hinzu kommt noch: Auf der Kreuzung zu stehen, fühlt sich auch gut an. Man wird als Führungskraft gebraucht und gesehen. Man sieht sofort die Wirkung und behält die Kontrolle über den „Entscheidungsverkehr“. Auch das macht den Rollenwechsel von der Polizistin zur Planerin schwer. Hier lohnt es, das bei sich selbst ehrlich anzuschauen.

Sechs Rezepte für ressourcenschonende Führung

Wie kann der Wechsel hin zur Verkehrsplanerin im Alltag (besser) gelingen? Dazu hier sechs „systemische Rezepte“:

  1. Führe ein Einsatzprotokoll. Notiere eine Woche lang jede Situation, in der du eingreifst, entscheidest oder schlichtest. Was sich wiederholt, ist oft kein Führungsproblem, sondern ein Hinweis auf eine Lücke in der Struktur. Wenn du dieselbe Entscheidung zum dritten Mal triffst, mach eine Regel daraus. Wo regle ich immer wieder von Hand?
  2. Frag nach der Prämisse statt nach dem Einzelfall. Frag nicht nur: „Wie löse ich das?“ Frag auch: „Welche Entscheidungsprämisse fehlt oder ist unklar, sodass das überhaupt bei mir landet?“ Geh dabei die vier Regler durch. An welchem Regler müsste ich drehen?
  3. Kläre die Vorfahrt. Viele Fragen landen bei dir, weil niemand festgelegt hat, wer sie entscheidet. Kläre, wer entscheidet, wer beteiligt wird und wer nur informiert werden muss. Was könnten andere besser entscheiden als ich?
  4. Mach Kompensation sichtbar. Solange du ausgleichst, spürt niemand Druck, etwas zu klären. Mach sichtbar, was du auffängst, und bring es als Strukturfrage dorthin, wo sie entschieden werden kann. Das kann auch die Ebene über dir sein. Wessen Kreuzung ist das eigentlich?
  5. Schau ehrlich auf deinen Gewinn an der Kreuzung. Auf der Kreuzung zu stehen fühlt sich gut an: Du wirst gebraucht und gesehen, du siehst sofort, was Du bewirkst, und du behältst (scheinbar) die „Kontrolle über den Entscheidungsverkehr“. Am Planungstisch hingegen bleibt Führung unsichtbar, ähnlich wie Hausarbeit, die erst auffällt, wenn sie nicht getan wird. Markiere in deinem Einsatzprotokoll (Rezept 1) die Einsätze, die du insgeheim ganz gern übernimmst, und frag dich, was du davon wirklich abgeben willst. Was würde Dir fehlen, wenn der Verkehr auch ohne Dich fließt?
  6. Plane Planungszeit ein. Arbeit am System passiert nicht nebenbei. Ohne festen Termin gewinnt immer der nächste Stau. Wann habe ich zuletzt am Planungstisch gesessen?

Fazit: Ressourcenschonende Führung durch Strukturen

Ressourcenschonende Führung heißt nicht, weniger zu führen, sondern den Fokus auf die Führung durch Strukturen zu verlagern. Ziel davon ist nicht, die Polizistin zu entlassen – es wird immer kritische Momente geben, in denen es die Führungskraft als Polizistin braucht.

Das Ziel ressourcenschonender Führung ist vielmehr, dass die Polizistin „nur noch“ bei Unfällen und echten Ausnahmen auf die Kreuzung muss. Dadurch wird Zeit frei für die eigentliche Führungsaufgabe: die Planung, Gestaltung und Weiterentwicklung der Kreuzung, damit der „Entscheidungsverkehr“ bestmöglich fließen kann.

Davon profitieren nicht nur die Führungskräfte: Ein Team, dessen Führungskraft nicht dauerhaft erschöpft auf der Kreuzung den Entscheidungsverkehr regelt, hat bessere Chancen auf psychologische Sicherheit und kann Veränderungen eher mitgehen.

Netter Nebeneffekt: Führung, die nicht nur aus Dauereinsatz besteht, wird auch für angehende Führungskräfte wieder attraktiver. Die Arbeit an den Strukturen ist sicher nicht die einzige, aber vielleicht eine der wirksamsten Antworten auf den Führungskräftemangel, mit dem dieser Beitrag begonnen hat.


Und du? Regelst du noch, oder baust du schon? Oder möchtest du mit deinem Leitungsteam an den eigenen Kreuzungen arbeiten? Dann melde dich gern bei mir. Und wenn du regelmäßig Impulse zu systemischer Führung und Organisationsentwicklung in Organisationen der Sozialwirtschaft lesen möchtest, abonniere meinen Newsletter.

Quellen

  • Epe, Hendrik (2025): Robustheit im Wandel: Organisationale Resilienz. In: Gesmann, S.; Löhe, J. (2025, Hrsg.): Von Scrum bis New Work: Managementmoden in der Sozialen Arbeit – Eine kritische Analyse von Führungs- und Organisationstrends. Opladen, Berlin, Toronto: Verlag Barbara Budrich. S. 75 – 94.
  • Gesmann, S. (2025): Systemisches Führen – Perspektiverweiterung im Sozialmanagement. In: Sozialwirtschaft, 35. Jg., H. 5, S. 25–28.
  • Groulx, P., Maisonneuve, F., Harvey, J.-F., Johnson, K. J. (2024): The ripple effect of strain in times of change: how manager emotional exhaustion affects team psychological safety and readiness to change. In: Frontiers in Psychology, 15, 1298104. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2024.1298104
  • Kühl, S. (2020): Brauchbare Illegalität. Weswegen sich Regelbrüche nicht vermeiden lassen. Working Paper 4/2020. Bielefeld: Universität Bielefeld.
  • Kühl, S./Muster, J. (2025): Führung managen. Eine sehr kurze Einführung. Wiesbaden: Springer.
  • Maisonneuve, F., Groulx, P., Galy, A., Chênevert, D., Cossette, M. (2024): The cost of protecting resources: a cross-sectional study on the interaction between LMX and role ambiguity on work addiction and burnout among Canadian first-level healthcare managers. In: Frontiers in Psychology, 15, 1298001. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2024.1298001
  • Merchel, J. (2015): Leitung in der Sozialen Arbeit. Grundlagen der Gestaltung und Steuerung von Organisationen. 3. Aufl. Beltz Juventa.
  • Muster, J./Büchner, S./Hoebel, T./Koepp, T. (2020): Führung als erfolgreiche Einflussnahme in kritischen Momenten. In: Barthel, C. (Hrsg.): Managementmoden in der Verwaltung. Sinn und Unsinn. Wiesbaden: Springer. S. 285–306.
  • Richter, T., Groth, T. (2023): Wirksam führen mit Systemtheorie: Kernideen für die Praxis. Heidelberg: Carl Auer Verlag.
  • Rosenstiel, L., Nerdinger, F.W. (2025): Grundlagen der Führung. In:
    Rosenstiel†, L./Regnet, E./Domsch, M. E. (Hrsg.): Führung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Handbuch für erfolgreiches Personalmanagement. 9., neu bearbeitete und aktualisierte Auflage. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.
  • Simon, F. B./CONECTA (1992): »Radikale« Marktwirtschaft. Grundlagen des systemischen Managements. Heidelberg: Carl-Auer Verlag.

Wie Du wirksame KI-Leitlinien in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft erarbeiten kannst

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Irgendwo in einer Wohngruppe für junge Erwachsene tippt eine Fachkraft spät abends einen Vorfall in ChatGPT auf ihrem privaten Handy ein. Zwei Minuten später hat sie eine strukturierte Fallnotiz erstellt. Ihre Kollegin lässt sich Argumente für das nächste Gespräch mit dem Kostenträger vorschlagen. Die Teamleitung weiß – zumindest offiziell – von beidem nichts. Es gibt keine Regelung, keine Orientierung und auch keine KI-Leitlinien in der Organisation. Das ist Alltag in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft. Kurz: Die Frage, ob KI genutzt wird, stellt sich de facto nicht mehr. Sie wird genutzt – mit oder ohne offizielle Erlaubnis, mit oder ohne Regelwerk. KI-Nutzungsverbote, die immer noch anzutreffen sind, lösen das Problem nicht, sondern treiben die Nutzung tiefer in den informalen Graubereich. Ungeklärt ist jedoch oftmals die Frage, wie der Umgang mit KI in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft so gestaltet werden kann, dass er dem Auftrag der Organisation dient, die Rechte von Klient:innen schützt und die Fachlichkeit der Mitarbeitenden stärkt. Neben den technischen Rahmenbedingungen für eine brauchbare und damit vor allem datenschutzkonforme KI-Nutzung ist (nicht nur) aus meiner Perspektive vor allem die Erarbeitung brauchbarer KI-Leitlinien relevant, die von der Organisation und den Mitarbeitenden getragen werden.

Mit diesem Beitrag möchte ich aufzeigen, wie Du wirksame KI-Leitlinien in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft erarbeiten kannst. Es geht dabei um die Gestaltung des organisationalen Rahmens für die KI-Nutzung, um Strukturen, Prozesse und Regeln sowie Entscheidungswege, die klarmachen, wozu KI eingesetzt werden darf und wozu nicht, wer Verantwortung trägt und wie das überprüft werden kann.

Zunächst wird der aktuelle Stand der KI-Nutzung in der Sozialwirtschaft skizziert und die damit verbundenen Chancen und Risiken aufgezeigt. Darauf aufbauend wird geklärt, was KI-Leitlinien sind und wie sie sich von Verboten, Gesetzen und Ethik-Kodizes unterscheiden, um daran anschließend den Prozess zu gemeinsamen KI-Leitlinien zu erörtern, wobei die folgenden Fragen im Mittelpunkt stehen. Abschließend werden mögliche Stolpersteine beleuchtet und ein Ausblick auf die nächsten Schritte gegeben. Im Beitrag finden sich Downloads für Muster-Leitlinien sowie ein „Quick-Start-Guide“, um mit der Erarbeitung von KI-Leitlinien direkt anfangen zu können.

Aktuelle Nutzung von KI in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft – eine Skizze

Wer Fachkräfte in der Sozialwirtschaft fragt, ob sie KI nutzen, erhält oft eine zögerliche Antwort. Offiziell: eher wenig (vgl. Kreidenweis/Diepold 2024:8, hier herunterladen). Die die Nutzung von Schatten-KI, verstanden als die Nutzung privater KI-Tools im Job außerhalb der Formalstruktur (vgl. Linnemann/Löhe/Rottkemper 2026:16) ist hingegen weit verbreitet. Die Lücke zwischen formaler Zurückhaltung und informaler Praxis ist kein Zufall, da Verantwortliche in Organisationen der Sozialwirtschaft erst langsam damit beginnen, sich dem “neuen” Thema KI organisational zu widmen. Auch werden erst in wenigen Bereichen spezialisierte Anwendungen wie bspw. KI-gestützte Risikoeinschätzungen bei Kindeswohlgefährdungen, Chatbots für die Erstberatung oder algorithmische Unterstützung in der Sozialraumanalyse, genutzt. Und gleichzeitig erleben die Fachkräfte unmittelbare Entlastung und Erfolgserlebnisse, wenn sie KI-Tools nutzen – bspw. bei oftmals als Belastung erlebten Dokumentationspflichten.

Die sich durch Nutzung von „Schatten-KI“ übergreifend ergebenden Herausforderungen sind erheblich. Zu nennen sind unter anderem…

  • …ethische Herausforderungen (KI-Systeme selektieren und produzieren Verzerrungen),
  • …datenschutzrechtliche Herausforderungen (hochsensible Klient:innendaten werden ohne Einwilligung und ohne Konzept in kommerzielle Anwendungen eingegeben) und
  • …organisationale Herausforderungen (bspw. schätzen mehr als die Hälfte der Führungskräfte in der Sozialwirtschaft den eigenen KI-Wissensstand nur als mittelmäßig ein, wodurch strategische Weichenstellungen häufig ausbleiben).

Gleichzeitig erleben die Fachkräfte, dass durch die Nutzung von „Schatten-KI“ unter anderem und sehr unmittelbar die Dokumentation erleichtert, Daten strukturiert oder präventive Planungen unterstützt werden. Dadurch wird die Zeit für unbeliebte Aufgaben reduziert. Diese Zeit kann für das, was nicht delegierbar ist und gleichzeitig den professionellen Kern Sozialer Arbeit ausmacht, genutzt werden: Beziehungsarbeit, professionelles Ermessen und Verantwortungsübernahme.

Aber nicht nur den Mitarbeitenden „an der Basis“, sondern auch Führungskräften wird das Leben durch die Nutzung von Schatten-KI erleichtert. Beispielsweise werden aus einer Vielzahl möglicher Handlungsalternativen Entscheidungsvorschläge für komplexe Entscheidungen vorselektiert und relevante Wahlmöglichkeiten präsentiert (vgl. Epe, 2026).

Daraus wird ersichtlich, dass es aus professionell-fachlicher ebenso wie aus Perspektive der Führung relevant ist, sich mit der KI-Nutzung in Organisationen der Sozialwirtschaft zu befassen. Wenn dann noch hinzugenommen wird, dass die durch generative KI-Systeme erzeugten Ergebnisse auf Wahrscheinlichkeiten beruhen, die nicht korrekt sein und entsprechend evaluiert bzw. kontrolliert werden müssen, wird deutlich, dass KI kein klassisches Werkzeug – ähnlich wie ein Textverarbeitungsprogramm – ist. Ob die KI-Nutzung fachlich professionelles Handeln oder auch die Erfüllung von Aufgaben der Führungskräfte in Organisationen der Sozialwirtschaft sinnvoll stärken kann oder jedoch untergräbt, hängt davon ab, ob und wie Teams und Organisationen bewusst mit KI umgehen.

Was sind KI-Leitlinien – und warum eigentlich?

Bereits im letzten Absatz wurde die Relevanz eines bewussten Umgangs mit generativen KI-Systemen in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft deutlich. Ein solcher Umgang kann unterschiedlich gestaltet sein. So kann auch ein KI-Nutzungsverbot als bewusster Umgang verstanden werden. Da Schatten-KI jedoch ohnehin genutzt wird, sind Verbote wenig brauchbar.

Als brauchbarer wird hier die Erarbeitung von KI-Leitlinien erachtet. Doch was genau sind KI-Leitlinien und warum ist ihre Erarbeitung – zumindest in einem ersten Schritt – relevant?

Leitplanken, oder: Was ist unter KI-Leitlinien zu verstehen?

KI-Leitlinien sind kein Gesetz und kein Ethik-Kodex. Sie ersetzen weder die DSGVO noch die EU-KI-Verordnung, sondern übersetzen unter anderem diese Vorgaben in den konkreten, immer individuellen Kontext der eigenen Organisation. Sie sind auch kein starres Regelwerk, das von oben verordnet wird.

KI-Leitlinien lassen sich vielmehr als Richtlinien, Orientierungshilfen oder Leitplanken für die KI-Nutzung in Teams und Organisationen verstehen, die zum einen klare Vorgaben – beispielsweise mit Blick auf Datenschutz, ethische Fragestellungen und Verantwortlichkeiten – machen und zum anderen Möglichkeiten eröffnen, mit KI in der Organisation zu experimentieren, um deren Möglichkeiten zu erkunden. Sie regeln den sicheren, transparenten und verantwortungsvollen Einsatz von KI und definieren den Umgang mit KI-Systemen, um den oben genannten Herausforderungen zu begegnen und die damit einhergehenden Risiken (wie beispielsweise Datenschutzverletzungen, Diskriminierungen oder Fehlinformationen) zu minimieren.

Da die Entwicklungen rund um KI enorm schnell sind, ist es entscheidend, dass Orientierung gegeben wird, ohne die KI-Nutzung zu stark zu formalisieren. Entsprechend ist es wichtig, die erarbeiteten KI-Leitlinien als lebendiges Dokument zu verstehen, das gemeinsam erstellt, regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wird. Im Gegensatz zu einer bloßen Dienstanweisung entstehen und entwickeln sich KI-Leitlinien in kontinuierlicher Auseinandersetzung. Dies ist besonders in diesem Bereich relevant, da die technologischen Entwicklungen rund um KI sehr schnell voranschreiten.

Orientierung nach innen und außen, oder: Warum KI-Leitlinien wichtig sind!

“Klar und praxistauglich formulierte Leitlinien helfen bei der Orientierung, geben Sicherheit und schaffen die Voraussetzung für Experimente und eigene Erfahrungen” (Müller 2024). Sie schaffen Orientierung für alltägliche Entscheidungen:

  • Welche KI-Tools dürfen für welche Aufgaben genutzt werden?
  • Was ist mit Klient:innendaten erlaubt, was nicht?
  • Wer trägt Verantwortung, wenn KI-generierte Inhalte in fachliche Entscheidungen einfließen?
  • …

KI-Leitlinien minimieren Nutzungsrisiken, indem sie die KI-Nutzung von der informalen in die formale Ebene der Organisation überführen und gleichzeitig notwendige Spielräume lassen. Damit wird nach innen gegenüber Mitarbeitenden, die wissen wollen, was von ihnen erwartet wird, Orientierung und Sicherheit geschaffen. Gleiches gilt für die externen Stakeholder wie Klient:innen, Kostenträger und Aufsichtsbehörden.

Das ist relevant, da Organisationen der Sozialwirtschaft eine ethische Verantwortung tragen, weil sie mit besonders schutzbedürftigen Menschen arbeiten. Die Klient:innen müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten geschützt sind und Entscheidungen, die sie betreffen, von Menschen mit professionellem Urteilsvermögen getroffen werden und nicht durch Wahrscheinlichkeiten berechnete Ergebnisse einer KI. KI-Leitlinien sind somit auch ein Bekenntnis zu den grundlegenden Werten der eigenen Organisation und ein Instrument, um dieses Bekenntnis in der Praxis sichtbar zu machen.

Es wird deutlich, dass KI-Leitlinien in einigen Aspekten mit Leitbildern von Organisationen vergleichbar sind. Diese sollen – so der Wunsch der Initiator:innen – nach innen und außen orientierend wirken. Dabei werden die mit diesem Anspruch einhergehenden Paradoxien häufig übersehen. Kurz gesagt: Die Vorstellung, dass Leitbilder nach innen orientierend wirken und gleichzeitig nach außen zeigen, wie eine Organisation gerne wahrgenommen werden möchte, führt in der Regel zu Enttäuschungen, sofern die Paradoxien im Prozess der Erarbeitung von KI-Leitlinien (ebenso wie im Prozess der Erarbeitung von Leitbildern, mehr dazu hier) nicht berücksichtigt werden.

Der Prozess zur Erarbeitung von KI-Leitlinien – und ein Quick-Start-Guide 😉

Der Impuls für die Erarbeitung von KI-Leitlinien muss „von oben“, also von der Führung, kommen. Wenn Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte nicht von der Notwendigkeit überzeugt sind, werden Initiativen der Mitarbeitenden (sog. „Graswurzelbewegungen“) im Sand der formal-hierarchischen Realität verlaufen. Führungskräfte geben Orientierung, schaffen Vertrauen und prägen den Umgang mit KI. Und wenn die Führung die Vorteile der KI-Nutzung sichtbar macht, kann es gelingen, den (berechtigten) Ängsten der Mitarbeitenden zu begegnen.

Hier kommt schnell die Versuchung auf, das Thema an eine kleine Arbeitsgruppe zu delegieren, die dann einen Entwurf vorlegt, der anschließend verabschiedet wird. Dieser Versuchung sollte widerstanden werden. Das Ergebnis ist zwar meist ein ordentliches Dokument. Es erleidet jedoch meist das gleiche Schicksal wie aufwendig erarbeitete Leitbilder – und landet in der Schublade (hier mehr dazu). Der “Impuls für die Erarbeitung von KI-Leitlinien” versteht sich entsprechend ausdrücklich als Einladung zum Diskurs. Denn was für Leitbilder gilt, gilt für KI-Leitlinien genauso: „Die Verständigung über einen Wertekatalog zwischen Management und Mitarbeitern erfolgt im Prozess der Erstellung des Leitbildes und nicht im Moment der Präsentation“ (Kühl, 2017:68). M.a.W.: Der Diskurs und der Prozess zur Erarbeitung von KI-Leitlinien ist wichtiger als die Präsentation der KI-Leitlinien auf der Website, in Hochglanzbroschüren oder auf schicken Postern an Wänden.

Bevor irgendein Regelwerk formuliert wird, braucht es eine ehrliche Auseinandersetzung damit, was den professionellen Kern der eigenen Organisation ausmacht. Was wird als “gute (Soziale) Arbeit” in der jeweiligen Organisation bzw. im Team verstanden? Welche Tätigkeiten leben von professionellem Urteilsvermögen, und welche sind tatsächlich an eine KI delegierbar? Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, kann beurteilt werden, wo KI sinnvoll unterstützt und wo sie den Kern der Arbeit gefährdet. Diese Klärung ist ein partizipativer Aushandlungsprozess, der regelmäßig wiederholt werden sollte.

Partizipation bedeutet jedoch nicht, dass alle über alles mitentscheiden müssen, sondern die Perspektiven derer einbezogen werden, die die zu implementierenden KI-Systeme nutzen werden und von der KI-Nutzung betroffen sind. Bewährt hat sich folgendes Vorgehen:

  1. In einem ersten Schritt wird in einem breit angelegten Format, etwa einer Großgruppenveranstaltung oder teamweisen Workshops, gesammelt, welche Erfahrungen, Erwartungen und Bedenken bzgl. der KI-Nutzung in der Organisation vorhanden sind.
  2. Eine interdisziplinär zusammengesetzte Projektgruppe, überführt die Ergebnisse dann in einen konkreten Entwurf der KI-Leitlinien. Wichtig ist, dass in der Projektgruppe nicht nur Befürworter:innen, sondern auch kritische und wenig technikaffine Stimmen beteiligt sind. Denn gerade in Organisationen der Sozialwirtschaft ist Widerstand gegen digitale Entwicklungen und auch gegen KI häufig fachlich begründet und verdient Gehör (vgl. Epe, 2024).
  3. Im dritten Schritt wird dieser Entwurf ernsthaft zur Diskussion gestellt: Mitarbeitende spüren schnell, wenn kritische Einwände folgenlos bleiben und die Beteiligung nur Pseudo-Beteiligung ist.
  4. Dann geht es ans Ausprobieren: Idealerweise werden Erfahrungen in der KI-Nutzung anhand konkreter Anwendungsfälle gesammelt und der Nutzen in der Organisation sichtbar gemacht. Gegebenenfalls sind dann organisationsstrukturelle, technische und rechtliche Anpassungen notwendig, die formal verankert werden müssen. Erfahrungsgemäß haben sich Dialogräume als hilfreich erwiesen, in denen Mitarbeitende und Führungskräfte kontinuierlich Unsicherheiten, Ängste und Widerstände, aber auch Erfolgsgeschichten teilen und diskutieren können.
  5. Damit eine KI-Leitlinie nicht veraltet, müssen feste Zyklen zur Überprüfung und Anpassung strukturell verankert werden, da sich sowohl die KI-Technologie als auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und die Praxis in den Teams dynamisch entwickeln. Eine Leitlinie, die nur alle paar Jahre hervorgekramt wird, verliert ihren Orientierungscharakter. Sinnvoller ist es, KI-Leitlinien als lebendiges Dokument zu behandeln. Sie sollte regelmäßig in Teamsitzungen und Leitungsklausuren thematisiert werden. Bei neuen KI-Tools sollte geprüft werden, ob die Leitlinie noch passt, und Anpassungen sollten bewusst beschlossen werden.

Schon der Prozess der Erarbeitung von KI-Leitlinien lässt sich als Organisationsentwicklungsprozess verstehen, da der Prozess implizite Annahmen explizit macht, die kollektive Reflexionsfähigkeit stärkt und eine gemeinsame Sprache für ein Thema schafft, das bislang meist im Verborgenen geblieben ist. In der Vorlage, die Du hier herunterladen kannst, habe ich das Vorgehen etwas ausführlicher beschrieben.

Und wenn Du direkt starten willst, findest Du hier einen “Quick-Start-Guide”, der erste Schritte ganz konkret darlegt.

Inhalte der KI-Richtlinie

Eine Vorgabe der Inhalte einer KI-Leitlinie macht keinen Sinn. Denn – dem obigen Prozess folgend – sind die Inhalte der KI-Leitlinien individuell und orientiert an den Besonderheiten der Organisation auszuarbeiten. Gleichzeitig lassen sich jedoch grundsätzliche Themenbereiche definieren, die in jeder KI-Leitlinie enthalten sein sollten. So sollte die KI-Leitlinie…

  • …die Werte der Organisation (meist niedergelegt im Leitbild) in konkrete Handlungsprinzipien bzgl. des Umgangs mit KI-Systemen übersetzen. Gemeint sind “Spielregeln”, die im organisationalen Alltag tatsächlich angewendet werden.
  • …eine Aussage zu den in KI-Leitlinien (ebenso wie in Leitbildern) immer vorhandenen Widersprüchen enthalten (bspw. Wunsch nach Effizienz vs. Anspruch auf individuelle Fachlichkeit). Diese Spannungen sollten nicht verschwiegen, sondern explizit benannt werden. Das Negieren der Dilemmata kostet Glaubwürdigkeit bei den Menschen, die sie nutzen sollen.
  • …Aussagen zum Datenfluß integrieren. So reicht es nicht zu fragen, wo KI eingesetzt wird. Relevanter ist die Frage, was mit KI-generierten Inhalten passiert, wenn sie weiterverarbeitet werden? Dazu ein Beispiel: Eine KI-gestützte Tagesdokumentation, die zur Grundlage eines Hilfeplangespräches wird, das wiederum mit KI vorbereitet wurde, erzeugt eine Kette rekursiver Verarbeitung, in der sich Fehlgewichtungen fortschreiben können. Die KI-Leitlinien müssen solche Datenketten sichtbar machen. Das gelingt, indem festgelegt wird, an welchen Punkten menschliche Intervention zwingend erforderlich ist, und zwar früh und mehrfach im Prozess, nicht erst am Ende.

In der o. g. Vorlage findest du auch ein Muster für die Inhalte von KI-Leitlinien (hier herunterladen). Wie bereits erwähnt, ist das nur ein Muster und keine Blaupause. Es kann allerhöchstens als Orientierung dienen, denn jede Organisation ist anders.

Herausforderungen in der Erarbeitung von KI-Leitlinien – und Lösungsansätze

Selbst gut gestaltete Prozesse zur Erarbeitung von KI-Leitlinien stoßen auf Hindernisse. Das ist völlig normal und sogar ein Zeichen dafür, dass das Thema ernst genommen wird. Wenn keine Hindernisse auftreten, fehlt offenbar die Relevanz. Erfahrungsgemäß gibt es typische Stolpersteine, denen man nicht immer ausweichen kann. Die folgenden Ausführungen sollen dabei helfen, besser mit ihnen umzugehen.

Widerstand in Teams ernst nehmen

Reaktionen auf digitale Entwicklungen und damit auch die auf die Einführung und Nutzung von KI in Organisationen der Sozialwirtschaft ist nicht unmittelbar Begeisterung. Wie hier näher beschrieben beruht die Skepsis und der Widerstand von Mitarbeitenden aber nicht nur darauf, dass manche Mitarbeitende befürchten, durch KI ersetzt zu werden oder einfach keine Lust haben, sich mit einem weiteren digitalen Tool auseinanderzusetzen, während der Alltag ohnehin kaum zu bewältigen ist. Eher basiert der Widerstand darauf, dass – insbesondere dann, wenn die KI aus dem Schatten der brauchbaren Illegalität geholt werden soll – ein weiterer bürokratischer Fremdkörper integriert werden muss, der die eigentliche Arbeit “am Menschen” stört.

Hier hilft es, die schon angesprochenen Dialogräume als Raum für echte Auseinandersetzung zu nutzen, in denen die Möglichkeit besteht, Bedenken zu äußern, ohne dafür als “rückständig” zu gelten. Viel eher ist es so, dass die Gründe hinter der Kritik und dem Widerstand dem Prozess neue, konstruktive Richtungen verleihen und positiv mitprägen. Hier sind insbesondere Führungskräfte gefragt, die als glaubwürdige Begleiter:innen eines gemeinsamen Prozesses agieren sollten, selbst Unsicherheiten zeigen können und trotzdem handlungsfähig bleiben.

Komplexität reduzieren, ohne zu vereinfachen

KI ist ein weites und sich hochdynamisch entwickelndes Feld. Entsprechend besteht die Gefahr, dass KI-Leitlinien ausufern. Wenn versucht wird, jede denkbare Situation zu regeln ist das Ergebnis ein Dokument, das niemand liest und niemand anwenden kann. Die Kunst liegt darin, KI-Leitlinien in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft so zu erarbeiten, dass sie konkret genug sind, um im Alltag zu orientieren, und gleichzeitig offen genug, um nicht bei jeder neuen Entwicklung vollständig neu geschrieben werden zu müssen.

Es gilt, lieber wenige, klar formulierte Prinzipien zu gestalten, die wirklich gelebt werden, als ein umfassendes Regelwerk, das in der Schublade verschwindet. Es kann sinnvoll sein, komplexe Fragen, etwa zur Haftung bei KI-gestützten Entscheidungen oder zur Auswahl neuer KI-Tools, in ergänzenden Prozessbeschreibungen oder Checklisten zu regeln, damit die Leitlinien selbst nicht überfrachtet werden.

Mit der Dynamik der KI-Entwicklung umgehen

KI verändert sich schnell. Was heute State of the Art ist, kann in zwei Jahren überholt sein. Neue Anwendungen kommen auf den Markt, rechtliche Anforderungen werden präzisiert, und die Erfahrungen aus der Praxis werfen Fragen auf, die bei der Erarbeitung der KI-Leitlinien noch gar nicht absehbar waren. Das ist kein Argument dafür, mit der Erarbeitung der KI-Leitlinien zu warten, bis sich alles geklärt hat. Das wird nie der Fall sein.

Es ist vielmehr ein Argument dafür, die Leitlinien von Anfang an als vorläufige, anpassungsfähige Dokumente zu verstehen und die Überprüfungszyklen (s.o.) im Sinne des Prinzips “good enough for now and safe enough to try” konsequent zu nutzen. Teams und Organisationen, die das verinnerlichen, sind nicht trotz der Dynamik handlungsfähig, sondern wegen ihrer Fähigkeit, mit der durch die Dynamik entstehenden Ungewissheit produktiv umzugehen.

Wenn Ressourcen fehlen

Viele Organisationen der Sozialwirtschaft arbeiten unter erheblichem Ressourcendruck an der Grenze der Belastungsfähigkeit. Die Zeit für einen partizipativen Prozess (siehe oben) ist knapp, externe Beratung ist teuer, und KI-Expertise im Haus ist oft (noch) nicht vorhanden. Das ist real und darf nicht kleingeredet werden. Gleichzeitig gilt:

Der Aufwand für eine fehlende KI-Leitlinie und die Gefahr, die mit der Nutzung von Schatten-KI einhergeht, ist langfristig höher als der Aufwand für ihre Erarbeitung. Datenschutzverstöße, fachliche Fehlentscheidungen auf Basis unkritisch übernommener KI-Ausgaben oder Vertrauensverluste bei externen Stakeholdern wie Klient:innen und Kostenträgern sind die sehr wahrscheinliche Konsequenz eines ungeregelten KI-Einsatzes. Deswegen: Ein schlanker, schrittweise erarbeiteter Prozess ist besser als gar kein Prozess. Und erste Ergebnisse, etwa ein gemeinsam verabschiedetes Grundsatzpapier, das später zur vollständigen Leitlinie weiterentwickelt wird, sind besser als das Warten auf die perfekte Lösung.

Fazit und Ausblick

Zusammenfassend ist zu wiederholen, dass KI in Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft als gelebte Realität angekommen ist. Die KI-Nutzung erfolgt jedoch meist informal, auf eigenen Geräten der Mitarbeitenden und ohne Regelwerk. Das ist der Ausgangspunkt, von dem aus gehandelt werden muss.

Wirksame KI-Leitlinien als Ergebnis eines organisationalen Aushandlungsprozesses können in dieser Situation hilfreich sein. Wichtig ist, dass sie nicht im stillen Kämmerlein erarbeitet werden. Wichtig ist auch, dass sie nicht nur durch die Veröffentlichung wirksam werden. Es geht vielmehr um echte Beteiligung, ehrliche Auseinandersetzung mit Widersprüchen und die Bereitschaft, KI als Mittel zu betrachten, das dem Auftrag der Organisation dienen muss oder es eben nicht tut.

Die Kernbotschaften lassen sich kurz benennen: Verbote funktionieren nicht. Der Prozess ist wichtiger als das Dokument. Werte brauchen Prinzipien, die im Alltag angewendet werden können. Und Leitlinien, die nicht regelmäßig überprüft und angepasst werden, verlieren ihren Orientierungscharakter schneller als der nächste Prompt eingetippt ist.

Führungskräfte, die jetzt einen ersten Schritt machen wollen, sollten mit dem Gespräch anfangen und das Thema KI-Nutzung in die nächste Teamsitzung und die nächste Leitungsklausur einbringen: Was wird bereits genutzt, was wird gewünscht, wo entstehen Ängste und Widersprüche? Erst, wenn offiziell über die KI-Nutzung kommuniziert wird, kann wirkam gestaltet werden.

Und wie geht’s weiter? Der Blick in die Glaskugel ist wie immer anspruchsvoll. Klar ist aber, dass die Entwicklung rund um KI-Technologie nicht langsamer werden wird. Sprachmodelle werden leistungsfähiger, Anwendungen spezialisierter, und der Druck, KI – bspw. zur Bewältigung des Fachkräftemangels, zur Effizienzsteigerung oder auch zur Wirkungsmessung – einzusetzen, wird zunehmen. Gleichzeitig werden rechtliche Anforderungen – bspw. durch die schrittweise Umsetzung der EU-KI-Verordnung – konkreter und verbindlicher. Organisationen der Sozialwirtschaft, die jetzt einen reflektierten Umgang mit KI entwickeln, sind dafür besser gerüstet als solche, die das Thema weiter vertagen.

Darüber hinaus zeichnen sich Fragen ab, die die Sozialwirtschaft in den nächsten Jahren intensiv beschäftigen werden: Wie verändert KI das Berufsbild der Sozialen Arbeit langfristig? Welche Kompetenzen brauchen insbesondere junge Fachkräfte, die zunehmend mit KI-Systemen zusammenarbeiten und deren Ergebnisse bewerten müssen? Wie können Klient:innen in Entscheidungen einbezogen werden, die KI-gestützt vorbereitet wurden? Und wie verhindert die Branche, dass der Einsatz von KI zur schleichenden Deprofessionalisierung beiträgt, statt zur Stärkung von Fachlichkeit?

All das wird sich nur beantworten lassen, wenn auch kleine und mittelgroße Organisationen den Mut aufbringen, sie gemeinsam zu stellen. Die Erarbeitung einer KI-Leitlinie kann dafür ein guter Anfang sein.

Quellen und weiterführende Informationen

KI und Digitalisierung in der Sozialwirtschaft: Neun Leitorientierungen für Führungskräfte

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Die Frage nach dem richtigen Umgang mit KI und Digitalisierung in der Sozialwirtschaft stellt sich Vorständen, Geschäftsführungen und Führungskräften nicht erst seit heute, aber mit zunehmender Dringlichkeit. Die im Folgenden dargelegten neun Leitorientierungen sind der Versuch, einen Orientierungsrahmen zu bieten und das komplexe Thema in der systemischen Organisationstheorie zu verorten. Dies ist relevant, da digitale Technologien und KI-Systeme zunehmend alle gesellschaftlichen Bereiche durchdringen. Klar ist, dass Organisationen der Sozialwirtschaft davon aus verschiedenen Perspektiven nicht ausgenommen sind und mit den damit einhergehenden Auswirkungen konfrontiert sind. Es gilt somit, in diesem Thema „in Führung zu gehen“ und die Veränderung der Organisation, der Arbeitsweisen und Entscheidungsprozesse bewusst zu gestalten.

Für Führungskräfte in Organisationen der Sozialwirtschaft ergibt sich daraus eine doppelte Verantwortung: Einerseits gilt es, die Potenziale digitaler Werkzeuge und KI-Systeme für die eigene Organisation nutzbar zu machen – etwa zur Reduktion administrativer Lasten, zur Verbesserung von Datenanalysen oder zur Erweiterung von Dienstleistungen und Beratungsangeboten. Andererseits muss sichergestellt werden, dass der professionelle Kern der Sozialen Arbeit – die beziehungsbasierte, individualisierte Unterstützung von Menschen in schwierigen Lebenslagen – nicht durch eine unkritische Technologisierung geschwächt oder gar ersetzt wird.

Die neun Leitorientierungen fußen auf einem systemtheoretischen Verständnis von Organisationen und sind ein zusammenfassendes Ergebnis aus verschiedenen Workshops zum Thema und den Ergebnissen des Moduls „Digitalisierung/KI aus systemischer Perspektive”, das ich in diesem Jahr erstmals im Rahmen des Hochschulzertifikatskurses „Systemisches Sozialmanagement” der FH Münster angeboten habe (kleiner Werbeblock: Der Kurs startet wieder im Oktober 2026, es gibt noch ein paar freie Plätze und hier kannst du dich für eine kostenlose Infoveranstaltung dazu anmelden).

Danke an dieser Stelle schon jetzt an Marion und Christian für euer Mitdenken an dieser „Version 1.0“ der Leitorientierungen. Sie sind als erster Entwurf zu verstehen, der – so meine Hoffnung – durch weiteres Feedback aus der Community weiterentwickelt wird. Deswegen: Schreib mir gerne – hier als Kommentar oder per Mail:

  • Sind die Leitorientierungen für Dich und Deine Organisation brauchbar?
  • Wo braucht es Verbesserungen im Wissen, dass das hochkomplexe Thema schwer zu fassen ist?
  • Was fehlt komplett?

Warum sich Führungskräfte spätestens jetzt um KI und Digitalisierung kümmern müssen

Der seit 2007 jährlich erscheinende IT-Report für die Sozialwirtschaft der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt zeigt in der aktuellen Ausgabe ein eher ernüchterndes Bild :

Soziale Einrichtungen und Dienste gelingt es trotz stetig steigender IT-Investitionen nur unzureichend, die Potenziale digitaler Technologien tatsächlich auszuschöpfen. KI und Robotik haben noch nicht flächendeckend Einzug in die Branche gehalten, obwohl die grundsätzliche Bereitschaft hierfür vorhanden ist (ebd., S. 16ff):

  • 53% der Führungskräfte in der Sozialwirtschaft schätzen ihren KI-Wissensstand als nur mittelmäßig ein
  • 22% beurteilen ihren Wissensstand sogar als gering oder sehr gering
  • 12% möchten KI weder jetzt noch in der Zukunft einsetzen

Besonders problematisch ist eine weitere Beobachtung: Häufig ist die mittlere Führungsebene besser über Möglichkeiten und Grenzen von KI-Technologien informiert als Vorstände und Geschäftsführungen. Dies deutet darauf hin, dass strategische Weichenstellungen in vielen Organisationen ausbleiben, während auf operativer Ebene und häufig auf der informalen Seite der Organisation insbesondere mit KI bereits experimentiert wird – dann jedoch ohne übergeordneten Rahmen, ohne Datenschutzkonzepte und ohne ethische Leitlinien.

Die Notwendigkeit, sich als Leitungsebene aktiv mit diesem Thema zu befassen, ergibt sich also nicht nur aus technologischen Chancen, sondern auch aus der Verantwortung für einen verantwortungsvollen und rechtskonformen Umgang mit sensiblen Klient:innendaten, aus der Pflicht zur professionellen Steuerung des eigenen Betriebs und aus der Pflicht, die Profession der Sozialen Arbeit zu stärken.

Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Zukunft in der Sozialwirtschaft liegt darin, die vorhandenen Chancen zu erkennen und gleichzeitig verantwortungsbewusst zu handeln und damit den professionellen Kern der sozialen Arbeit zu bewahren und zu stärken (vgl. auch Civic Data Lab, 2024).

KI und Digitalisierung in der Sozialwirtschaft: 9 Leitorientierungen für Führungskräfte

Die folgenden Leitorientierungen verstehen sich als analytische Kategorien, die Führungskräften helfen sollen, die richtigen Fragen zu stellen – bevor Entscheidungen über Technologieeinsatz getroffen werden.

I: Kläre, was „gute Soziale Arbeit“ und damit der professionelle Kern ist und prüfe, ob KI und Digitalisierung diesen stärken oder gefährden

Software und KI-Systeme sollen als „digitale Werkzeuge“ einen Mehrwert schaffen und nicht nur eingesetzt werden, um eingesetzt zu werden. Damit der Mehrwert digitaler Werkzeuge in Organisationen der Sozialwirtschaft zur Geltung kommen kann, muss zunächst das „Wozu“ der eigenen Arbeit klar sein. Was macht unsere Soziale Arbeit wirklich aus? Erst wenn diese Frage beantwortet ist, lässt sich beurteilen, ob und wie digitale Tools oder KI-Systeme tatsächlich einen Mehrwert schaffen, welche Prozesse durch sie unterstützt oder verbessert werden können und welche aus fachlich-ethischen Erwägungen den Menschen vorbehalten bleiben sollten, damit sie den Kern der Sozialen Arbeit nicht überlagern, formalisieren oder gefährden.

Nicht nur, aber insbesondere bei der Einführung und Weiterentwicklung von digitalen Tools oder KI-Systemen ist die Klärung der Frage als Aushandlungsprozess zu verstehen, der regelmäßig durchlaufen werden wollte. Denn was „gute Soziale Arbeit“ bedeutet, verändert sich mit gesellschaftlichen Diskursen, politischen Vorgaben und den Bedarfen der Nutzer:innen. KI und Digitalisierung können diesen Auftrag unterstützen, indem z. B. administrative Lasten reduziert oder Daten analysiert werden – doch sie dürfen ihn nicht unreflektiert ersetzen. Technik darf insbesondere in der Sozialen Arbeit nicht zum Selbstzweck werden.

Praxisbeispiel

Ein Träger der Wohnungslosenhilfe definiert im Rahmen eines Strategieprozesses, dass die „aufsuchende Beziehungsarbeit“ sein unverzichtbarer professioneller Kern ist. Auf dieser Grundlage entscheidet er, KI vorerst für administrative Dokumentationsaufgaben einzusetzen. Die Nutzung für Falleinschätzung oder Beratungsgespräche erfolgt erst, wenn klar ist, welche Möglichkeiten KI-Modelle für ambulante Settings bieten, die auf mobilen Geräten lokal genutzt werden können.

II: Unterscheide Digitalisierung und KI

Die Begriffe „Digitalisierung” und „KI” werden oft synonym verwendet. Dabei adressieren sie jedoch verschiedene Logiken:

  • Die Digitalisierung betrifft vor allem die Erfassung, Speicherung und Verfügbarmachung von Daten sowie die Automatisierung vormals analoger Prozesse, beispielsweise durch digitale Aktenführung oder Online-Beratung. Ihr Ziel ist es, vornehmlich über die Konditionalprogrammierung Komplexität zu reduzieren, administrative Aufgaben zu erleichtern und die Zugänglichkeit zu erhöhen. Die Digitalisierung verändert somit nicht die inhaltliche Arbeit selbst, sondern kann diese unterstützen.
  • KI bzw. spezifischer „generative KI“ betrifft hingegen die Datennutzung, um Entscheidungen vorzubereiten und Muster zu erkennen. KI kann somit nicht nur Prozesse, sondern auch das Treffen von Entscheidungen verändern. Dadurch kann Entlastung geschaffen werden, beispielsweise durch die Analyse großer Datenmengen. Gleichzeitig können sich jedoch auch Machtverhältnisse verschieben, beispielsweise wenn Entscheidungsvorbereitungen für Risikobewertungen durch KI erarbeitet werden oder wenn neue Abhängigkeiten entstehen, etwa von externen Anbietern proprietärer KI-Systeme.

Beide Technologien können sich überlagern, da wenn digitale Daten (Digitalisierung) als Grundlage für KI-Analysen dienen. Sie berühren jedoch unterschiedliche Entscheidungsprämissen:

  • Die Digitalisierung betrifft im Wesentlichen Arbeitsabläufe im Sinne der Konditionalprogrammierung (Prozesse, Regeln) sowie die Sammlung und Nutzung von Daten durch Menschen, die dabei weiterhin die handelnden Akteure sind.
  • Generative KI kann, sofern keine bewusste Eingrenzung erfolgt, direkten Einfluss auf Kommunikationswege („Wer trifft welche Entscheidungen?”) und das Personal („Welche Rolle übernimmt KI in der Organisation?”) haben, da hier die Datenauswertung durch KI-Systeme stattfindet und Menschen die generierten Ergebnisse nutzen. Sie haben jedoch keinen unmittelbaren Zugang mehr zu den verwendeten Daten.

Dies hat wiederum Auswirkungen auf die informale Seite der Organisation (Kultur). Werden die Auswirkungen nicht reflektiert, können Interventionen an den falschen Stellen ansetzen. Die Unterscheidung ermöglicht außerdem eine gezielte Entscheidung darüber, wo welche Technologie sinnvoll eingesetzt wird (Digitalisierung dort, wo Komplexität reduziert werden soll, und KI dort, wo konkrete Probleme gelöst werden müssen, die ohne KI nicht bzw. nur mit erheblichem Mehraufwand bearbeitbar wären).

Praxisbeispiel

Eine Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe unterscheidet in ihrer Digitalstrategie klar zwischen der Einführung einer digitalen Dokumentationssoftware (Digitalisierung) und dem Pilotprojekt zur KI-gestützten Risikoeinschätzung bei Kindeswohlgefährdungen (KI). Für Letzteres werden gesonderte ethische Leitlinien und Datenschutzkonzepte entwickelt.

III: Entscheide, wo generative KI gehostet werden soll und wie die Datenbasis sowie die Systemprompts aussehen sollen und reflektiere anschließend die ethischen, rechtlichen und organisatorischen Konsequenzen.

Nicht jede KI-Lösung ist für die Anforderungen der Sozialen Arbeit geeignet – und die Wahl der Infrastruktur hat weitreichende Konsequenzen. Generative KI-Systeme, die auf den LLM der bekannten kommerziellen Anbieter beruhen, sind zwar schnell einsatzbereit, niedrigschwellig und skalierbar, werfen jedoch ethische und rechtliche Fragen auf. Vor allem ist die Datenhoheit nicht garantiert, was zu Konflikten mit dem Datenschutz führen kann. Außerdem entsteht durch die Nutzung externer Dienste eine Abhängigkeit von großen Tech-Konzernen.

Selbst gehostete KI bietet hier mehr Souveränität, da sensible Daten unter eigener Kontrolle bleiben, die KI individuell angepasst werden kann (z. B. durch spezifisches Training mit eigenen Daten) und langfristig unabhängig betrieben werden kann. Gleichzeitig bestehen technische und finanzielle Hürden, da selbst gehostete Lösungen Investitionen in Server, Wartung und IT-Expertise erfordern. Die Implementierung und Pflege ist ressourcenintensiv und erfordert kontinuierliche Anpassung.

Eine Einrichtung, die sich für generative KI entscheidet, muss Transparenz, Datenschutz und kritische Reflexion sehr gezielt gestalten – etwa durch die Nutzung zertifizierter Anbieter, die Einhaltung von Open-Source-Prinzipien, das BIAS Testing oder die Entwicklung und Kontrolle interner Nutzungsrichtlinien. Selbst gehostete KI stärkt hingegen die Autonomie der Organisation, was auch langfristig deutlich sinnvoller ist – für den Preis, dass selbst gehostete KI nur auf die von der Organisation bereitgestellten Daten zugreifen kann.

Außerdem ist auf die dritte Option hinzuweisen: die Nutzung von KI-Systemen spezialisierter Anbieter aus dem Bereich der Sozialen Arbeit (vgl. bspw. hier).

Praxisbeispiel

Ein mittelgroßer Wohlfahrtsverband entscheidet sich für einen europäischen, DSGVO-konformen KI-Anbieter – und schließt per Vertrag aus, dass Klientinnendaten in das Training des Modells einfließen dürfen. Parallel dazu prüft er eine Kooperation mit anderen Trägern für eine gemeinsam selbst gehostete Lösung – bspw. zur Pflegedokumentation.

IV: Analysiere alle Prozesse der Organisation – und frage, wo KI und Digitalisierung echten Mehrwert schaffen

Bevor KI oder Digitalisierung eingeführt werden, ist es zielführend, eine umfassende Prozessanalyse der Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse durchzuführen: Welche Prozesse haben wir? Welche sind ineffizient? Wo entstehen unnötige Arbeitslasten? Wo gibt es Schnittstellenprobleme?

Die Analyse sollte fachlich fokussiert sein und die Bedarfe der Sozialen Arbeit ebenso wie die organisationalen Dynamiken berücksichtigen. Denn oft sind es nicht die Prozesse, die das Problem darstellen, sondern informale Routinen, Muster und bislang brauchbare Illegalitäten, die durch die Analyse sichtbar gemacht werden.

Erst jedoch, wenn die Prozesse in der Organisation transparent sind, kann entschieden werden, ob und wo digitale Tools und/oder KI sinnvoll zum Einsatz kommen können.
Auch die Prozessanalyse ist kein einmaliger Akt, sondern regelmäßig zu wiederholen, da sich Prozesse in Organisationen der Sozialwirtschaft kontinuierlich verändern.

Wichtig ist, dass die Einführung und Nutzung von KI oder Digitalisierung zu den individuellen Bedarfen der Organisation, der Fachkräfte und der Klient:innen passen. Entsprechend sind nicht nur die formalen Prozesse zu optimieren, sondern auch die informellen Dynamiken zu reflektieren.

Praxisbeispiel

Eine stationäre Einrichtung der Eingliederungshilfe führt vor der Einführung einer neuen Software eine Prozesslandkarte ein und stellt dabei fest, dass ein erheblicher Teil der Koordinationsarbeit über informelle Übergabegespräche läuft, die bislang nirgendwo abgebildet waren. Diese Erkenntnis führt dazu, dass das digitale System gezielt um asynchrone Kommunikationsfunktionen erweitert wird.

V: Gestalte die Einführung und Nutzung von KI und Digitalisierung partizipativ

Nur wenn die Personen, die die Systeme nutzen, aktiv in deren Gestaltung eingebunden sind, können diese brauchbar implementiert und bedarfsgerecht weiterentwickelt werden. Eine Einführung „von oben nach unten“ wird das „Immunsystem“ des sozialen Systems aktivieren.

Partizipation bedeutet jedoch nicht, dass alle über alles mitentscheiden, sondern dass Entscheidungen nachvollziehbar sind, weil die Perspektive nicht nur von IT-Spezialist:innen oder der Leitung, sondern vor allem die der Betroffenen berücksichtigt wird. Dazu gehören gezielte Weiterbildungen, Pilotprojekte und Raum für Erprobung, um die Akzeptanz zu erhöhen. Und auch wenn es eine Binsenweisheit ist: Kritische Rückmeldungen sind ernst zu nehmen, da der Widerstand gegen KI und Digitalisierung oft fachlich begründet ist – etwa, wenn Fachkräfte befürchten, dass informelle, aber für die Arbeit notwendige Handlungsspielräume verloren gehen. Entsprechend sollten auch kritische und wenig technikaffine Mitarbeitende bspw. an Testgruppen beteiligt sein.

Durch das partizipative Vorgehen können darüber hinaus kulturelle Annahmen der Organisation hinterfragt und Transparenz sowie Vertrauen geschaffen werden.

Praxisbeispiel

Eine Beratungsstelle richtet eine abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe ein, in der Fachkräfte, Teamleitungen und Verwaltungsmitarbeitende gemeinsam Anforderungen an ein neues Klientenverwaltungssystem erarbeiten. Die Pilotierung erfolgt zunächst in einem Team mit begleiteter Reflexion; erst danach wird der Rollout auf die gesamte Organisation ausgeweitet.

VI: Reflektiere kontinuierlich die kulturellen Auswirkungen der Einführung und Nutzung digitaler Systeme – und gestalte auch die formale Seite bewusst

Digitale Systeme sind keine neutralen Werkzeuge, sondern bringen eine eigene Logik mit sich.

Durch die Digitalisierung werden Abläufe formalisiert, Prozesse standardisiert und Komplexität reduziert. Die Formalisierungslogik steht jedoch in einem Spannungsverhältnis zur Sozialen Arbeit, da deren professionelle Handlungsspielräume nicht formalisierbar sind, da jede Klientin und jeder Klient einzigartige Bedürfnisse haben. Durch die Digitalisierung werden außerdem brauchbare Illegalitäten (z. B. informelle Absprachen, die „die Dinge am Laufen halten“) sichtbar, was wiederum zu neuen Entscheidungsnotwendigkeiten führt. Zudem kann das Vertrauen der Fachkräfte durch befürchtete Kontrollmechanismen (z. B. durch digitale Dokumentation) untergraben werden.

Organisationen der Sozialwirtschaft sind somit gezwungen, ihre eigenen Werte und Prioritäten zu klären und mit nicht auflösbaren Paradoxien (z. B. Effizienz vs. Menschlichkeit oder Kontrolle vs. Vertrauen) umzugehen. Damit die Möglichkeiten der Digitalisierung Wirkung zeigen, müssen unter anderem Regeln und Prozesse so gestaltet werden, dass sie fachliche Handlungsspielräume nicht einschränken, sondern unterstützen.

Praxisbeispiel

Nach Einführung einer digitalen Zeiterfassung beobachtet eine Beratungseinrichtung einen Rückgang informeller Teamkommunikation. In einer Mitarbeitendenbefragung zeigt sich, dass Fachkräfte den Eindruck haben, stärker kontrolliert zu werden. Die Leitungsebene reagiert mit einer transparenten Kommunikation über den Zweck der Zeiterfassung und erarbeitet gemeinsam mit dem Team neue, für das Team brauchbare Regelungen.

VII: Führe KI wie Mitarbeitende

KI-Systeme haben einen deutlich größeren Einfluss als bisherige digitale Systeme und können – sofern man die in Organisationen entscheidbaren Entscheidungsprämissen heranzieht (vgl. hier mehr dazu) – als „Personal“ verortet werden: Der Input (Daten und Prompts) führt durch die Verarbeitung in einer kaum durchschaubaren „Blackbox“ zu einem nur sehr schwer genau nachvollziehbaren Output, der so oder auch anders hätte ausfallen können. Dies ist vergleichbar mit der „Blackbox Mitarbeiter:in“, an die Entscheidungsspielräume, -bedarfe und -macht delegiert werden und die ebenfalls undurchschaubar ist (vgl. dazu ausführlich Richter o. J. und weitergehend Österreich 2026; Kerstan, S., Georganta, E., Ulfert-Blank, A. 2023). Diese Perspektive auf KI wird dann zum Problem, wenn in der Organisation nicht offiziell über die KI-Nutzung entschieden wurde und somit die „Schatten-KI“ dominiert (Mitarbeitende nutzen generative KI als „brauchbare Illegalität“).

Entsprechend ist der Kontext für KI-Systeme bewusst zu gestalten. Sie benötigen – ebenso wie „Personal“ – klare Rollenbeschreibungen (z. B. ‚Assistenz bei Datenauswertung‘), Kompetenzgrenzen (z. B. keine autonomen Entscheidungen in der Fallarbeit) und Regeln zur Nutzung (z. B. Transparenzpflicht bei KI-gestützten Empfehlungen). Bei externen KI-Lösungen (Punkt 3) sind diese Regeln vertraglich mit Anbietern zu klären.

Gleichwohl ist zu beachten, dass die Verantwortung für getroffene Entscheidungen nicht an KI-Systeme delegiert werden kann. KI-Systeme lassen sich aus systemtheoretischer Perspektive als „Mitglieder ohne Haftung“ (Oesterreich 2026) definieren.

Zusammenfassend ist Führung gefragt, die die KI führt und nicht umgekehrt. „Praktisch heißt das: Führung muss Erwartungsräume und -prozesse gestalten, in denen KI-Outputs reflektiert und übersetzt werden können“ (Schumacher, 2026). Es bedarf, genau wie bei Mitarbeiterführung auch, die Kontrolle von Arbeitsergebnissen und bei Bedarf die Intervention bei Abweichungen von gewünschten Ergebnissen. In Bezug auf KI wird Kontrolle hoch relevant, da KI-Modelle Bias mitbringen und halluzinieren werden. Eine kritische Reflexion der durch KI-Systeme generierten Ergebnisse auf Basis für die Organisation brauchbarer Qualitätskriterien ist daher unverzichtbar. Es muss sichergestellt werden, dass Menschen immer die finale Entscheidung und Kontrolle über die KI-generierten Ergebnisse haben.

Praxisbeispiel

Ein Jugendhilfeträger erarbeitet eine organisationale KI-Richtlinie, die festlegt, dass KI für Protokollerstellung und Textformulierungen eingesetzt werden darf, nicht jedoch für Empfehlungen in Kinderschutzverfahren. Alle KI-gestützten Textprodukte sind als solche zu kennzeichnen. Mitarbeitende werden durch eine verpflichtende Schulung für die Risiken eines unkritischen KI-Einsatzes sensibilisiert.

VIII: Die Einführung und Nutzung digitaler Systeme erfordert kontinuierliche Selbstirritation

Die digitale Transformation ist ein permanenter Veränderungsprozess, der alle Bereiche einer Organisation durchdringt – von den formalen Strukturen bis hin zu den informellen Routinen und Werten. Technologie verändert somit kontinuierlich die Art und Weise, wie eine Organisation funktioniert und sich selbst versteht – sei es durch technologische Sprünge, gesetzliche Veränderungen, gesellschaftliche Verschiebungen oder die sich wandelnden Bedürfnisse der Klient:innen.

Das dynamische Wechselspiel zwischen Struktur und Kultur, das sich aus der digitalen Transformation ergibt, ist somit dauerhaft hinsichtlich seiner Brauchbarkeit für das Überleben der Organisation zu beobachten. Auf Basis der Beobachtungen sind fortlaufend Entscheidungen zu treffen, die wiederum umzusetzen sind. Der Prozess aus Beobachtung, Entscheidung und Umsetzung ist bewusst zu gestalten, indem…

  • …die Einführung und Nutzung von Digitalisierung und KI kontinuierlich hinsichtlich ihrer Wirksamkeit, Akzeptanz und Nebenfolgen überprüft wird. In diese Reflexion müssen neben technischen Fragen auch soziale und organisationale Aspekte einbezogen werden: Verstärkt das System die Arbeit mit Klient:innen oder steht es im Weg? Führt es zu mehr Effizienz oder zu neuer Bürokratie?
  • …relevante Umwelten, Trends, technologische Entwicklungen und neue Bedarfe, beispielsweise durch die Analyse von Marktentwicklungen, den Dialog mit Klient:innen oder die Nutzung von Netzwerken mit Kooperationspartner:innen, reflektiert werden.
  • …Weiterbildungsangebote so gestaltet werden, dass sie nicht nur technische Kompetenzen vermitteln, sondern auch kritische Reflexionsfähigkeit stärken: Wie nutzen wir digitale Tools verantwortungsvoll? Wo stoßen sie an ihre Grenzen?
  • …Digitalisierung und KI-Einführung als kontinuierlicher Lernprozess begriffen werden, bei dem auch Fehler passieren. Es gilt, Räume zu schaffen, in denen kritische Fragen gestellt und Fehler angesprochen werden können, um Verbesserung und Lernen zu ermöglichen.

Zusammenfassend geht es um eine Kultur der Selbstirritation, die Organisationen dazu befähigt, sich selbst zu hinterfragen, und die ihnen gleichzeitig die Chance bietet, neue Wege zu erproben und Technologie im Dienst ihres sozialen Auftrags zu gestalten.

Praxisbeispiel

Eine Einrichtung der Eingliederungshilfe führt halbjährliche „Digitalisierungsdialoge“ ein, in denen Führungskräfte und Fachkräfte gemeinsam evaluieren: Welche digitalen Tools funktionieren gut – und warum? Wo entstehen neue, unerwünschte (Bürokratisierungs-)Effekte? Welche technologischen Entwicklungen sollten beobachtet werden? Die Ergebnisse fließen direkt in die Jahresplanung ein.

IX: Beziehe die ökologischen und sozialen Implikationen digitaler Systeme in alle Entscheidung mit ein

Digitale Technologien sind nicht klimaneutral. Insbesondere KI-Systeme verbrauchen enorme Mengen an Energie und Rechenleistung – von der Entwicklung und dem Training der Modelle bis hin zum laufenden Betrieb. Die Reflexion der ökologischen Implikationen ist relevant, da so die Werte einer Organisation (z. B. „Nachhaltigkeit“, „Gerechtigkeit“) nicht nur in der direkten sozialen Arbeit, sondern auch in der Wahl der technischen Infrastruktur sichtbar werden. Konkret gilt es …

  • …ressourcenschonende Technologien zu wählen (z. B. energieeffiziente Server, Cloud-Dienste mit grünem Strom).
  • … zu entscheiden, für welches Problem die KI-Nutzung wirklich eine Lösung ist.
  • …Transparenz zu schaffen und die ökologischen Auswirkungen digitaler Systeme offenzulegen, etwa durch CO₂-Bilanzen oder die Offenlegung des Energieverbrauchs.

Bei den sozialen Implikationen der KI-Nutzung ist insbesondere (aber nicht nur) aus Perspektive der Sozialen Arbeit daran zu denken, dass Datenarbeiter*innen – vornehmlich im globalen Süden auf Kosten ihrer mentalen Gesundheit – Content vorsortieren, damit die KI-Modelle nur auf „cleanen“ Inhalten trainiert werden können.

Praxisbeispiel

Ein konfessioneller Träger integriert ökologische Kriterien in seine IT-Beschaffungsrichtlinie: Anbieter werden nach Energieeffizienz und CO₂-Bilanz bewertet; für interne Berichte wird eine jährliche Darstellung des digitalen Energieverbrauchs eingeführt. Dies wird auch als Ausdruck des Nachhaltigkeitsleitbilds der Organisation kommuniziert.

KI und Digitalisierung in der Sozialwirtschaft: Umsetzungsimpulse für Deine Organisation

Die neun Leitorientierungen sind keine Checkliste, die einmalig abgearbeitet wird und dann ist alles gut. Sie sollen vielmehr als dauerhafte Reflexionsfolie oder Landkarte für strategische Entscheidungen dienen, woraus sich drei konkrete Handlungsfelder ergeben:

  • Schaffe Räume zum offenen Austausch über die gemeinsame Basis – beginnend mit dem „Wozu“: Was ist der professionelle Kern Deiner Einrichtung, und wie verhält er sich zu den Möglichkeiten und Risiken digitaler Technologien? Die Beantwortung dessen ist in regelmäßigen Zyklen zu wiederholen, wobei Fach- und Führungskräfte ebenso wie IT-Expert:innen und andere Stakeholder (bspw. Klient:innen, Partnerorganisationen) beteiligt werden wollte.
  • Entwickle klare organisationale Regelwerke für den Umgang mit KI: Wie sind welche Systeme zu welchem Zweck zu nutzen? Welche Entscheidungen dürfen nicht an KI delegiert werden? Welche Datenschutz- und Transparenzpflichten gelten? Diese Fragen lassen sich nicht allein technisch oder rechtlich beantworten, sondern sind ebenso organisationsethische Fragen.
  • Etabliere Formate der kontinuierlichen Reflexion wie bspw. Evaluationsschleifen, Weiterbildungsangebote mit Reflexionsanteil und eine Fehlerkultur, die digitale Transformationsprozesse als das versteht, was sie sind – lernintensive Veränderungsprozesse ohne gesicherten Ausgang.

Zusammenfassend geht’s um die Fragen: Was kann Technologie? Was wollen wir mit ihr erreichen? Und was schützen wir dabei?


Wie gestaltest Du den Umgang mit KI in Deiner Organisation? Teile Deine Erfahrungen, Kritik oder Fragen – ob als Kommentar hier oder per E-Mail. Besonders interessiert mich:

  • Welche der 9 Leitorientierungen ist für Dich am relevantesten?
  • Wo siehst Du noch blinde Flecken im Thema KI & Sozialwirtschaft?
  • Hast Du bereits gute Praxisbeispiele, die andere inspirieren könnten?

Gemeinsam können wir den Diskurs voranbringen – ich freue mich auf Deine Perspektive!


Quellen und weiterführende Literatur

  • Civic Data Lab (2024). KI in der Sozialwirtschaft – Analyse der Studie Kreidenweis/Diepold. URL: https://civic-data.de/blog/ki-sozialwirtschaft/
  • Deutscher Bildungsserver (2025). Dossier: KI und Digitalisierung in der Sozialen Arbeit. URL: https://www.bildungsserver.de/sozialpaedagogik/kuenstliche-intelligenz-ki-in-der-sozialen-arbeit-13030-de.html
  • Kreidenweis, H. & Wolff, D. (2024). IT-Report für die Sozialwirtschaft 2024. Arbeitsstelle Sozialinformatik, KU Eichstätt-Ingolstadt. URL: www.sozialinformatik.de
  • Kreidenweis, H. & Diepold, M. (2024). Studie: KI in der Sozialwirtschaft – Potenziale nutzen, Risiken erkennen. KU Eichstätt-Ingolstadt / Althammer & Kill. URL: www.althammer-kill.de/ki-studie-sozialwirtschaft
  • Linnemann, G., Löhe, J., Rottkemper, B. (Hrsg. 2025): Künstliche Intelligenz in der Sozialen Arbeit: Grundlagen für Theorie und Praxis. Weinheim: Beltz Juventa. URL: https://www.beltz.de/fachmedien/sozialpaedagogik_soziale_arbeit/produkte/details/57311-kuenstliche-intelligenz-in-der-sozialen-arbeit-grundlagen-fuer-theorie-und-praxis.html
  • Schumacher, Th. (2026): Künstliche Intelligenz – Technikverständnis und Führungsfolgen. In: Schumacher, Th. (Hrsg.): Wir haben (k)ein Umsetzungsproblem!: Gesellschaft und Organisationen zwischen struktureller Überforderung und systemischer Verantwortung. Carl Auer Verlag: Heidelberg. Kindle-Version.
  • Stieler, M., Domes, M., Burghardt, J. & Lehmann, R. (2024). KI: Innovation oder alter Wein in neuen Schläuchen? Herausforderungen und (An-)Fragen an die Soziale Arbeit als Beziehungsprofession. Sozialwissenschaftliche Literatur Rundschau, 89, S. 101–112.
  • Sozial Extra (2025). Akzeptanz von KI und organisationale Rahmenbedingungen in der Sozialen Arbeit. URL: https://link.springer.com/article/10.1007/s12054-025-00783-3

Wie KI Führung in der Sozialwirtschaft verändert – Teil 1

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Dieser Beitrag analysiert – inspiriert durch den lesenswerten Beitrag „Entscheidende KI in Führung“ von Timm Richter (hier lesen) – aus organisationstheoretischer Perspektive, wie (und warum) KI Führung in der Sozialwirtschaft verändert.

Der Fokus liegt dabei weder auf den technischen Details von KI noch auf der rein effizienzsteigernden Nutzung von KI durch Prozessautomatisierung, sondern auf den Auswirkungen der KI-Nutzung auf Entscheidungsprozesse und Organisationsstrukturen.

Und – so viel sei vorab verraten – es wird einen zweiten Beitrag geben, der sich konkreten Handlungsempfehlungen für Führungskräfte widmet.

TL;DR: KI verändert Führung in der Sozialwirtschaft nicht durch Automatisierung und Standardisierung, sondern vor allem, indem sie Entscheidungen vorstrukturiert – oft informal und ungeregelt. Weil sie wie „Personal“ wirkt (Optionen, Rahmung, Begründungen), passt sie perfekt zur dominierenden Informalität sozialer Organisationen: entlastend und sicherheitsstiftend, aber mit verschiedenen Risiken, die berücksichtigt werden müssen.

KI ist da – nur nicht offiziell

Maria, die uns durch den Beitrag begleiten wird, leitet eine Wohngruppe für junge Erwachsene. Gestern Abend um 22 Uhr kam es zu einem Vorfall, der dokumentiert werden musste. Ihre handschriftlichen Notizen waren voller Abkürzungen und Gedankensprünge. Bevor sie die Dokumentation ins System übertrug, ließ sie den Text mithilfe von ChatGPT auf ihrem privaten Smartphone „professioneller” formulieren. Zwei Minuten später hatte sie eine strukturierte Fallnotiz, die sie nur noch leicht anpassen und einfügen musste.

Ihr Kollege Thomas – auch ihn werden wir im Beitrag wieder treffen – nutzt KI anders: Er lässt sich vor schwierigen Gesprächen mit Kostenträgern Argumentationslinien vorschlagen. Die Teamleitung weiß von beidem nichts. Es gibt keine Regelung dazu. Es wurde nie besprochen.

Das ist die Realität in vielen Teams und Organisationen der Sozialwirtschaft:

KI ist längst präsent – in Form kleiner, auf den ersten Blick unspektakulärer Handgriffe (vgl. auch Löhe 2025: 160): Fallnotizen werden sprachlich geglättet, Konzeptentwürfe strukturiert, E-Mails an Kostenträger „professioneller” formuliert, Teamprotokolle zusammengefasst usw.

Dies geschieht häufig beiläufig, informal, auf privaten Endgeräten und damit in den Grauzonen der brauchbaren Illegalität. Vor allem aber passiert das, ohne dass die Organisation diese Nutzung als Teil ihrer eigenen Entscheidungsprozesse behandelt.

Warum KI kein „weiteres digitales Tool“, sondern „Personal“ ist

A propos Entscheidungen:

Organisationen können über drei Typen von Organisationsstrukturen entscheiden. Systemtheoretisch ausgedrückt sind dies die „Entscheidungsprämissen“ (hier mehr dazu):

  • Programme (unterteilt in Zweck- und Konditionalprogramme),
  • Entscheidungswege und
  • Personal.

Klar, KI kann – je nach Einsatz – alle drei Entscheidungsprämissen berühren:

  • Als Programm: Wenn KI in standardisierte Workflows eingebaut wird (z.B. Textklassifikation).
  • Als Entscheidungsweg: Wenn KI-Vorschläge formale Prozesse ersetzen („wir brauchen kein Meeting mehr, die KI hat zusammengefasst“).
  • Als Personal-Äquivalent: Wenn KI als delegationsfähige Instanz behandelt wird, die „mitdenkt und EWntscheidungen trifft“.

Interessant ist hier vor allem die Perspektive, KI nicht wie „klassische Digitalisierung“ (wie ein weiteres Dokumentationsprogramm oder eine neue Textverarbeitung) auf Ebene von Konditionalprogrammen, die nach dem Schema „Wenn – Dann” funktionieren, einzuordnen und zu behandeln, sondern KI der Entscheidungsprämisse „Personal“ zuzuordnen und „als funktional äquivalent zu einer Person“ (Richter, 2026) zu betrachten, die auf eine Stelle mit einem bestimmten Aufgabenprofil eingesetzt wird.

Das klingt erstmal komisch, wird aber greifbar, wenn man bedenkt, dass Personen in Organisationen einen großen – wenn nicht den größten – Unsicherheitsfaktor darstellen. Denn die Mitglieder von Organisationen können, müssen aber nicht, so entscheiden, wie es ihre Rolle von ihnen verlangt. Sie verfolgen eigene Interessen, bringen Inhalte ihrer anderen Rollen (bspw. als Mutter, Großvater, Vorsitzende des Kirchenchores…) und immer auch ihre eigenen Erfahrungen aus der Vergangenheit mit in die Organisation ein. Personal wird damit zu einer schwer kalkulierbaren, definitiv aber nicht „steuerbaren“ Einflussgröße.

Das ist bei KI nicht wesentlich anders, denn in beiden Fällen – bei Mitarbeitenden ebenso wie in der Nutzung von KI – werden bestimmte Aufgaben und Entscheidungen übertragen, inklusive der organisationalen Anweisung, dass Entscheidungen der Rolleninhaberin (der KI oder der Person in ihrer Rolle) zu befolgen sind.

Organisationen geben Entscheidungsspielräume, Bedarfe und Macht an eine undurchschaubare „Blackbox“ (die KI oder die Person in ihrer Rolle) – im Vertrauen darauf, dass die Blackbox gute Entscheidungen treffen wird, ohne zu wissen, wie genau sie entscheidet (vgl. Richter, 2026).

Kurz gesagt: KI ist wie eine zusätzliche Mitarbeiterin zu betrachten. Die „Kollegin KI“ (meine heißt – wenig kreativ – Chattie) macht Vorschläge, liefert Argumente und strukturiert Entscheidungen zumindest mit.

Mit dieser Perspektive – weil KI in Organisationen Anschluss findet (oder eben nicht) – verschiebt sich etwas Grundlegendes: Es sind nicht nur Arbeitsabläufe, die „anders“ werden (manchmal effizienter, manchmal effektiver, manchmal beides nicht), sondern auch die Art und Weise, wie Entscheidungen entstehen, legitimiert und Verantwortung für Entscheidungen zugerechnet wird.

Die dominierende Informalität als Strukturmerkmal von Organisationen der Sozialwirtschaft

Um die Auswirkungen der Betrachtung von KI als Personal zu verstehen, warum KI in der Sozialwirtschaft so nahtlos „einsickert” und welche Auswirkungen das auf die Führung in Organisationen der Sozialwirtschaft hat, lohnt sich ein Blick auf ein besonderes Strukturmerkmal dieses Organisationstyps.

Das Paradox: Viel Formalität, noch mehr Informalität

Bei Organisationen der Sozialwirtschaft fällt auf, dass…

  • … es umfangreiche formale Anforderungen gibt, die zum einen extern vorgegeben (Leistungsvereinbarungen, Dokumentationspflichten, Fachstandards, Auditlogiken, gesetzliche Vorgaben in den SGB) und zum anderen als „offizielle Mitgliedschaftsbedingungen“ intern gestaltet sind (formale Hierarchien, Gremienstrukturen, Regeln, Dienstanweisungen) und
  • … in der Praxis gleichzeitig die andere, die informale Seite dominiert. Das liegt insbesondere (aber nicht nur) daran, dass „die Leistungserbringung der Organisation durch jeweils individuelle, situationsspezifisch ausgerichtete und flexible sowie in Koproduktion erfolgende Handlungsweisen gewährleistet werden muss“ (Gesmann, Merchel 2021256). Entscheidungen sind damit „nur sehr begrenzt durch Konditionalprogrammierung und durch festgelegte Entscheidungswege (u. a. Hierarchie) eingrenzbar“ (ebd.). Personen brauchen Spielräume, „kurze Dienstwege“ und die pragmatische Auslegung von Vereinbarungen, um professionell arbeiten zu können. Damit werden informale Muster wichtiger als die offiziellen Regeln und Vorgaben. Außerdem werden Entscheidungen situativ und „personennah“ statt formal korrekt getroffen („Der Klaus weiß Bescheid, frag den am besten!“).

Die dominierende Informalität ist nicht nur Chaos, sondern notwendig

Die „dominierende Informalität” sollte nicht ausschließlich normativ bewertet werden („Was für ein Chaosladen – hier muss Struktur rein!”). Denn die „brauchbare Illegalität” (vgl. Kühl, 2020) ist für soziale Organisationen überlebensnotwendig.

Maria kann sich im Krisengespräch mit einem suizidgefährdeten Jugendlichen nicht erst bei drei Instanzen rückversichern, bevor sie handelt. Sie hat auch keinen standardisierten Gesprächsleitfaden, der ihr vorgibt, was, wann und wie sie etwas sagen soll. Maria agiert zu 100 % selbstbestimmt und eigenverantwortlich. Entsprechend braucht sie zwingend informelle Entscheidungs- und „nicht durch Standardisierung normierte Handlungsspielräume” (Gesmann/Merchel 2021: 28).

Mit anderen Worten kompensiert die Informalität die Unmöglichkeit, hoch komplexe, individuelle und somit nicht standardisierbare Hilfeprozesse vollständig zu standardisieren. Gerade in der „diffusen Allzuständigkeit” (vgl. Thiersch, zit. n. Hollstein-Brinkmann, 1993: 166) der Sozialen Arbeit – im Kontakt mit Menschen, in Krisen und mehrdeutigen Situationen – ist eine Formalisierung dieser Entscheidungs- und Ermessensspielräume undenkbar.

Allein die Vorstellung, Soziale Arbeit ausschließlich als „Dienst nach Vorschrift” zu betreiben, zeigt, dass damit nicht nur die Wirksamkeit, sondern auch das Überleben der Organisation gefährdet wäre.

Der Kipppunkt: Wenn Informalität in Unverbindlichkeit umschlägt

Problematisch wird es jedoch, wenn die dominierende Informalität überhandnimmt. Dies zeigt sich unter anderem darin, dass formale Entscheidungswege ignoriert und regelmäßig umgangen werden, die Verbindlichkeit im Team sinkt und notwendige organisationale Veränderungen vor allem durch „Aussitzen” beantwortet werden. Diese „Kultur der Informalität”, die als nicht formal entschiedene, aber erwartbar gewordene informale Ordnung verstanden wird, kann von Führungskräften kaum noch beeinflusst werden.

Besonders schwierig wird es, wenn dadurch das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit der Organisation schwindet und beispielsweise Kostenträger oder „die Gesellschaft” anzweifeln, dass die verwendeten Ressourcen (meist öffentliche Steuergelder) „sinnvoll” investiert sind.

Warum KI perfekt an die Informalität sozialer Organisationen anschließt

Generative KI ist – so die These des Beitrags – besonders anschlussfähig an informale Organisationspraktiken und damit auch an die skizzierte dominierende Informalität sozialer Organisationen, weil sie drei Eigenschaften vereint:

  1. Niedrige Zugangsschwelle: Sie ist schnell verfügbar, liefert sofort verwertbare Ergebnisse (wie Texte, Listen, Vorschläge…).
  2. Hohe Kontextsensitivität: Mit wenigen Stichworten wirkt die Antwort „passend“ (zumindest auf den ersten Blick)
  3. Begründungsproduktion: Die KI liefert nicht nur Resultate, sondern gleich die dazugehörige Plausibilisierung.

Damit ist die informale Nutzung von KI prädestiniert, um in Organisationen der Sozialwirtschaft „einzusickern“:

Sie passt zum „kurzen Dienstweg“, da sie nicht verlangt, dass Entscheidungsvorlagen lange Wege durch Gremien durchlaufen oder „offiziell abgesegnet“ werden müssen. Darüber hinaus unterstützt KI die pragmatische Auslegung komplexer Situationen, da sie in jeder Situation neue Formulierungen, Abwägungen und Deutungen erzeugt.

Damit geht laut einer These auch eine „gefühlte Sicherheit“ einher, die insbesondere weniger erfahrene Mitarbeitende in den hochkomplexen Alltagssituationen und der diffusen Allzuständigkeit der Sozialen Arbeit häufig vermissen.

Martina könnte vor oder sogar während des Gesprächs mit dem suizidgefährdeten Jugendlichen die KI nach Optionen fragen – und sie würde zumindest schlüssig klingende Antworten bekommen.

So kann es passieren, dass Marias KI-Nutzung schnell zum informalen Muster im Team wird: „Mach mal schnell …” oder „Da fragen wir doch schnell mal die KI!” wird zur Alltagspraxis, die von anderen Kolleg:innen nicht nur übernommen, sondern erwartet wird – ohne dass darüber gesprochen oder gar formale Entscheidungen getroffen wurden. Es entsteht eine neue, informale Erwartungsstruktur, die auf der Nutzung von KI basiert.

KI hat somit nicht nur Einfluss auf den administrativen Teil der Sozialen Arbeit, sondern zunehmend auch auf deren Kerntätigkeiten. Die Folge ist, dass sich „Fehler der KI (…) als möglicher Schaden direkt auf die Klient:innen der Sozialen Arbeit auswirken” (Löhe 2025: 161).

Dass KI perfekt an die Informalität sozialer Organisationen anschließt wird auch durch die Ergebnisse der DIGITASA-Studie (mehr Infos hier) gestützt. Demnach nutzen 29% der Befragten generative KI ( LLMs) mindestens einmal pro Woche beruflich – und je höher die Position in der Organisation, desto häufiger der Einsatz (vgl. näher Matthies et al. 2026).​ Und die Beobachtung, dass KI perfekt an die Informalität sozialer Organisationen anschließt widerspricht auch nicht den Ergebnissen einer Studie, nach der „der tatsächliche Einsatz von KI-gestützten Anwendungen (…) in der Sozialwirtschaft noch gering ausgeprägt“ (vgl. Kreidenweis/Diepold 2024:8, hier herunterladen) ist, denn: Fragen nach dem Umfang der informalen KI-Nutzung und damit Fragen nach „brauchbaren Illegalitäten“ werden kaum ehrlich beantwortet.

Wie KI Führung in Organisationen der Sozialwirtschaft verändert

Die skizzierten Entwicklungen betreffen jedoch nicht nur die Praxis „an der Basis” und damit den „diffusen Kern“ Sozialer Arbeit, sondern auch die Führung. Die Frage, wie KI die Führung in Organisationen der Sozialwirtschaft verändert, ist somit mindestens ebenso relevant.

Unter „Führung” wird hier die hochkomplexe Aufgabe der „Steuerung des Unsteuerbaren” (Wimmer, 2011) verstanden und definiert als „situativ erfolgreiche Einflussnahme in kritischen Momenten“ (Muster et al., 2020:294) definiert.

Um aber situativ erfolgreich Einfluss nehmen zu können, müssen Führungskräfte kontinuierlich die „Führungsschleife“ durchlaufen, die – leicht angepasst – aus den drei Schritten a) Beobachten, b) Bewerten und Entscheiden und c) Umsetzen besteht (vgl. Richter/Groth 2023: 22 und Gesmann, 2025:26).

Wenn – den Ausführungen von Richter/Groth (2023) folgend – Organisationen als „Netzwerke fortlaufender Entscheidungen“ definiert werden können und das Treffen von Entscheidungen eine der Hauptaufgaben von Führungskräften ist, muss genauer auf das Treffen von Entscheidungen geschaut werden. Und das ist wiederum alles andere als trivial, denn:

„Nur die Fragen, die im Prinzip unentscheidbar sind, können wir entscheiden.“ (v. Förster, 1993:73).

Das heißt, dass echte Entscheidungen, die Kreativität und Komplexität erfordern (das „Unentscheidbare“), nicht trivial berechenbar sind und gerade deshalb überhaupt entscheidbar werden und entschieden werden müssen (wenn klar ist, was richtig ist, braucht es keine Entscheidung).

Damit geht – vergleichbar zur Arbeit an der Basis der Sozialen Arbeit – eine hohe Unsicherheit einher: Entscheidungen können auch immer falsch sein.

Entsprechend ist die Erzeugung gefühlter Sicherheit in komplexen Entscheidungssituationen durch die Nutzung von KI auch für Führungskräfte hoch attraktiv ist.

Darüber hinaus erhöht die Nutzung von KI die Effizienz. Sie spart damit Zeit, die – nicht nur, aber auch – unter den Bedingungen von Fachkräftemangel sowieso extrem begrenzt ist (vgl. zu den Herausforderungen, die mit der Effizienzsteigerung von KI einhergehen die Studie hier).

Kurz gesagt dient die Nutzung von KI in Führung also der Unsicherheitsabsorption und der Effizienzsteigerung.

Das ist doch super, oder?

KI tritt in Entscheidungszusammenhänge ein

Na, nicht ganz, denn aus der Perspektive, dass Organisationen aus Entscheidungen bestehen und eine der Kernaufgaben von Führung darin besteht, Entscheidungen zu treffen, ist die wesentliche Frage, inwiefern das Treffen von in der Organisation anschlussfähigen Entscheidungen und die Entscheidungen selbst durch die Nutzung generativer KI beeinflusst werden.

Denn Entscheidungen werden – auch in Organisationen der Sozialwirtschaft – längst unter Zuhilfenahme von KI getroffen und gehen weit über eine Effizienzsteigerung hinaus (vgl. dazu auch Löhe, 2025:160). Das erzeugt jedoch verschiedene Probleme:

KI wird genutzt, um Ideen zu generieren, die als Vorentscheidungen definiert werden können. Sie legen fest, welche Optionen überhaupt zur Auswahl stehen. Die KI generiert aus einer Vielzahl möglicher Handlungsalternativen bestimmte Varianten und präsentiert sie als relevante Wahlmöglichkeiten, während andere Optionen unsichtbar bleiben oder gar nicht erst generiert werden. Diese Vorselektion bestimmt maßgeblich den Möglichkeitsraum, innerhalb dessen sich die spätere Entscheidung bewegt.

Die Auswahl der Optionen durch die KI wird darüber hinaus über Bewertungskriterien bestimmt, die definieren, was als gutes oder schlechtes Argument, als relevant oder irrelevant, als überzeugend oder schwach gilt. Diese Kriterien basieren auf den Trainingsdaten und Algorithmen des Systems. Sie können von den Prioritäten und Wertvorstellungen der menschlichen Entscheider:innen abweichen, ohne dass dies transparent wird.

Generative KI produziert zudem Textbausteine und Formulierungen, die je nach Prompt anders ausfallen und gleichzeitig die Rahmung eines Themas oder Problems bestimmen. Diese sprachliche Rahmung ist ebenfalls nicht neutral, sondern lenkt die Wahrnehmung in bestimmte Richtungen, betont bestimmte Aspekte und blendet andere aus. Die Art und Weise, wie eine zu entscheidende Situation beschrieben wird, beeinflusst maßgeblich, wie sie verstanden und bewertet wird.

Darüber hinaus nimmt das KI-System Priorisierungen vor, indem es festlegt, welche Angelegenheiten als dringend gelten und welche zurückgestellt werden können. Diese zeitliche Strukturierung und Gewichtung von Optionen, Themen, Aufgaben und Problemen hat Einfluss darauf, womit sich Entscheider:innen zuerst beschäftigen und welche Ressourcen bestimmten Themen zugewiesen werden.

Auch Risikoabschätzungen werden durch KI-Systeme generiert, die auf Basis statistischer Modelle und historischer Daten einschätzen, welche Konsequenzen aus bestimmten Handlungen folgen könnten. Diese Prognosen prägen die Risikowahrnehmung der menschlichen Entscheider:innen erheblich, obwohl sie auf Annahmen und Modellen beruhen, die möglicherweise wichtige Faktoren nicht berücksichtigen, veraltet sein können oder systematische Verzerrungen enthalten.

Schließlich liefert die KI Begründungslogiken, die erklären, warum eine Option vermeintlich besser ist als eine andere. Diese Argumentationsmuster strukturieren den darauffolgenden Rechtfertigungsdiskurs und geben vor, welche Gründe als gewichtig gelten und wie verschiedene Faktoren gegeneinander abgewogen werden sollten.

Entscheidend (höhö) ist, dass all diese Aspekte – Vorentscheidungen, Bewertungskriterien, Textbausteine, Priorisierungen, Risikoabschätzungen und Begründungslogiken – in die finale Entscheidung einfließen und diese maßgeblich prägen, ohne dass die KI offiziell als Entscheidungsinstanz auftritt.

Die Entscheidung wird zwar formal weiterhin von Menschen, in dem Fall von Führungskräften, getroffen, denen die Verantwortung für die Entscheidung zugerechnet wird. Jedoch sind die Grundlagen, auf denen die Entscheidung beruht, durch das KI-System vorstrukturiert.

Diese Form der (mindestens indirekten) Einflussnahme auf Entscheidungen ist besonders wirkmächtig, weil sie (meist) unsichtbar bleibt und die Illusion menschlicher Autonomie aufrechterhält, während faktisch bereits wesentliche Weichen durch die KI gestellt wurden.

Zusammenfassend: Künstliche Intelligenz wird in Entscheidungsprozessen eingesetzt. Und dort entfaltet sie ihre Wirkung auf subtile, aber weitreichende Weise, die häufig unterschätzt wird. Auch wenn KI-Systeme formal nicht die finale Entscheidung treffen, prägen sie den gesamten Entscheidungskontext und schaffen damit eine Realität, in der menschliche Entscheider:innen bereits in einem vorstrukturierten Rahmen agieren.

Es ist dann nicht mehr nachvollziehbar, warum genau und anhand von welchen Kriterien und Entscheidungswegen welche Entscheidungen wie getroffen wurde, wodurch die Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen sinkt.

Nachvollziehbarkeit, Vergleichbarkeit, Kriterien und nachvollziehbare Entscheidungswege sind jedoch notwendig, um organisationale Lernschleifen zu etablieren. Anders formuliert privatisiert „KI-Nutzung im Graubereich“ das Lernen: Einzelne Personen werden (vielleicht) schneller und ggf. schlauer, aber die Organisation als soziales System lernt nicht.

Der Automation Bias: Wenn Systemvorschläge einfach(er) übernommen werden

In dem skizzierten Kontext das außerdem das bekannte Phänomen des „Automation Bias“ nicht übersehen werden. Gemeint ist damit, dass eine übermäßige Nutzung und ggf. sogar Abhängigkeit von technischen Entscheidungsunterstützungssystemen zu Automatisierungsverzerrungen führt.

Der Automation Bias tritt auf, „wenn eine übermäßige Abhängigkeit von Entscheidungsunterstützungssystemen zu einer verringerten Wachsamkeit bei der Suche und Verarbeitung von Informationen führt. Das kann sowohl zu Unterlassungsfehlern (wichtige Hinweise übersehen, weil das System sie nicht hervorhebt) als auch zu aktiven Fehlern (Befolgen falscher Systemempfehlungen führen“ (Löhe: 2025:168).

Das zeigt sich am fiktiven Beispiel vonThomas, der sich von der KI bspw. Argumente für den Kostenträger zur Fortführung einer Hilfemaßnahme generieren lässt. Die KI schlägt eine bestimmte Begründungslinie vor. Thomas übernimmt sie, weil sie plausibel klingt (und er sowieso keine Zeit hat…). Er übersieht dabei aber, dass ein wichtiges Detail aus der Fallgeschichte fehlt, das die Argumentation verändern würde.

Human-in-the-loop kann zur gut gemeinten Illusion werden

Viele Organisationen reagieren mit der Formel: „Am Ende entscheidet immer ein Mensch.“ Das ist rechtlich und normativ verständlich – aber organisationspraktisch oft eine Beruhigungserzählung.

Der entscheidende Einfluss einer KI liegt nämlich bereits in der Vorstrukturierung:

  • Welche Optionen werden überhaupt sichtbar gemacht?
  • Welche Kriterien erscheinen plausibel?
  • Wie wird ein Fall gerahmt (als „Krise“ oder „normale Entwicklung“)?
  • Welche Formulierungen erzeugen welche Anschlussfähigkeit gegenüber Kostenträgern, Aufsicht, Angehörigen?

Wenn KI Führung in der Sozialwirtschaft verändert – wer trägt dann die Verantwortung?

Entscheidungen in Organisationen entstehen häufig emergent: Sie entwickeln sich aus vielen kleinen Beiträgen, Deutungen und Anschlusskommunikationen und verdichten sich zu einem Ergebnis, das im Nachhinein als „die Entscheidung“ erscheint.

Für „die Entscheidung“ muss dann – trotz aller Irrungen und Wirrungen – am Ende jemand „den Hut aufsetzen“. Kurz gesagt:

Verantwortung wird im Nachhinein zugeschrieben – meist Personen und vor allem den in der Organisation „oben aufgehängten“ Führungskräften.

Jetzt ist jedoch KI faktisch und sehr aktiv im Entscheidungsprozess beteiligt. Sie ist damit zwar als funktional äquivalent zu einer Person zu betrachten – am Ende des Tages aber nicht zurechnungsfähig im Sinne der Organisation (keine Rolle, keine Haftung).

Das erhöht die Wahrscheinlichkeit von Legitimationskonflikten: Wer trägt die Verantwortung, wenn die KI-Vorstrukturierung einen Fall in eine bestimmte und im Rückblick falsche Richtung gedrängt hat?

Beispielhaft dokumentiert Martina einen Vorfall mit KI-Unterstützung. Die KI rahmt das Verhalten eines Jugendlichen als „aggressiv“ statt „verzweifelt“. Diese Rahmung beeinflusst die Folgeentscheidungen der Teamleitung, die die Dokumentation durch KI zusammenfassen lässt („Ich hatte echt keine Zeit!“). Und dann kommt es zu Beschwerden: Wer ist verantwortlich? Die dokumentierende Person? Die KI? Die Teamleitung, die die KI ebenfalls genutzt hat?

Gerade in der Sozialwirtschaft – mit vulnerablen Nutzer:innen, hoher normativer Dichte und externem Legitimationsdruck – ist die Verantwortungszurechnung ein hoch relevantes Thema.

Professionelle Autonomie: Unterstützung oder verdeckte Standardisierung?

Noch ein abschließender Gedanke – auch wenn der Beitrag jetzt schon zu lang ist:

In der Sozialwirtschaft ist Professionalität wie oben skizziert eng an Ermessensspielräume und an die Fähigkeit gebunden, Situationen mehrperspektivisch zu deuten.

KI kann hier sehr hilfreich sein:

  • Sie entlastet bei Routinetexten.
  • Sie dokumentiert strukturierter.
  • Sie hilft bei Vorab-Recherche.
  • Sie generiert Varianten und alternative Perspektiven.

Das kann Professionalität sogar stärken, weil Zeit frei wird für den Kern Sozialer Arbeit und damit für das, was nicht delegierbar ist: Beziehungsarbeit, Intervention, Aushandlung, Verantwortungsübernahme.

Gleichzeitig lauert die Nebenfolge, dass KI informale Standards und Muster generiert. Nicht als offizielles Fachkonzept, sondern als stille Normierung über:

  • Formulierungen („so schreibt man das“)
  • Argumentationsmuster („das sind gute Gründe“)
  • Falllogiken („so deutet man diese Situation“)

Wenn sich in Teams eine Praxis etabliert, in der KI-Antworten als „gute“ Antworten gelten, kann professionelle Autonomie unbemerkt kippen: Von reflektierter Ermessensentscheidung zu „KI sagt…“

Konkret könnte in einem Team das Muster entstehen, schwierige Elterngespräche mit KI vorzubereiten. Die KI schlägt immer ähnliche Gesprächsstrukturen vor. Nach einiger Zeit werden diese Strukturen zur unausgesprochenen Norm – jedoch nicht, weil sie fachlich begründet wurden, sondern weil „es halt funktioniert“. Die ursprüngliche Vielfalt und die professionell notwendige Individualität wird unmerklich verengt.

Fazit: Die zentrale Verschiebung verstehen

KI verändert Führung in der Sozialwirtschaft nicht primär, indem sie Führung ersetzt. Sie verändert Führung – insbesondere, indem sie in Entscheidungsprozesse als Einflüsterungsstruktur mit Vorstrukturierungsmacht eintritt. Das gilt für alle Organisationen. Unter Berücksichtigung der Ausführungen zu den Besonderheiten von Organisationen der Sozialwirtschaft (vgl. ausführlich Gesmann, Merchel 2021:49ff) und vor allem der „dominierenden Informalität“ ist die informale KI-Nutzung jedoch besonders anschlussfähig mit der Gefahr, dass sie bestehende Informalität verstärkt (und damit den Kipppunkt zur Unverbindlichkeit näher bringt), neue Legitimationskonflikte erzeugt (weil Verantwortungszurechnung komplizierter wird und KI nicht zurechnungsfähig ist) und notwendige professionelle Autonomie ambivalent beeinflusst (gleichzeitig unterstützend und standardisierend).

Wichtig ist damit, KI nicht unreflektiert als „neues, digitales Tool“ zu betrachten. Das führt zu Nebenfolgen. Diesen kann begegnet werden, wenn KI als „Personal“ und damit als Teil von Entscheidungsprozessen und Organisationsstrukturen betrachtet wird.


Wie angedroht geht’s im noch zu erstellenden zweiten Teil dieses Beitrags um die praktische Frage: Wie können Führungskräfte mit dieser Verschiebung konkret umgehen?


Quellen:

  • Foerster, H. von (1993): KybernEthik. Berlin: Merve.
  • Gesmann, S.; Merchel, J. (2021): Systemisches Management in Organisationen der Sozialen Arbeit. Handbuch für Studium und Praxis. Heidelberg.
  • Gesmann, S. (2025): Systemisches Führen – Perspektiverweiterung im Sozialmanagement. In: SOZIALWIRTSCHAFT 5/2025. S. 25 – 28.
  • Kühl, S. (2020): Brauchbare Illegalität. Vom Nutzen des Regelbruchs in Organisationen. Campus Verlag.
  • Kreidenweis, H., Diepholz, M. (2024): Studie. Künstliche Intelligenz in der Sozialwirt
    schaft. Forschungsbericht. Hannover: Althammer & Kill.
  • Löhe, J. (2025): Mensch, Maschine und Management: KI im Spannungsfeld von Sozialarbeit und Sozialmanagement. In: Linnemann, G., Löhe, J., Rottkemper, B. (Hrsg.): Künstliche Intelligenz in der Sozialen Arbeit: Grundlagen für Theorie und Praxis. Weinheim: Beltz Verlagsgruppe. S. 156 – 173.
  • Matthies, A., Sailer, J., Tetens, J., Wahren, J. (2026): Large Language Models in der Sozialen Arbeit. Nutzung, Perspektiven und Rahmenbedingungen – Ergebnisse der DIGITASA-Befragung 2025. In: Deutscher Verein für öffentliche und private Fürsorge e.V. (Hg.), NDV – Nachrichtendienst 01/2026 (2026), Lambertus Verlag, Freiburg. S. 09 – 13.
  • Muster, J.; Büchner, S., Hoebel, T.; Koepp, T. (2020): Führung als erfolgreiche Einflussnahme in kritischen Momenten. In: Barthel, Chr. (Hrsg.): Managementmoden in der Verwaltung. Sinn und Unsinn. Wiesbaden. S. 285–306.
  • Richter, T., Groth, T. (2023): Wirksam führen mit Systemtheorie: Kernideen für die Praxis. Heidelberg.
  • Richter, T. (2025): Entscheidende KI in Führung. URL: https://www.simon-weber.de/blog/entscheidende-ki-in-fuehrung/
  • Wimmer, R. (2011): Die Steuerung des Unsteuerbaren. In: Pörksen B. (Hrsg.): Schlüsselwerke des Konstruktivismus. Wiesbaden: Verlag für Sozialwissenschaften. S. 520–547.

Systemeversagen, oder: Ein Blick vom Beckenrand auf brüchige Kopplungen in der Sozialen Arbeit

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Als eine Art Präambel schicke ich dem Beitrag eine Warnung vorweg: Er passt nicht in die Kategorie „Blogbeitrag“, denn ich liefere keine einfachen „Handlungsschritte“. Vermutlich entspricht er auch nicht der Logik von Beiträgen, die „schnell und gut“ gefunden werden, sei es durch Suchmaschinen oder KI. Außerdem ist der Beitrag bewusst ausführlich, wahrscheinlich sogar zu ausführlich. Er ist eher eine Standortbestimmung als eine Checkliste und somit die Verschriftlichung meiner „Beobachtungen vom Beckenrand“. Mit diesen möchte ich selbst reflektieren und einen Dialog ohne vorschnelle Vereinfachungen ermöglichen. Der Beitrag verfolgt die These, dass zunehmende Krisenerfahrungen in Organisationen der Sozialen Arbeit nicht auf das Versagen einzelner Akteure – ob Menschen oder Organisationen – zurückzuführen sind, sondern vielmehr Ausdruck dauerhaft überlasteter und damit zunehmend brüchiger Kopplungen in der Sozialen Arbeit zwischen nicht mehr funktionierenden Kostenträgern und den ebenfalls hoch belasteten Leistungserbringern sind, die von den Kostenträgern abhängig sind.

Konkret habe ich vor Kurzem mit der Geschäftsführung eines großen Jugendhilfeträgers gesprochen. Im Gespräch wurde deutlich, dass sie zunehmend feststellen, dass die Regelsysteme des kommunalen Trägers nicht mehr so stabil aufgestellt sind, wie man es aus der Vergangenheit gewohnt war. Ein Symptom dafür sei beispielsweise, dass es vermehrt zu längerfristigen Nicht-Erreichbarkeiten bei öffentlichen Stellen, beispielsweise beim ASD, komme, wodurch Fallzuständigkeiten unklar blieben. Und selbst wenn Stellen besetzt sind, handelt es sich oft nur um kurzfristige Besetzungen oder um Berufsanfänger:innen.

Das Ganze führt in der fallabhängigen sowie in der fallunabhängigen Arbeit nachvollziehbar zu erheblichen Schwierigkeiten und Unsicherheiten.

Aus meiner Sicht ist das kein Einzelfall. Auch andere Institutionen und Organisationen sehen sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert, die das Sozialwesen insgesamt an die Grenze der Funktionsfähigkeit führen.

Klingt dramatisch? Ist es auch. Am Schluss versuche ich deswegen, etwas optimistisch ein paar Hebel in den Blick zu nehmen, was doch getan werden könnte.

Aber der Reihe nach…

Systemeversagen allerorten

Ab und zu schreibe ich ja Beiträge, die eher einem Blick in die Glaskugel gleichen und in denen es um die Zukunft der Sozialen Arbeit geht (bspw. hier). Dass ich jedoch einmal einen Beitrag zur Zukunft der Sozialen Arbeit mit den technischen Details von Militärfahrzeugen beginnen würde, hätte ich auch nicht gedacht:

Der Blick darauf, dass die Bundeswehr seit Jahren versucht, Soldaten, Fahrzeuge und Waffensysteme digital miteinander zu vernetzen, zwei Techniker aber 400 Stunden für den Einbau eines Funkgeräts in einen einzigen Panzer brauchen und das Funkgerät aufgrund von Softwareproblemen dann trotzdem nicht funktioniert, lässt Fragen aufkommen:

  • Warum wurden Funkgeräte gekauft, die sich technisch kaum oder nur mit riesigem Aufwand in die Fahrzeuge integrieren lassen?
  • Warum sind die Softwareprobleme – wenn es um Digitalfunk geht – nicht vorher aufgefallen?
  • Ich bin ja (aus Gründen) ein Freund externer Beratung, aber: Wer genau bekommt wofür genau die zusätzlichen 156 Millionen Euro, die das Verteidigungsministerium für externe Unterstützung ausgeben will, um die Probleme mit dem Digitalfunk in den Griff zu bekommen?

Was hat das mit der Zukunft der Sozialen Arbeit zu tun?

Meiner Meinung nach liegen die Probleme der Bundeswehr in einer Fülle von Regelungen, Gesetzen, bürokratischen Hürden und nicht funktionierenden Kooperationen verschiedener Bereiche innerhalb und außerhalb der Bundeswehr, die eigentlich zusammenarbeiten müssten. Ebenso zerklüftet wie die Bundeswehr ist laut Georg Cremer der Sozialstaat:

„Für jede Leistung ist, überspitzt gesagt, eine andere Behörde zuständig. Und wenn dann Leistungen gegenseitig angerechnet werden müssen, wird es kompliziert. Wenn etwa Menschen nicht wissen, wer für ihr Anliegen zuständig ist, Antragsverfahren sie überfordern oder die Abklärung von Zuständigkeiten die Hilfe verzögert” (ZEIT Nr. 47/2025, 4. November 2025).

Das Ganze wird noch anschaulicher, wenn das ifo Institut den Versuch der Quantifizierung aller Sozialleistungen im „Haus der sozialen Hilfe und Förderung“ mit Asterix und Obelix auf der Suche nach Passierschein A38 im „Haus, das Verrückte macht“ vergleichen (hier). Das ifo Institut hat 502 Sozialleistungen identifiziert und versucht, daraus einen gesetzesübergreifenden Überblick zu generieren, betonen aber, dass nicht gewährleistet werden kann, dass diese Liste abschließend und vollständig ist: “Es ist durchaus möglich, dass bestimmte Leistungen übersehen wurden.”

Wortwörtlich „unfassbar“, oder?

Das Unfassbare führt in der Bevölkerung zu dem Gefühl, dass „irgendetwas nicht mehr funktioniert“. Dieses Gefühl erklärt auch die Aussage von Harald Welzer, dass das Chaos bei der Deutschen Bahn mehr Schaden an der Demokratie angerichtet hat als echte Demokratiefeinde (00:01:12).

In der Gesellschaft kommt das Gefühl auf, dass Systeme nicht mehr funktionieren, was auch von Aladin El-Mafaalani hier im Podcast auf den Punkt gebracht wird mit der Aussage, dass „alle Systeme, alle (…) Veränderungen vornehmen” müssen (02:11:49).

Die Menschen haben das Gefühl, dass diejenigen, die dafür verantwortlich sind, es auch nicht in den Griff bekommen. Also werden Idioten gewählt, die einfache, aber immer falsche Antworten auf komplexe Fragen liefern!

Und ähnlich ist es mit einem etwas spezifischeren Blick auf die Gesundheits- und Sozialwirtschaft. Hier sei einführend nur auf den Artikel in der Zeit (50/2025) verwiesen, der unter dem großartigen Titel „Essen ist fertig“ die finanziellen Herausforderungen der Stadt Essen darlegt und auf ein Transparenzproblem verweist: „Die Kämmerer müssen zwar die Höhe der Ausgaben fürs Jugendamt einplanen, wissen aber nicht genau, was die Sozialarbeiter damit tun wollen. Doch die finanzielle Not, in der Städte und Gemeinden gerade sind, sei noch größer: Denn während die Kommunen sich schon lange über ihre Unterfinanzierung beschweren, fehlt jetzt auch Bund und Ländern das Geld.“

Anstatt aber auf einzelne Player, auf Einrichtungen, Jugendämter oder auf einzelne Organisationen der Sozialwirtschaft zu blicken, erweitere ich den Problemfokus und versuche, das Ganze in den Blick zu nehmen.

Einzelsystembetrachtungen

Die einleitenden Ausführungen richten den Blick stets nur auf ein einzelnes System, beispielsweise die Bundeswehr, die Sozialgesetzgebung oder die Bahn. Gleiches gilt meist auch für Berichte über Organisationen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft.

Die Pflegeeinrichtungen stehen vor dem Zusammenbruch. Die Jugendämter stehen vor dem Kollaps. Die Einrichtungen der Jugendhilfe kommen mit einem zunehmend schwierigeren Klientel nicht mehr zurecht und so weiter.

Es wird jeweils nur ein soziales System bzw. eine Organisation in den Blick genommen. Das reduziert Komplexität und es ist journalistisch einfacher aufzubereiten mit Überschriften wie „Jugendämter in Not: Kinder in Gefahr?” (hier) oder „Altwerden unbezahlbar: Die Pflege vor dem Kollaps“ (hier).

Katastrophen – hier und da. Und ja, ein großer Teil meiner Arbeit beschäftigt sich mit dem Versuch, die Katastrophen in den jeweiligen Organisationen abzuwenden, neue Lösungen zu suchen und zu versuchen, die real existierenden Probleme zu verringern.

Genauso zeigt der Blick in die jeweiligen Organisationen aber, dass dort Tag für Tag alles dafür getan wird, deren Überleben sicherzustellen. Das gelingt unter den herausfordernden Bedingungen der Sozialwirtschaft häufig (und nicht erst seit gestern) durch mehr oder weniger „brauchbare Illegalitäten“ (vgl. ausführlich Kühl, 2020), also durch das bewusste Abweichen von den formalen Strukturen.

Dieses Abweichen ist für das Funktionieren sozialer Organisationen hoch funktional und damit eben brauchbar illegal (vgl. spezifisch für Organisationen der Sozialwirtschaft Epe, 2022).

Ein Blick in die jeweiligen Organisationen zeigt außerdem, dass die Funktionsfähigkeit gerade dann, wenn die formalen Strukturen an ihre Belastungsgrenze kommen, über Personen aufrechterhalten wird. Mitarbeitende machen Überstunden, entscheiden individuell, was nicht mehr getan werden kann, oder nehmen im Extremfall Kinder, die von Kindeswohlgefährdung bedroht sind, mit zu sich nach Hause.

Der These des Beitrags folgend will ich hier aber einmal herauszoomen und nicht einzelne Player, sondern das Gesamtsystem Soziale Arbeit und die Kopplungen zwischen den Playern betrachten.

Den Problemfokus erweitern, oder: das Gesamtsystem Soziale Arbeit

Erst mit dem Herauszoomen wird es richtig komplex. Denn dann kommt das sozialwirtschaftliche Dreiecksverhältnis zwischen Kostenträger, Leistungserbringer und Leistungsberechtigten ins Spiel. Kurz zur Wiederholung:

  • Kostenträger sind die Institutionen, die die finanziellen Ressourcen für die Erbringung sozialer Dienstleistungen bereitstellen. Neben Sozialämtern, Kranken- und Pflegekassen oder der Bundesagentur für Arbeit können auch Stiftungen oder andere Finanzierungsquellen als Kostenträger definiert werden. Die Kostenträger legen die Rahmenbedingungen fest, unter denen soziale Dienstleistungen erbracht werden. Dazu gehören die Art und der Umfang der Leistungen, die Zielgruppen und die verfügbaren finanziellen Mittel.
  • Leistungserbringer sind Personen oder Organisationen der Sozialen Arbeit, die die tatsächlichen sozialen Dienstleistungen erbringen. Dazu zählen staatliche Behörden (beispielsweise Jugendämter), hauptsächlich aber die freien Träger der Sozialwirtschaft (private, freigemeinnützige Träger, privatfreiberufliche Anbieter und privatgewerbliche Anbieter). Die Leistungserbringer arbeiten gemäß den gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien der Kostenträger, um die auf sozialpolitischen Entscheidungen basierenden Dienstleistungen zu erbringen. Die Existenz von Organisationen der Sozialen Arbeit ist somit von diesen Entscheidungen abhängig – „und dies sowohl hinsichtlich der elementaren Existenzmöglichkeiten (Finanzierung) als auch hinsichtlich der politisch gesetzten Bedingungen für die Leistungserbringung“ (Gesmann, Merchel, 2021:33).
  • Zu nennen sind schließlich die Leistungsberechtigten, also die Klient:innen, Nutzer:innen oder Empfänger:innen sozialer Dienstleistungen – die Personen oder Gruppen, die die sozialen Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Sie haben das Recht auf Zugang zu den von den Kostenträgern finanzierten und von den Leistungserbringern bereitgestellten sozialen Dienstleistungen. Sie können (und werden zunehmend – beispielsweise beim BTHG) in den Entscheidungsprozess über die Art und den Umfang der Unterstützung einbezogen werden.

Die Betrachtung der einzelnen Ecken des Dreiecks ist nachvollziehbar. Es wird jedoch erst interessant, wenn die Perspektive auf das „Dazwischen“ verändert wird, auf die strukturellen Kopplungen der Klient:innen mit den Leistungserbringern, vor allem aber auf die strukturellen Kopplungen der Leistungserbringer mit den Kostenträgern.

Mit struktureller Kopplung ist gemeint, dass sich das beobachtete System „auf Dauer auf einige Ereignisse in seiner Umwelt (z. B. auf Leistungen anderer Systeme in seiner Umwelt) einstellt und seine eigene Struktur daran ausrichtet“ (Hoegl, F., 2022, S. 262). Registriert ein System also ein für es irritationsrelevantes Ereignis in einem gekoppelten System, wird mit systemspezifischer Formenbildung darauf reagiert: „Geschieht Relevantes dort, geschieht auch etwas hier und umgekehrt“ (ebd.).

Die Kopplungen zwischen den hier betrachteten Ecken des sozialwirtschaftlichen Dreiecks lassen sich als enorm feste Kopplungen, besser sogar als Abhängigkeiten bezeichnen:

Organisationen der Sozialwirtschaft sind von relevanten Ereignissen bei den Kostenträgern abhängig, ebenso wie Klient:innen von Ereignissen bei den Leistungserbringern abhängig sind. Sie können nicht nur, sondern müssen kooperieren.

Einrichtungen der stationären Jugendhilfe müssen beispielsweise mit Jugendämtern kooperieren, da sie von deren Entscheidungen abhängig sind, die Kosten für die Unterbringung eines Jugendlichen zu übernehmen. Genauso erfordern dringende Fälle schnelle Absprachen zwischen Jugendamt und Einrichtung. Noch deutlicher wird die Notwendigkeit der Kooperation, wenn die Aufgaben des Allgemeinen Sozialen Dienstes (ASD) betrachtet werden:

Der ASD ist „verantwortlich für die Gestaltung einer sachgerechten Jugendhilfeinfrastruktur und die Implementierung einer zielorientierten und funktionierenden Steuerung von Kooperationsbeziehungen/professionellen Netzwerken sowie das Management der Schnittstellen in den Bereichen Prävention, Hilfe und Kontrolle bei Erziehungsproblemen und Kindeswohlgefährdung zu den Trägern der freien Jugendhilfe sowie zur Schule, zum Gesundheitswesen und zur Bundesagentur für Arbeit” (hier). Ebenso deutlich wird die Notwendigkeit der Kooperation bei der wirtschaftlichen Jugendhilfe. Als Fachdienst im Jugendamt ist sie für die Bereitstellung der finanziellen Mittel für den jeweils festgestellten Jugendhilfebedarf nach dem SGB VIII sowie für die Steuerung der verwaltungstechnischen Abläufe im Rahmen der Hilfegewährung fachlich und rechtlich zuständig, wie es hier heißt.

Mit anderen Worten:

Um ihr Überleben zu sichern, sind Einrichtungen der Jugendhilfe auf eine gelingende Kooperation angewiesen und somit vom Funktionieren der Jugendämter abhängig. Gleiches gilt für stationäre Altenhilfeeinrichtungen, die auf eine gelingende Kooperation mit den Pflegekassen angewiesen sind. Auch Einrichtungen der Eingliederungshilfe sind auf gelingende Kooperation angewiesen, da sie von den jeweiligen Trägern der Eingliederungshilfe abhängig sind.

Und gleichzeitig sind die Kostenträger von funktionierenden Leistungserbringern abhängig, da die Kostenträger die Leistungen nicht selbst erbringen können. Um im Beispiel zu bleiben kann das Jugendamt das Kindeswohl nur schützen, wenn es Einrichtungen gibt, die Kinder in Obhut nehmen oder in denen Jugendliche stationär untergebracht werden können. Kurz:

Beide Player müssen miteinander kooperieren.

Zur Unwahrscheinlichkeit gelingender Kooperation

Der zunächst allgemeine Blick auf Kooperation zeigt jedoch, dass Kooperation grundsätzlich unwahrscheinlich ist, wie Stefan Gesmann hier im Vortrag „Das Jugendamt (bzw. der ASD) und seine Kooperationspartner aus systemischer Perspektive“ (o.J., Folie 2) als These einführt.

Gesmann begründet die Unwahrscheinlichkeit gelingender Kooperation zusammenfassend wie folgt (ebd., Folie 31):

  • „Kooperationssysteme sind soziale Systeme und damit Kommunikationssysteme.
  • Damit der Prozess der Autopoiese im „Gang“ bleibt, müssen sich Kooperationssysteme abgrenzen. Zudem sind sie zwecks Reduktion von Komplexität auf Kommunikationsmuster angewiesen.
  • Die Etablierung von Kommunikationsmustern (und damit das Gelingen von Kommunikation) wird in Kooperationssystemen erschwert durch
    • tendenziell eher lose Kopplung von Aktionen und Akteuren,
    • die sehr unterschiedlichen „Eigenlogiken“ (…) [der kooperierenden Systeme],
    • das Fehlen des Mediums Macht als regulierende Größe,
    • die sich nur schwerfällig entwickelnden informalen Spielregeln (Kopplung erfolgt nur temporär + Personen wechseln),
    • die zahlreichen Irritationen, die im Zuge der nötigen Rückkopplungsschleifen entstehen.“

Bei „Kooperationsnotwendigkeiten“ bzw. Abhängigkeiten, wie sie im Verhältnis der Leistungserbringer zu den Kostenträgern bestehen, treffen alle genannten Punkte ebenfalls zu. Die ohnehin unwahrscheinliche Kooperation wird jedoch noch unwahrscheinlicher bzw. funktioniert nicht mehr, wenn ein Kooperationssystem (in diesem Fall die Kostenträger) die Kooperation aufgrund fehlender oder ständig wechselnder Mitarbeitender nicht mehr aufrechterhalten kann.

Hinter den brüchigen Kopplungen in der Sozialen Arbeit: Ein strukturelles Phänomen

Die beobachtbaren Instabilitäten sind, wie die Ausführungen zeigen, systemweite, strukturelle Phänomene und Symptome überlasteter und sich grundlegend verändernder Systeme.

Deutlich wird, dass Organisationen – und damit Leistungserbringer ebenso wie Kostenträger – keine statischen Gebilde sind, sondern lebendige, soziale Systeme. Sie reagieren kontinuierlich auf Veränderungen in ihren jeweiligen Umwelten, um ihr Überleben zu sichern.

Verschieben sich die Rahmenbedingungen – beispielsweise durch demografischen Wandel, Fachkräftemangel, veränderte Fallkonstellationen, zunehmende Komplexität der Aufgaben, politische Sparvorgaben oder gesetzliche Änderungen mit dahinter schlummernden Bürokratiemonstern –, versuchen Organisationen zunächst, dies durch interne Anpassungen zu kompensieren. Wie oben bereits angedeutet, übernehmen Personen und Teams zusätzliche Aufgaben, straffen Prozesse, setzen Prioritäten neu usw.

Solange die Kompensationsfähigkeit und damit die Belastbarkeit noch ausreicht, bleibt das System nach außen hin funktionsfähig. Doch die Anpassungsstrategie hat Grenzen.

Mit zunehmender Belastung werden die – in Organisationen der Sozialwirtschaft ohnehin kaum vorhandenen – Puffer (Slack Resources) aufgebraucht, Redundanzen verschwinden und die Anpassungsfähigkeit nimmt ab. Was früher flexibel aufgefangen werden konnte, führt nun zu Verzögerungen und Ausfällen. Das System gerät an den Rand seiner Funktionsfähigkeit – oder sogar darüber hinaus. Die sichtbaren Symptome wie Nicht-Erreichbarkeit, unklare Zuständigkeiten, Personalfluktuation und Verzögerungen sind Ausdruck dieses Erschöpfungszustandes.

Entscheidend ist jedoch das Verständnis, dass die Probleme nicht am „Versagen“ einzelner Personen liegen, sondern an den Verhältnissen, unter denen diese agieren müssen.

Kurzfristige Appelle an „bessere Erreichbarkeit” oder die Forderung nach „besserer Bezahlung” mögen nachvollziehbar sein, greifen aber zu kurz. Sie behandeln Symptome, ohne die zugrunde liegenden Strukturprobleme zu adressieren.

Selbst kurzfristig mehr Personal – wo auch immer dieses herkommen soll – hilft wenig, wenn die Fluktuation hoch bleibt, die Einarbeitung in die hochkomplexen Arbeitsfelder unzureichend ist und sich die Systemüberlastung damit einfach auf eine größere Zahl von Personen verteilt.

Sieben Hebel, oder: Brüchige Kopplungen in der Sozialen Arbeit handlungsfähig gestalten

Wie oben bereits geschrieben, soll der Beitrag meine Beobachtungen widerspiegeln und keine „Rezepte“ liefern. Problembeschreibungen sind gut und wichtig. Ich bin auch kein Freund davon, immer und unmittelbar „lösungsorientiert“ zu agieren, sondern möchte zunächst die Probleme verstehen.

Das sollte mit den vorherigen Ausführungen aber geschehen sein. Die darauffolgende Frage lautet:

Wie können die Beteiligten – Leistungserbringer auf der einen und Kostenträger auf der anderen Seite – ihre Handlungsfähigkeit bewahren, wenn notwendige Kopplungen zunehmend brüchig werden?

Antwortmöglichkeiten liegen sicher nicht in einer noch stärkeren Kompensation durch die ohnehin enorm belasteten Mitarbeitenden, sondern in der bewussten Gestaltung der Rahmenbedingungen. Mit den folgenden sieben „Hebeln” versuche ich, einen Orientierungsrahmen dafür zu skizzieren:

Hebel 1: Systemgrenzen klären – Verantwortung bewusst definieren

Der erste Schritt ist die Klärung der Systemgrenzen. Die Beteiligten – Leistungserbringer ebenso wie Kostenträger – müssen sich deutlicher als bislang bewusst machen, was zu ihrem Auftrag gehört und was nicht, und dies aktiv definieren. Dadurch wird die jeweilige Verantwortung der Organisation klarer. Das klingt zunächst simpel, ist in der Praxis jedoch nicht nur komplex, sondern auch emotional aufgeladen.

In vielen Organisationen der Jugendhilfe (um ein Beispiel herauszugreifen) gibt es beispielsweise eine ausgeprägte Kultur des „Auffangens von allen”.

Diese Haltung ist grundsätzlich wertvoll. Sie entspringt der professionellen Identität der Menschen in der Sozialen Arbeit, die tief verankert ist und Gott sei Dank „helfen wollen”. Sie ist damit Ausdruck der Verantwortung der Mitarbeitenden gegenüber der jeweiligen Klientel – im Beispiel gegenüber den Kindern und Jugendlichen.

Wenn diese „organisationale Grundhaltung” jedoch dazu führt, dass systematisch Aufgaben übernommen werden, die eigentlich in der Verantwortung anderer Systempartner liegen, wird sie aus Perspektive der Organisationen dysfunktional und aus Perspektive der Mitarbeitenden ungesund. Nicht umsonst sind die Burnout-Raten in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft extrem hoch (und weiter steigend).

Ein praktisches Beispiel: Ein Träger der Jugendhilfe stellt fest, dass sich Hilfeplanverfahren massiv verzögern, weil der ASD überlastet ist. Die Fachkräfte beginnen, die Koordination zu übernehmen, Termine vorzubereiten und Protokolle zu schreiben – Aufgaben, die formal beim Kostenträger liegen.

Kurzfristig funktioniert das System besser. Mittelfristig führt die Zuständigkeitsverschiebung jedoch zu einem neuen Muster und damit zur neuen Normalität. Langfristig hat der Leistungserbringer zusätzliche Aufgaben informell und dauerhaft übernommen, ohne dass dies reflektiert, vereinbart oder finanziert wurde.

Systemgrenzen zu klären bedeutet nicht, sich zu verweigern oder bestehende Verantwortung abzulehnen. Es bedeutet vielmehr, bewusst zu entscheiden, welche zusätzlichen Aufgaben temporär übernommen werden können, ohne die Kernaufgaben zu gefährden und/oder die Mitarbeitenden zu überlasten. Diese Entscheidungen müssen transparent kommuniziert werden: gegenüber den Mitarbeitenden, gegenüber dem Kostenträger und gegenüber den Adressaten der Hilfe.

Ein Instrument kann dabei eine systematische „Aufgaben-Inventur“ sein:

  • Welche Tätigkeiten führen wir aktuell aus?
  • Welche davon gehören zu unserem vereinbarten Auftrag?
  • Welche sind Kompensationsleistungen für Systemausfälle?

Ziel ist, Klarheit zu schaffen, sich bewusst werden über Verantwortlichkeiten und die Grundlage für bewusste Entscheidungen zu bilden, anstatt in eine schleichende Überlastung zu laufen.

Hebel 2: Irritationen deuten – Probleme als Signale verstehen

Wenn selbst dort, wo „früher” brauchbare Illegalitäten stabilisiert haben, Abläufe nicht mehr funktionieren, liegt die naheliegende Interpretation nahe:

Es gibt ein Problem, das gelöst werden muss!

Fraglich ist jedoch, ob das offensichtlich wahrgenommene Problem nicht nur ein Symptom für „echte” Probleme dahinter ist. Die unmittelbaren Störungen und Probleme sind häufig Signale für tieferliegende Veränderungsnotwendigkeiten im jeweiligen System.

So signalisiert die wiederholte Nicht-Erreichbarkeit einer bestimmten Stelle beim Kostenträger beispielsweise möglicherweise keine individuelle Überlastung, sondern eine strukturelle Unterbesetzung. Daneben kann ein Problem auch in der Fehlbesetzung von Stellen liegen, was zu Überforderung und in der Folge zu häufigem Personalwechsel führt. Anstatt offene Stellen nur schnell nachzubesetzen, sollte man sich daher fragen, wie eine langfristige Kopplung von Person und Organisation wahrscheinlicher werden kann. Geht es um das Onboarding, die Arbeitsplatzattraktivität oder um unklare Zuständigkeiten, die mit Rollenkonflikten einhergehen?

Diese Signale wahrzunehmen und zu hinterfragen, bedeutet, einen Schritt zurückzutreten, zu beobachten und zu fragen:

  • Was sagt das Problem über das System?

Anstatt frustriert zu sein, dass „der ASD schon wieder nicht reagiert“, lohnt es sich, folgende Fragen zu stellen: Was könnte die wiederkehrende Nicht-Reaktion über die aktuelle Situation und die aktuellen Herausforderungen des ASD aussagen? Welche Rückschlüsse können wir daraus für unsere eigene Strategie und Arbeitsweise ziehen?

Diese Beobachtung 2. Ordnung oder – mit anderen Worten – die Beobachtung der eigenen Beobachtungen (hier mehr dazu) verändert die Position der Organisation fundamental und eröffnet Möglichkeiten:

Aus passiv Betroffenen werden aktive Beobachter der Beobachtungen. Daraus lassen sich Muster erkennen und in veränderte Handlungsstrategien übersetzen.

Ein Leistungserbringer, der erkennt, dass die Instabilität beim öffentlichen Träger strukturell bedingt und mittelfristig anhaltend ist, wird andere Entscheidungen treffen als einer, der von temporären Ausnahmesituationen ausgeht.

Noch konkreter können regelmäßige Reflexionsrunden im Leitungsteam durchgeführt werden, in denen nicht nur über einzelne Problemfälle, sondern auch über beobachtbare Muster in der eigenen Organisation sowie beim Kostenträger gesprochen wird:

  • Welche Irritationen treten wiederkehrend auf?
  • Was könnten sie signalisieren?
  • Welche Hypothesen haben wir über die Systemdynamiken?

Diese Deutungsarbeit ist anspruchsvoll und erfordert Raum, Zeit und eine Kultur, in der Unsicherheit und Nicht-Wissen artikuliert werden dürfen.

Hebel 3: Kooperationen neu strukturieren – tragfähige Kontaktarchitekturen schaffen

Wie oben ausgeführt, ist eine Kooperation unwahrscheinlich. Wenn dann auch noch einzelne Ansprechpersonen auf Seiten der Kooperationspartner nicht mehr verlässlich erreichbar sind, ist es nicht hilfreich, die bisherigen Kommunikationswege intensiver zu nutzen. Stattdessen sind neue Kooperationsstrukturen zu gestalten, um wieder tragfähige Kontaktarchitekturen zu etablieren, die auch unter instabilen Bedingungen funktionieren.

Dies kann konkret die Abkehr vom Prinzip der Einzelfallsteuerung zugunsten strukturierter Austauschformate bedeuten. Anstatt bei jedem Anliegen die individuelle Zuständigkeit zu klären, können beispielsweise wenige, dafür aber feste Jour-Fixe-Termine mit dem Kooperationspartner etabliert werden, in denen verschiedene Fälle gebündelt besprochen werden. Dadurch kann die Zahl der Kontaktversuche reduziert und die Wahrscheinlichkeit erhöht werden, tatsächlich ins Gespräch zu kommen und gemeinsame Entscheidungen zu treffen.

Denkbar ist auch die Bildung von „Kooperationstandems“, bei denen je zwei Personen auf Träger- und Leistungserbringerseite füreinander die primären Ansprechpartner sind – mit klarer Vertretungsregelung. Dies schafft Redundanz und verhindert, dass Personalwechsel oder Urlaub zum unmittelbaren Kommunikationsausfall führen.

Zu betonen ist, dass neue Strukturen nicht automatisch zu mehr Bürokratie führen müssen. Im Gegenteil können klare, ritualisierte Austauschformate oft effizienter sein als der scheiternde Versuch, die formal richtige Ansprechperson bzw. dauerhafte, aber ebenfalls nicht mehr verlässlich funktionierende Umwege zu finden. Entscheidend ist dabei, dass die neuen Strukturen gemeinsam mit den Kooperationspartnern (also von Kostenträger und Leistungserbringer) vereinbart und nicht einseitig eingefordert werden. Es ist notwendig, in den Dialog zu treten und zu klären, welche Formate für beide Seiten tragfähig sind.

Manche Organisationen und vor allem die Mitarbeitenden in den Organisationen der Sozialwirtschaft haben auch gute Erfahrungen mit „Eskalationspfaden“ gemacht. Gemeint sind damit klar definierte Wege, wie vorgegangen wird, wenn reguläre Kommunikationswege nicht mehr funktionieren:

  • Wer wird informiert?
  • In welchem Zeitraum?

Dies nimmt Druck aus komplexen, akuten Situationen und gibt den Mitarbeitenden Orientierung und Handlungssicherheit.

Hebel 4: Selbstbestimmt agierende Teamarbeit stärken – interne Routinen und Entscheidungsstrukturen festigen

Je instabiler das Umfeld und die Funktionsfähigkeit der Leistungserbringer ist, desto wichtiger wird die interne Stabilität. Organisationen, die klare Regeln, Prozesse, Routinen und Entscheidungswege (und damit Rollen und Zuständigkeiten) haben, können äußere Turbulenzen besser abfedern als solche, deren interne Ordnung diffus ist.

In diesem Kontext bedeutet es zunächst, selbstbestimmt agierende Teamarbeit zu stärken, indem interne Entscheidungskompetenzen geklärt und – sofern notwendig – erweitert werden:

  • Welche Entscheidungen können und sollen in der Organisation selbst getroffen werden, ohne auf externe Rückmeldungen warten zu müssen?

Dies kann die Handlungsfähigkeit erheblich steigern und Abhängigkeiten verringern.

Es geht gleichzeitig um die Festigung von Regeln und Routinen bzw. die klare Definition von Abläufen für Standardsituationen, die transparente Beschreibung von Kommunikations- und Entscheidungswegen sowie die Strukturierung von Besprechungsformaten.

Regeln und Routinen wirken zwar „bürokratisch”. Sie wirken jedoch gleichzeitig wie ein Stabilisator und ermöglichen effizientes und effektives Handeln, auch unter Stress. Den Mitarbeitenden wird damit Orientierung und Sicherheit gegeben. Ein Blick in die Funktionsweise von sogenannten „Blaulicht-Organisationen“ wie Feuerwehren, Polizei und Rettungsdiensten lohnt sich hier. Diese Organisationen reagieren auf Krisen. Deutlich wird, dass diese nicht „ungeplant selbstorganisiert”, sondern sehr klar durchorchestriert agieren (müssen), um in der Krise funktionsfähig zu bleiben.

Zum vierten Hebel noch ein abschließender Punkt: Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Stärkung kollegialer Beratungsstrukturen. Interne Formate der Fallreflexion, der Supervision und der kollegialen Beratung sollten nicht nur in Krisen, sondern ganz allgemein Standard sein. Ja, ich weiß, dass das in vielen Organisationen so ist. Ich kenne aber auch Beispiele, in denen Supervision aufgrund der Kosten nur sehr spärlich in Anspruch genommen werden darf. Die Kosten, die durch fehlende Supervision (oder auch methodisch-professionelle kollegiale Beratung) entstehen, werden jedoch kaum dagegen aufgewogen.

Praktisch kann dies auch bedeuten, die Investitionen in Fortbildung und Methodenentwicklung im eigenen Team auszubauen, interne Wissensmanagementsysteme aufzubauen, Reflexionsräume zu schaffen und regelmäßige Supervision für selbstbestimmt agierende Teams zu etablieren.

Hebel 5: Unsicherheit als Kompetenzrahmen begreifen – Räume für Reflexion und Deutung schaffen

In instabilen Kontexten wird Unsicherheit zum Dauerzustand. Die klassische Erwartung an „die eine starke Führungsperson“ – Orientierung geben, Entscheidungen treffen und Sicherheit vermitteln – stößt an ihre Grenzen, wenn die Zukunft nicht prognostizierbar ist und sich die Rahmenbedingungen ständig ändern.

Hier kann ein Perspektivwechsel helfen: Unsicherheit wird dabei nicht als zu überwindendes Problem, sondern als neuer Handlungsrahmen verstanden. Dieser andere Blick ist übrigens nicht nur in Organisationen der Sozialwirtschaft hilfreich, sondern würde auch unserer Gesellschaft insgesamt guttun.

Die dahinterliegende Kompetenz für Führungskräfte besteht nicht mehr darin, alle Antworten zu haben, sondern die richtigen Fragen zu stellen, Entwicklungen zu beobachten, Hypothesen zu bilden, zu testen und die Ergebnisse zu überprüfen, um dann gemeinsam mit dem Team tragfähige und flexible Wege zu entwickeln.

Dazu sind jedoch die in Hebel 4 angesprochenen organisationalen Reflexionsräume notwendig, in denen Unsicherheit artikuliert werden darf. Führungskräfte, die eigene Zweifel und Nicht-Wissen transparent machen, verunsichern unter Umständen. Sie erhöhen jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass sich eine Kultur entwickelt, in der auch Mitarbeitende Unsicherheit äußern können, ohne dass ihre Kompetenz oder Professionalität infrage gestellt wird.

Aus dieser Offenheit kann die Fähigkeit einer Organisation wachsen, gemeinsam komplexe Situationen zu verstehen und angemessen zu handeln.

In der Praxis können regelmäßige Reflexionsrunden helfen, in denen nicht über einzelne Fälle, sondern über Dynamiken und Muster gesprochen wird. Auch hier kommen Supervisionen oder Beratungssettings ins Spiel, die nicht nur individuelle Belastungen, sondern auch systemische Fragestellungen bearbeiten. Ebenso können gemeinsame Klausurtage hilfreich sein, bei denen nicht das nächste Thema abgearbeitet, sondern Raum für das Heraustreten, das Beobachten und die strategische Reflexion geboten wird – ohne unmittelbaren Handlungsdruck.

Unsicherheit als Kompetenzrahmen bedeutet, dass man sich von der ohnehin illusorischen Vorstellung vollständiger Kontrolle verabschieden sollte: Organisationen können ihre Umwelt nicht kontrollieren, aber sie können Fähigkeiten entwickeln, um besser auf Veränderungen zu reagieren. Diese Fähigkeit, die sich vielleicht am besten mit dem Begriff der „organisationalen Resilienz” zusammenfassen lässt, ist in instabilen Zeiten wertvoller als jeder noch so detaillierte Fünfjahresplan.

Hebel 6: Iterativ handeln – temporäre, lernorientierte Lösungen statt starrer Konzepte

Zwar wurde oben die Bedeutung von Regeln in Krisen beschrieben. Das bedeutet jedoch nicht, dass wir uns in Organisationen ausschließlich auf klassische Planungsinstrumente verlassen, die von einer prognostizierbaren Zukunft ausgehen. Das mechanistische Vorgehen, bei dem man die Situation analysiert, ein passendes Konzept entwickelt und umsetzt und anschließend das Ergebnis evaluiert, funktioniert in stabilen Umwelten gut. In instabilen Kontexten führt es jedoch zu Frustration, da sich die Situation bereits verändert hat, bevor das Konzept entwickelt, geschweige denn umgesetzt werden konnte.

Hier kann das bereits angesprochene iterative, auch „agile” Vorgehen helfen. Dabei geht es darum, schnelle, temporäre Lösungen zu entwickeln, auszuprobieren, auszuwerten und anzupassen.

Anstelle eines perfekt durchdachten Gesamtkonzepts werden begrenzte, überschaubare Schritte unternommen, aus denen gelernt werden kann. „Good enough for now and safe enough to try“ lautet der Leitsatz – nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus der Einsicht, dass die Wirkung von Interventionen in komplexen Systemen nie vollständig vorhersagbar ist.

Konkret wäre denkbar, statt eines umfassenden neuen Kommunikationskonzepts für den jeweiligen Kooperationspartner zunächst einen wöchentlichen Telefontermin für drei Monate zu etablieren und dabei zu beobachten:

  • Funktioniert das?
  • Was verändert sich?
  • Was lernen wir?

Auf Basis dieser Erfahrungen kann entschieden werden, ob das Format beibehalten, angepasst oder ersetzt wird.

Iteratives Handeln erfordert den Mut zum Experimentieren und zum gemeinsamen Lernen. Fehler dürfen nicht als Versagen Einzelner interpretiert werden, sondern müssen als Erkenntnisquelle betrachtet werden. Anstatt an eine „Fehlerkultur” zu appellieren, sind Strukturen zu schaffen, in denen Experimente erlaubt sind und aus Fehlern gelernt werden darf.

Praktisch bedeutet das kürzere Planungshorizonte, häufigere Überprüfungen und mehr Flexibilität in der Ressourcenplanung. Budgets sollten nicht für das gesamte Jahr festgelegt werden, sondern quartalsweise überprüft und angepasst. Darüber hinaus sollten alle Konzepte, Dokumente, Regelungen, Vereinbarungen usw. als „Living Documents“ verstanden werden, die regelmäßig aktualisiert werden.

Hebel 7: Übergreifende Lagebilder für gemeinsames Verständnis schaffen – Austausch ermöglichen und Muster sichtbar machen

Ich komme gerade von der Jahrestagung des „Bündnisses katholischer Träger der offenen Ganztagsbildung im Erzbistum Köln“ in Köln zurück. Aus systemtheoretischer Perspektive habe ich dort auf die Gestaltungsmöglichkeiten organisationaler Resilienz von Teams und Trägerorganisationen der offenen Ganztagsbildung geschaut. Allein die Darstellung, dass in diesem Kontext nicht nur die Kopplungen des sozialwirtschaftlichen Leistungsdreiecks relevant sind, sondern auch die Schule als „Player” hinzukommt, führte bei einigen Teilnehmerinnen zu einem Aha-Erlebnis.

So wurde unter anderem deutlich, dass die Leistungserbringer – in diesem Fall die Teams und Einrichtungen der OGS – viele ähnliche Herausforderungen erleben, aber wenig voneinander wissen. Dafür gibt es entsprechende Veranstaltungen. Übergreifend lässt sich die Perspektive dahingehend erweitern, dass es verbandsintern einige Verständigungsinitiativen gibt – dafür sind die Verbände als Mitgliedsverbände da. Verbandsübergreifend gibt es jedoch nicht mehr viele solcher Räume.

Ähnlich ist es auf Seiten der Kostenträger: Ihnen ist bewusst, dass sie ähnliche Herausforderungen haben, und oftmals sind sie sich auch bewusst, dass ihre bisher etablierten Strukturen an die Grenze der Funktionsfähigkeit kommen.

Und – um das Beispiel OGS aufzugreifen – gehe ich davon aus, dass auch innerhalb des Systems Schule oder zumindest innerhalb vieler Schulen klar ist, dass Systeme – das Bildungssystem oder die jeweilige Schule – an Belastungsgrenzen zunehmend deutlich werden.

All dies wird sogar in Zeitungsartikeln und damit nach außen verdeutlicht: Jugendämter schreiben Brandbriefe (bspw. hier), in Einrichtungen der Jugendhilfe ist es ähnlich (bspw. hier) und aus Schulen finden sich ähnliche Artikel (bspw. hier).

Jeder kämpft für sich mit Überlastung, Nichterreichbarkeit, Zuständigkeitsproblemen und Verzögerungen. Diese Vereinzelung ergibt sich aus meiner Sicht aus dem fehlenden Verständnis der jeweiligen Herausforderungen und der Funktionslogiken der Systeme untereinander.

Das ist ineffizient und verschenkt Potenziale.

Mit „kollektiven Lagebildern” meine ich, dass Leistungserbringer aus ähnlichen Handlungsfeldern und Kostenträger zunächst einmal unter sich zusammenkommen, um ihre Beobachtungen auszutauschen und gemeinsame Deutungen zu entwickeln. Dabei geht es noch nicht um Lösungen, sondern vorerst um übergreifende Fragen wie:

  • Was sind wiederkehrende Muster?
  • Wo sind Engpässe?
  • Welche Lösungsansätze haben sich bei wem bewährt?
  • Welche Veränderungen in der Landschaft beobachten wir, und was bedeutet das für unsere Strategie?

Dieser systeminterne Austausch schafft Entlastung durch Solidarisierung („Wir sind nicht allein mit diesen Erfahrungen“) und liefert handlungsrelevantes Wissen, das die Grundlage für abgestimmte Handlungsstrategien bildet.

Werden ähnliche Probleme innerhalb des Systems identifiziert und offen angesprochen, kann gemeinsam auf „die andere Seite“ (Kostenträger bzw. Leistungserbringer) zugegangen werden – nicht als Anklage, sondern als Angebot zur gemeinsamen Problemlösung. Dies ist wirksamer als individuelle Beschwerden und signalisiert die Bereitschaft zu konstruktiver Kooperation im Sinne des gemeinsamen Auftrags, nämlich der bestmöglichen Versorgung der Klienten.

Praktisch kann dies bedeuten, dass sich zunächst regionale Foren der Kostenträger und Leistungserbringer bilden. In diesen Foren finden moderierte Reflexionsrunden statt, die nicht fachthemenbezogen sind, sondern dem Austausch und dem gegenseitigen Verständnis dienen. Im zweiten Schritt ist dann die jeweils andere Seite zu beteiligen, um ein systemübergreifendes Verständnis zu schaffen und zu schärfen.

Wichtig ist, dass diese Formate nicht zu weiteren Gremiensitzungen werden, in denen entweder nur gejammert oder hinter verschlossenem Visier das gegenseitige Versagen vorgeworfen wird. Aus meiner Sicht ist eine Moderation relevant, damit die Austauschforen strukturiert und lösungsorientiert gestaltet werden. Moderation kann dabei helfen, konstruktiv zu bleiben, Muster herauszuarbeiten und vom Problem zur Lösung zu gelangen.

Solche Formate erfordern Ressourcen – Zeit, gegebenenfalls externe Begleitung, Bereitschaft zur Teilnahme – aber sie zahlen sich aus durch effektivere Zusammenarbeit und geteilte Problemlösungskompetenz.

Fazit, oder: Brüchige Kopplungen in der Sozialen Arbeit dynamisch stabilisieren

Respekt, wenn es Ihnen gelungen ist, bis hierher zu lesen. Die herausfordernden Beobachtungen des „Systemversagens” erfordern aus meiner Sicht jedoch mehr als kurzfristige Lösungen.

Der Versuch, neue Probleme mit alten Lösungen anzugehen, wurde schon von Einstein als Wahnsinn erachtet. Es braucht also ein echtes Überdenken und Neugestalten bisheriger Systeme. Dies erleben wir nicht nur in der Sozialwirtschaft, sondern es lässt sich auch wunderbar auf das Gesundheits-, das Bildungs- oder das Rentensystem übertragen.

Wir brauchen in all diesen Systemen mehr als Reparatur. Prozessinnovation, also die Veränderung und Optimierung bestehender Prozesse, reicht nicht mehr aus. Wir brauchen Veränderungen zweiter Ordnung, also die Veränderung von Mustern, die ein System zur Reduktion von Komplexität herausgebildet hat, oder sogar Veränderungen dritter Ordnung.

Gemeint sind damit (bspw. hier von Ruth Seliger) Veränderungen der hinter den Mustern liegenden Konstruktionen und damit Veränderungen der „Grundwerte und Prinzipien, die den ‚Bauplan‘ (…) bilden“ (ebd.). Veränderungen dritter Ordnung bedeutet einen Paradigmenwechsel. Seliger schreibt sehr passend:

„Unsere Sprache suggeriert, dass Transformation einen ‚Gegen-Stand‘ beschreibt, ein ‚Ding‘, das man erkennen könnte. Aber Transformation ist kein ‚Ding‘, sie entsteht durch Tätigkeiten von Menschen, die etwas – sich selbst, ihre Organisation, die Gesellschaft – verändern. Es gibt nur den Prozess des Transformierens“ (ebd.).

Aus dieser Perspektive liefert auch dieser Beitrag keinen „3-Punkte-Plan“, kein Rezept und auch keine für alle Organisationen der Sozialwirtschaft in allen Bundesländern und Arbeitsfeldern gleichermaßen geltende Beschreibung aktueller Zustände. Er ist vielmehr eine Zusammenfassung meiner wiederholt an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen Gesprächen gemachten Beobachtungen – meine Beobachtung 2. Ordnung, sozusagen.

Vielleicht lässt sich die zentrale Beobachtung, die sich durch die Überlegungen zieht, in folgendem Satz zusammenfassen:

Resilienz entsteht nicht durch Kontrolle, sondern durch Klarheit.

In einer Zeit, in der sich die Rahmenbedingungen der Sozialwirtschaft fundamental verändern, ist der Versuch, diese Veränderungen zu kontrollieren oder zu steuern, bzw. sie durch verstärkte Kompensation auf dem Rücken einzelner Mitarbeitender aufzufangen, zum Scheitern verurteilt.

Was stattdessen – aus meiner Sicht – besser trägt, ist Klarheit: Klarheit als Person, Organisation, System und systemübergreifend über eigene Grenzen, Zuständigkeiten, Aufgaben und Befugnisse sowie über Systemdynamiken und damit über interne und externe Struktur- und Funktionslogiken.

Die zunehmende Brüchigkeit und Instabilität der für gelingende soziale Arbeit notwendigen Verbindungen zwischen Kostenträgern und Leistungserbringern ist kein vorübergehendes Resultat bedauerlicher Umstände, sondern Ausdruck tiefgreifender Transformationsprozesse im Gesamtsystem.

Diese Transformation wird anhalten – die Instabilität wird zur neuen Normalität. Entscheidend ist nicht, „wann alles wieder wie früher wird”, sondern das Lernen, in dieser Instabilität handlungsfähig zu bleiben.

Erste Antworten liegen nicht im Aktivismus, sondern zunächst im Beobachten und Wahrnehmen sowie der Reflexion der gemachten Wahrnehmungen.

Aufbauend auf den Wahrnehmungen der sich zeigenden Muster können Organisationen dann beginnen, Systemgrenzen zu klären, Irritationen und Muster als Signale zu deuten, Kooperationen neu zu strukturieren, Selbstorganisationsfähigkeiten zu stärken, Unsicherheiten als Möglichkeiten zu begreifen, iterativ zu handeln und kollektive Lagebilder zu schaffen.

Daraus – so vielleicht eine Hoffnung – kann „dynamische Stabilität“ entstehen, die es Organisationen – Kostenträgern wie Leistungserbringern – ermöglicht, kontinuierlich mit Veränderungen umzugehen.

Zum Schluss noch eine Schiffsmetapher, die gerne genutzt wird:

Dynamische Stabilität lässt sich mit einem Segelschiff vergleichen, das durch geschickte Navigation auch bei schwerem Seegang seinen Kurs hält – im Unterschied zum Anker, der Bewegung verhindert.

Quellen:

  • Epe, H. (2022): Dominierende Informalität in sozialen Organisationen als Herausforderung für die Organisationsentwicklung. URL: https://www.ideequadrat.org/dominierende-informalitaet-in-sozialen-organisationen/
  • Gesmann, S., Merchel, J. (2021): Systemisches Management in Organisationen der Sozialen Arbeit: Handbuch für Studium und Praxis. Zweite Auflage. Systemische soziale Arbeit. Heidelberg: Carl-Auer Verlag GmbH.
  • Hoegl, F. (2020): Kopplung. In: v. Wirth, Kleve, H. (Hrsg., 2022): Lexikon des systemischen Arbeitens. Grundbegriffe der systemischen Praxis, Methodik und Theorie. 2. Auflg., Heidelberg: Carl-Auer Verlag GmbH. S. 262 – 263.
  • Kühl, S. (2020): Brauchbare Illegalität.Vom Nutzen des Regelbruchs in Organisationen. Frankfurt: campus Verlag.

Fünf Schritte zur gelingenden Teamarbeit trotz Fachkräftemangel

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Die Arbeitswelt wandelt sich. Begriffe wie „agiles Arbeiten“, „Selbstorganisation“ und „New Work“ prägen den Alltag – auch in Organisationen der Sozialen Arbeit. Doch was ist darunter zu verstehen und vor allem: Was hilft, damit Organisationen der Sozialen Arbeit gelingende Teamarbeit trotz Fachkräftemangel ermöglichen können?

Zu dieser Frage haben Marion Kleinsorge und ich den folgenden Beitrag verfasst und hoffen, damit praxisnahe Antworten zu liefern, um den herausfordernden Alltag in Deiner Einrichtung bzw. Deinem Team positiv zu beeinflussen.

New Work – was steckt dahinter?

Wenn von „New Work“ die Rede ist, denken viele an Digitalisierung, Homeoffice oder ortsunabhängiges Arbeiten. Im Kontext der Sozialen Arbeit spielt das kaum eine Rolle: Oft verfügen Mitarbeitende nicht einmal über eine eigene dienstliche E-Mail-Adresse. Ihre Arbeit findet fast ausschließlich in der direkten Interaktion mit Klient:innen, Kolleg:innen, Angehörigen… statt.

Relevanter sind hier „New Work Dimensionen“ wie sinnstiftende Arbeit, Selbstorganisation, -bestimmung und -wirksamkeit, der Bedarf nach flexiblen Arbeitszeiten und die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten. Damit sind wir mitten im Alltag von Organisationen der Sozialen Arbeit angekommen.

Problematisch wird es aber dann, wenn „New Work“ missverstanden wird: Wenn Organisationen New Work als reiner Fokus auf die Mitarbeitenden verstehen und beginnen, sich primär um ihre – hoch individuellen – Wünsche zu drehen, gerät der eigentliche Zweck – die Arbeit mit und für benachteiligte Menschen – aus dem Blick. Das gefährdet langfristig das Überleben der jeweiligen Einrichtung.

INFOBOX New Work:
Der Name Frithjof Bergmann ist historisch eng mit dem Konzept der „Neuen Arbeit“ verbunden. Mit “New Work” lieferte Bergmann in den 1980er Jahren einen Gegenentwurf zum Kapitalismus, verstanden als Abkehr von der klassischen Lohnarbeit (hier mehr dazu). Von seinen bis heute visionären Ideen ist vor allem der Satz geblieben, dass Menschen das tun sollten, was sie „wirklich, wirklich tun wollen“. Dieser Satz hat viel zu dem heute populären Bild von New Work beigetragen, das sich mit der Gestaltung von “selbstorganisierten und sinnstiftenden Organisationen, in denen es den Mitarbeitenden gut geht“, zusammenfassen lässt. Unter diesem Bild findet sich dann eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten – vom Kickertisch über zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten bis hin zu „agilen Organisationen“. Klassische Merkmale von Organisationen haben es dagegen heute schwer: Hierarchien, klare Prozesse und einzuhaltende Regeln gelten als nicht mehr zeitgemäß – auch wenn sie nach wie vor ihre Berechtigung haben.

Statt also beliebig „irgendwas mit New Work“ zu implementieren oder gar „New Work Washing“ zu betreiben, gilt es, (nicht nur) in Zeiten des Fachkräftemangels die formale Team- und Organisationsstruktur zu gestalten.

Im Folgenden wird zunächst der Blick auf den Zweck von Organisationen der Sozialen Arbeit gerichtet, um darauf aufbauend konkrete Gestaltungsmöglichkeiten der formalen Organisationsstruktur aufzuzeigen – mit dem Ziel, gelingende Teamarbeit trotz Fachkräftemangel zu ermöglichen.

Wozu brauchen wir eigentlich Organisationen der Sozialen Arbeit?

Die Soziale Arbeit bzw. konkret Organisationen der Sozialen Arbeit fördern – so jedenfalls die Definition der Sozialen Arbeit – gesellschaftliche Veränderungen, soziale Entwicklungen und den sozialen Zusammenhalt sowie die Stärkung der Autonomie und Selbstbestimmung von Menschen (vgl. hier). Das ist hochgradig komplex.

Die Komplexität erhöht sich aber weiter, wenn die Arbeit „an der Basis“ in den Blick rückt:

Soziale Arbeit findet fast immer unmittelbar im direkten Kontakt mit den Menschen statt. Der direkte Kontakt jedoch ist kaum planbar und hoch individuell – jedes Kind ist anders, jede:r Jugendliche hat ihre individuellen Bedarfe, jeder Sozialraum ist anders. Das führt dazu, dass Mitarbeitende an der Basis der Sozialen Arbeit immer spontan entscheiden müssen. Sie agieren in “diffuser Allzuständigkeit” (vgl. hier, S. 166) zwischen den formalen und informalen Regeln, Mustern und Vorgaben der Organisation, den individuellen Anforderungen der Klient:innen und den Erwartungen der Gesellschaft.

Wie aber lassen sich Strukturen für diese hoch komplexen Arbeitswelten sinnvoll gestalten?

Strukturen funktional gestalten

Organisationsstrukturen dienen grundsätzlich dazu, Komplexität zu reduzieren. Das wird bspw. bei Stellenbeschreibungen deutlich. Hier ist geregelt, welche Aufgaben, wie lange und mit welchem Gehalt zu erledigen sind. Wenn jede:r Mitarbeiter:in täglich neu entscheiden würde, was, wie, wann und für welches Entgelt gearbeitet wird (oder auch nicht), wäre das Chaos vorprogrammiert.

Es lassen sich insgesamt vier “Bereiche formaler Strukturen” – sog. Entscheidungsprämissen – definieren, über die in Organisationen bewusst entschieden werden kann (vgl. näher z.B. hier):

  • Ziele und Zwecke (Wozu sind wir da? Was wollen wir erreichen?) verdeutlicht z.B. über das Leitbild oder die Organisationsstrategien
  • Entscheidungswege (Wer darf was entscheiden?) verdeutlicht z.B. über das Organigramm; Abteilungen, Teamstrukturen, Verantwortlichkeiten
  • Regeln und Prozesse (Wenn A passiert, ist B zu tun!) verdeutlicht z.B. über QM-Prozesse; Festlegung von Zeiten für Teambesprechungen
  • Personal (Welche Person übernimmt welche Aufgabe), verdeutlicht z.B. über Stellenprofile oder die Verteilung der Aufgaben innerhalb des Teams

Bis vor wenigen Jahren war es den Einrichtungen möglich, gute Personalentscheidungen bereits im Einstellungsverfahren zu treffen: Es wurde die Person eingestellt, die “am besten ins Team passt” oder “die eine zur Organisation passende pädagogische Haltung hat”. Auf diese Weise konnten motivierte, verantwortungsbewusste und fachlich kompetente Fachkräfte gewonnen und damit die Qualität gesichert werden. Diese Auswahlmöglichkeit ist in Zeiten des Fachkräftemangels kaum noch gegeben, da die Auswahl an geeigneten Personen sehr eingeschränkt ist (vgl. näher z.B. hier).

Da die Ziele und Zwecke oftmals klar sind (bzw. vom Team selbst nicht geändert werden können), folgt daraus, dass die Entscheidungswege (Zuständigkeiten) sowie die Regeln und Prozesse übrig bleiben, um darüber die Teamarbeit trotz Fachkräftemangel gelingend und damit “funktional” zu gestalten.

Fünf Schritte zur gelingenden Teamarbeit trotz Fachkräftemangel

Um eine möglichst hohe Qualität der erbrachten Leistungen zu gewährleisten, ist vor allem Klarheit auf allen Ebenen und in allen Rollen erforderlich. Dies wird erreicht durch Klarheit über das “Wozu” (Zweck der gemeinsamen Arbeit), die Erwartungen an Haupt- und Nebenrollen (Verantwortlichkeiten), den Verzicht auf Unnötiges und die Klärung von Regeln und Abläufen. Hilfreich sind die folgenden fünf Schritte:

  1. Das “Wozu” klären: Im ersten Schritt geht es darum, sich der gemeinsamen professionellen Grundhaltung bewusst zu werden und zu beschreiben, wozu es die Einrichtung gibt: Für wen sind wir da? Welchen Mehrwert wollen wir bieten? Wie machen wir das konkret? Neudeutsch spricht man hier vom „Purpose“, der ganz spezifisch für das Team und/oder die Einrichtung die Daseinsberechtigung beschreibt.
  2. Hauptrollen klären: Dann ist transparent zu machen, was von den Mitarbeitenden in ihrer jeweiligen Rolle (als Leitung, Erzieher:in, Kindheitspädagog:in, Kinderpfleger:in oder auch als ungelernte Kraft) erwartet wird. Sicherlich haben alle Erwartungen an die eigene Rolle und auch an die Rolle der anderen. Problematisch wird es, wenn die Erwartungen unklar sind und voneinander abweichen. Unausgesprochene, sogenannte informale Erwartungen führen zu Frustration – auf beiden Seiten. Deshalb braucht es klare Rollenbeschreibungen, in denen Aufgaben (Was genau ist in der Rolle zu tun?), Befugnisse (Was darf die Rolle entscheiden?) und Verantwortlichkeiten (Wofür ist die Rolle verantwortlich?) definiert sind.
  3. Nebenrollen klären: Der Versuch, den Betrieb trotz Fachkräftemangel aufrechtzuerhalten, führt häufig dazu, dass vor allem Leitungskräfte ihre Leitungsaufgaben vernachlässigen, um im pädagogischen Alltag “einzuspringen”. Dies wird sich nicht gänzlich vermeiden lassen. Durch die Klärung und Verschriftlichung der Erwartungen an die “Hauptrollen” (s.o.) wird deutlich, dass Aufgaben ggf. auch von anderen Mitarbeitenden übernommen werden können. Darüber hinaus ist es sinnvoll, einzelne Aufgaben in “Nebenrollen” (Mandate bzw. Verantwortungsbereiche) zusammenzufassen und zu festzulegen, wer im Team für das jeweilige Mandat verantwortlich ist, welche Aufgaben mit dem Mandat einhergehen und welche Entscheidungsbefugnisse im Mandat liegen.
  4. “Unnötiges” klären: Es wird nicht möglich sein, alle Aufgaben wie bisher weiterzuführen. Deshalb sollte auch Klarheit hergestellt werden über das, was nicht mehr leistbar ist. Hier hilft der Blick auf das Konzept der Exnovation – verstanden als Pendant zur Innovation und Grundlage jeder Weiterentwicklung. Hier geht es darum, Raum für Neues zu schaffen – oder vielleicht auch nur darum, konkrete Ansatzpunkte zu finden, was in Zukunft weggelassen werden kann, um überhaupt wieder Luft zum Atmen zu bekommen.
  5. Den Rest klären: Damit ist gemeint, zu beachtende ‘Grundregeln’ (Regeln und Prozesse) transparent zu machen. Das beginnt bei Zeiten für Teambesprechungen, geht über die Struktur der Besprechungen oder die Frage, wer moderiert und dokumentiert, bis hin zur Frage, wie Entscheidungen im Team getroffen werden. So werden Teamsitzungen effizienter, es ist klar, wer Protokoll schreibt, und es werden schnell gute und verbindliche Entscheidungen getroffen.

Das Team-Handbuch als Orientierung

Die Ergebnisse dieser Klärungen sollten in einem Team-Handbuch schriftlich festgehalten werden. Damit wird Orientierung für bestehende Mitarbeitende gegeben, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen erleichtert und Konflikte reduziert, da klarer zwischen Rolle und Person unterschieden werden kann: Statt die ganze Person zu kritisieren, kann die Kritik auf die Rolle fokussiert werden (Peter hat in seiner Rolle als Erzieher die formalen Erwartungen nicht erfüllt). Darauf aufbauend können konkrete Lösungen erarbeitet werden, wie die Rollenerwartungen in Zukunft besser erfüllt werden können.

Damit es praxistauglich bleibt, sollte das Team-Handbuch möglichst schlank gehalten werden. Außerdem ist es wichtig, dass die darin formulierten Leitlinien und Regeln der gemeinsamen Teamarbeit nicht “in Stein gemeißelt” sind, sondern regelmäßig (z.B. jährlich) aktualisiert werden. Denn Rahmenbedingungen ändern sich ebenso wie die Zusammensetzung des Teams und Regeln von gestern sind morgen nicht mehr unbedingt hilfreich. Deshalb sollte bereits bei der Erarbeitung und Verabschiedung des ersten Entwurfs vereinbart werden, wann genau eine Überprüfung und Überarbeitung ansteht.

Befreiende Strukturen für gelingende Teamarbeit – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels

Zusammenfassend ist der Fachkräftemangel nicht wegzudiskutieren und führt dazu, dass es immer schwieriger wird, genügend (und geeignetes) Personal für die eigene Einrichtung zu finden. Statt jedoch mit falsch verstandenen “New Work”-Maßnahmen und orientierungsloser Selbstorganisation um neue Mitarbeitende zu werben, plädieren wir für die Gestaltung klarer Strukturen der gemeinsamen Zusammenarbeit.

Diese Strukturen bilden den Rahmen, innerhalb dessen ein sicheres, vertrauensvolles und wertschätzendes Miteinander möglich wird, das von kontinuierlicher individueller und gemeinsamer Entwicklung geprägt ist. Teams in Organisationen der Sozialen Arbeit, die auf dieser Basis zusammenarbeiten, werden zu starken Teams und bieten – auch in Zeiten des Fachkräftemangels – beste Voraussetzungen für gute Arbeit.

Auf den ersten Blick scheint dies dem populären Verständnis von New Work zu widersprechen. Doch auf den zweiten Blick schaffen Strukturen Sicherheit – eine Sicherheit, die neue Freiheiten und Freiräume in der hochkomplexen Sozialen Arbeit ermöglicht.

Daraus können im besten Fall sogar neue Nischen entstehen, um neue Probleme wahrzunehmen und Raum für zukünftige Lösungen zu bieten.


P.S.: Hier findest Du unseren Podcast, in dem wir aktuell eine Staffel zum Thema Fachkräftemangel aufnehmen. Viel Spaß beim Hören!

Zusammenarbeit im Team verbessern: Wie Du mit den Core Design Principles befreiende Strukturen schaffst

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Was brauchen Teams, damit die Teammitglieder gut und damit vor allem effektiv und effizient zusammenarbeiten können? Das ist – neben der Frage, was Organisationen brauchen, um ihren Zweck zu erfüllen – die zweite Kernfrage meiner Arbeit. Bei beidem – Organisationen wie Teams – kann es aber nicht darum gehen, die Menschen verändern zu wollen. Denn der Versuch, Menschen verändern zu wollen, ist massiv übergriffig. Wirkungsvoller ist es, den Kontext zu gestalten, die Strukturen und Rahmenbedingungen und damit die Verhältnisse gelingender Zusammenarbeit. Denn: Die Verhältnisse prägen das Verhalten. Wenn Du auch die Zusammenarbeit im Team verbessern willst, können die Core Design Principles (CDP’s) sehr wertvolle Hinweise auf die gestaltbaren Verhältnisse in Teams liefern.

Zusammenarbeit als Kern (und Herausforderung nicht nur) Sozialer Arbeit

In Organisationen der Sozialwirtschaft ist Zusammenarbeit mit anderen – Teamarbeit – Kern täglicher Arbeit. Ohne Zusammenarbeit geht nichts – in Pflege und Beratung ebenso wie in Kitas oder stationären Einrichtungen. Wenn dann noch der Blick auf die Kompetenzen, die wir für die Arbeit der Zukunft brauchen, gerichtet wird (sog. Future Skills, bspw. hier), zeigt sich, dass Zusammenarbeit nicht nur an der sozialarbeiterischen Basis wichtig ist, sondern Kollaboration für alle Branchen, Berufe und Bereiche enorm bedeutsam ist und zunehmend werden wird.

Wenn Teams gut zusammenarbeiten, entsteht etwas Besonderes – ein gemeinsamer Sinn, kollektive Stärke, gegenseitige Unterstützung – vielleicht hast Du das schon selbst erlebt?!

Aber Zusammenarbeit ist genauso oft eine Herausforderung: Unterschiedliche Professionen, hoher Zeitdruck, Fachkräftemangel, starre Hierarchien und Bürokratie, Missverständnisse oder eben unklare Rahmenbedingungen führen zu Konflikten oder Ineffizienzen in Teams.

Daraus ergibt sich die Frage:

Wie kannst Du als Führungskraft (und wie kann ich als externer Berater) die Zusammenarbeit im Team verbessern?

Als (ein Teil einer doch etwas komplexeren) Antwort bin ich vor kurzem über die Core Design Principles (CDPs) gestolpert.

Zusammenarbeit im Team verbessern mit den Core Design Principles

Die Core Design Principles können vielleicht so etwas wie ein Kompass für gelingende Zusammenarbeit in Gruppen und Teams sein. Im Folgenden gehe ich näher darauf ein, was sich genau hinter den CDP’s verbirgt und wie Du damit arbeiten kannst. Vorab aber:

Woher kommen die Core Design Principles?

Mir ist es wichtig, dass das, was ich hier schreibe ebenso wie die Theorien, die mein Denken und Handeln prägen und genauso die Methoden, mit denen ich arbeite, nicht von irgendwem am grünen Tisch im Sinne einer Management-Mode erdacht sind, sondern praxiserprobt und idealerweise wissenschaftlich überprüft sind. Und das, würde ich behaupten, ist bei den CDP’s der Fall.

Denn sie basieren auf den Arbeiten der Politikwissenschaftlerin Elinor Ostrom, die übrigens die erste Frau war, die 2009 den Wirtschaftsnobelpreis bekommen hat.

Sie arbeitete an der Frage, „wie sich Menschen organisieren, um gemeinschaftlich komplexe Probleme zu lösen. Sie analysierte, wie institutionelle Regeln sich auf Handlungen von Individuen auswirken, die bestimmten Anreizen ausgesetzt sind, Entscheidungen treffen (müssen), und sich zudem noch gegenseitig beeinflussen, und sie zeigte praktikable, gerechte und effiziente Lösungen für diese Probleme auf“ (hier mehr zu ihr und ihrer Arbeit).

Ihre Antwort fand sie durch die Analyse zahlreicher, erfolgreicher und gescheiterter Beispiele für die nachhaltige Bewirtschaftung lokaler Allmenderessourcen in Selbstorganisation weltweit – wie regionaler Bewirtschaftungsformen für Hochgebirgsalmen in der Schweiz und Japan sowie Bewässerungssystemen in Spanien und auf den Philippinen.

Auf dieser empirischen Forschung basierend entwickelte sie die Core Design Principles, die eine erfolgreiche Bewirtschaftung von sog. Common Pool Resources ermöglichen.

Und sie zeigte, dass die Gestaltungsprinzipien immer dann zu finden sind, wenn Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Sie übertrug dann – gemeinsam mit dem Evolutionsbiologen David Sloan Wilson – die Prinzipien auf alle möglichen Gruppen – nicht nur Dorfgemeinschaften und Allmenden, sondern auch auf Teams in Unternehmen, Non-Profit-Organisationen, Schulen oder Behörden (hier mehr dazu).

Daraus entstanden die acht Core Design Principles, die für die Analyse verschiedener Gruppenkontexte genutzt werden können.

Die 8 Core Design Principles für gelingende Zusammenarbeit

Jetzt aber endlich los mit den acht Core Design Principles – die ich sprachlich schon so angepasst habe, dass sie direkt(er) in Deinen Arbeitsalltag integriert werden können (und bei Interesse hier im Original):

  1. Gemeinsame Identität und gemeinsame Ziele: Alle Mitglieder identifizieren sich mit der Gruppe bzw. dem Team und verfolgen gemeinsame Ziele und Zwecke – wir wissen, wozu wir da sind!
  2. Kosten und Nutzen werden gerecht verteilt: Die Kosten und der Nutzen, die den Mitgliedern aus der Zusammenarbeit entstehen, stehen in einem proportionalen Verhältnis zueinander – jede:r hat das Gefühl, gerecht behandelt zu werden.
  3. Gerechte und gemeinsame Entscheidungsfindung: Alle Mitglieder sind in Entscheidungen, die sie betreffen, einbezogen und es ist transparent, wie Entscheidungen getroffen werden.
  4. Transparenz und Beobachtung des Fortschritts: Im Team herrscht Transparenz darüber, wer woran arbeitet und inwieweit die gemeinsamen Ziele erreicht werden.
  5. Angemessenes Feedback auf hilfreiches und nicht hilfreiches Verhalten: Es gibt angemessene Reaktionen auf Verhaltensweisen, um hilfreiches Verhalten zu fördern und nicht hilfreiches Verhalten zu unterbinden bzw. zu sanktionieren.
  6. Schnelle und faire Konfliktlösung: Es existieren Mechanismen für die schnelle und faire Lösung von Konflikten im Team.
  7. Autorität zur Selbstverwaltung: Die Gruppe bzw. das Team hat innerhalb der Organisation ein Mindestmaß an Rechten und die Freiheit, sich selbst (bezogen auf die Prinzipien 1–6) zu organisieren.
  8. Kollaborative Beziehungen mit anderen: Die Gruppe bzw. das Team ist nicht allein auf der Welt und geht kooperative Beziehungen mit anderen Teams bzw. Gruppen ein.

Warum die Prinzipien besonders in der Sozialwirtschaft wichtig sind

In Organisationen der Sozialwirtschaft läuft ohne Vertrauen und Zusammenarbeit nichts – egal ob in einer Wohngruppe, einem sozialen Dienst oder einer Kita.

Gleichzeitig erlebe ich in Teams an der Basis ebenso wie in Führungsteams bis hin zum Top-Management, dass die bewusste Gestaltung des Miteinanders und damit die Auseinandersetzung mit der Frage „Wie wollen wir zusammenarbeiten?“ nicht oder nur rudimentär beantwortet wird.

Vielleicht erwarten wir informell, dass Zusammenarbeit in der Sozialen Arbeit schon irgendwie gelingt, weil wir doch so wahnsinnig „sozial arbeiten“? Aber das Gegenteil ist der Fall:

Gerade dort, wo die diffuse Allzuständigkeit Sozialer Arbeit (vgl. Thiersch zit. n. Hollstein-Brinkmann 1993:166) in Verbindung mit einer in den Organisationen vorherrschenden „dominierenden Informalität“ (klick) zu enormer Unsicherheit und fehlender Orientierung führt, brauchen Menschen und Teams klare Strukturen der Zusammenarbeit, die sie stützen, Sicherheit und Orientierung bieten.

Über die Strukturen kann dann eine Kultur der Zusammenarbeit entstehen, die einerseits Sicherheit bietet und andererseits die für professionelle Soziale Arbeit notwendige Freiheit zulässt. Und hier können (u.a.) die CDPs helfen, Teams so zu gestalten, dass gelingende Zusammenarbeit nicht von Glück, vom Zufall oder von einzelnen, hochengagierten „Kümmerer:innen“, die den Laden schon am Laufen halten, abhängt. Die CDPs machen Zusammenarbeit bewusst gestaltbar und können bei der Bearbeitung der folgenden, vielleicht sogar typischen Herausforderungen helfen:

  • Fehlende gemeinsame Ausrichtung,
  • Unklare Rollen und Zuständigkeiten,
  • Spannungen und unausgesprochene Konflikte im Team oder zwischen Teams bzw. Abteilungen,
  • Entscheidungen, die „von oben“ getroffen werden, obwohl „oben“ in dem Fall gar keine Ahnung hat,
  • Motivationsverlust und hohe Fluktuation,
  • Neugestaltung oder -ausrichtung von Teams

So kannst Du die Core Design Principles nutzen, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern

Wichtig ist: Die CDPs sind kein reines Rezept, dass Du in Deinem Team 1:1 umsetzen musst, damit es läuft. Sie sind eher eine Art Landkarte oder Hintergrundfolie, mit der Du die Zusammenarbeit im Team beobachten, analysieren und anhand der folgenden Schritte verbessern kannst:

  • Schritt 1: Selbstreflexion! Nimm Dir etwas Zeit und frag Dich:
    • Haben wir einen klaren gemeinsamen Zweck? Wissen wir, wozu wir da sind? (P1)
    • Weiß jede:r, was seine Rolle(n), seine Aufgaben, seine Entscheidungsbefugnisse und Verantwortlichkeiten, sind und wie diese auf den Zweck einzahlen? (P1)
    • Hat jede:r das Gefühl, gerecht behandelt zu werden? Was heißt Gerechtigkeit eigentlich für uns? (P2)
    • Dürfen alle dann mitreden und -entscheiden, wenn sie betroffen sind (nicht jede:r ist immer von allem betroffen)? (P3)
    • Haben wir Entscheidungsmethoden etabliert, die zu tragfähigen Teamentscheidungen führen? (P3)
    • Wissen wir, wer im Team woran arbeitet? Ist Arbeit insgesamt und die zu erledigenden Aufgaben transparent für alle? (P4)
    • Feiern wir gemeinsam Erfolge, geben uns Rückmeldung und sprechen auch gemeinsam an, wenn sich jemand nicht an Regeln und Vereinbarungen hält? (P5)
    • Sind Mechanismen etabliert, wie wir mit Konflikten umgehen? (P6)
    • Innerhalb welchen (von „oben“) vorgegebenen Rahmens können wir uns bewegen? Haben wir als Team die Freiheit, das „Wie?“ unserer Zusammenarbeit gemäß den Prinzipien selbst zu gestalten? (P7)
    • Mit wem arbeiten wir zusammen? Welche Teams inner- und außerhalb der Organisation sind auf welche Ergebnisse von uns angewiesen und worauf sind wir angewiesen, um gut arbeiten zu können? (P8)

Schon die Beschäftigung mit diesen (oder ähnlichen) Fragen bringen oft spannende Erkenntnisse.

  • Schritt 2: Team-Workshop! Lade Dein Team ein, gemeinsam auf die CDPs zu schauen:
    • Druck die acht Prinzipien und die Fragen (oder den Beitrag hier) aus.
    • Lest sie gemeinsam durch.
    • Diskutiert: Was läuft bei uns gut? Wo gibt’s Luft nach oben?
    • Überlegt gemeinsam: Welches Prinzip wollen wir uns als Nächstes vornehmen und verbessern?
  • Schritt 3: Pilotphase starten! Pickt Euch ein oder zwei Prinzipien heraus – zum Beispiel „Entscheidungen gemeinsam treffen“ oder „Konflikte früh ansprechen“. Dann probiert aus, wie Ihr das konkret umsetzen könnt. Wichtig ist: ausprobieren, lernen, anpassen.
  • Schritt 4: Dranbleiben und Erfahrungen teilen! Dokumentiert, was gut läuft – und auch, was nicht klappt. Teilt Eure Erfahrungen mit anderen Teams oder in Leitungskreisen. So kann vielleicht sogar eine „bottom up“ Bewegung entstehen, die Eure ganze Organisation verändert…
  • Schritt 5: Reden ist Silber, Schreiben ist Gold! Anstatt auf der Ebene „Schön, dass wir drüber geredet haben!“ zu bleiben, hilft es für die weitere Zusammenarbeit enorm, ein „Teamhandbuch“ zu verschriftlichen: Haltet fest, was ihr gemeinsam verabredet habt. Haltet darin auch fest, in welchen regelmäßigen Zyklen ihr gemeinsam wieder auf das Handbuch schaut und dieses weiterentwickelt. Denn es werden sich immer Veränderungen ergeben.

Nutzt eure gemeinsamen Spielregeln aka das Handbuch immer – in Teamsitzungen, wenn Entscheidungen getroffen werden, wenn Neueinstellungen erfolgen und, und, und…

Zusammenarbeit im Team verbessern: Beispiele aus der Praxis

Ich begleite gerade ein (mehr oder weniger) neu geschaffenes Team einer Wohngruppe für Menschen mit Behinderung. Wie überall sind die Belastungen hoch, die Fluktuation ebenso. Inzwischen hat der erste Termin mit dem Team stattgefunden und wir werden jetzt – in den nächsten Runden – an dem gemeinsamen Zweck des Teams, an der Erarbeitung von Rollen, an gemeinsamen Regeln usw. arbeiten. Mein Ziel des Prozesses ist, gemeinsame Spielregeln zu erarbeiten, die in der herausfordernden Arbeit mit den Menschen mit Behinderung Orientierung bieten und damit Sicherheit schaffen.

Ein anderes Beispiel ist die Begleitung eines Führungsteams eines Komplexträgers (Führungsebene 1 und 2). Herausfordernd ist, dass jede Person in ihrer Rolle denkt und agiert und damit – nachvollziehbar – die lokalen Rationalitäten großen Platz einnehmen. Zweck des Führungsteams ist aber, gemeinsam auf das große Ganze zu schauen. In der Arbeit im Führungsteam gilt es also, die „Hüte zu wechseln“ und die eigenen Stärken für die Gesamtorganisation einzubringen. Auch hier geht es darum, so etwas wie eine „Geschäftsordnung“ für das Führungsteam zu erarbeiten und darin festzuschreiben, was der Zweck des Teams ist, wer welche Rollen einnimmt, wann wie welche Entscheidungen getroffen werden, wie mit Konflikten umgegangen wird usw.

Kurz gesagt geht es bei beiden Prozessen – aber auf unterschiedlichen Ebenen – darum, den Rahmen gelingender Zusammenarbeit zu gestalten. Innerhalb des Rahmens ist es dann möglich, frei zu agieren.

Fazit: Gelingende Zusammenarbeit braucht befreiende Strukturen

Die Core Design Principles zeigen: Gelingende Zusammenarbeit ist kein Glücksfall und damit allein abhängig davon, ob die Menschen „miteinander können“! Gelingende Zusammenarbeit ist vielmehr das Ergebnis von klaren, gemeinsamen Spielregeln.

Das ist wichtig:

Anstatt Spielregeln als Einschränkung von individueller Freiheit zu verstehen, braucht es die Einsicht, dass Teams und Gruppen immer nur aufgrund von Regeln funktionieren. Fraglich ist dann nur, ob die Spielregeln gemeinsam, bewusst und transparent gestaltet wurden oder ob sie irgendwie informal „wild wachsen“ und deshalb oft destruktiv wirken.

Bei der Entwicklung können die Core Design Principles einen wunderbaren Rahmen und damit ein Werkzeug bieten, um Zusammenarbeit zu reflektieren, zu stärken und weiterzuentwickeln.

Deswegen: Druck die 8 Prinzipien aus und bring sie zum nächsten Teammeeting mit. Plane einen halben Tag als Workshop – intern oder mit externer Begleitung. Sprich mit anderen Leitungskolleg:innen darüber, wie sie die Zusammenarbeit erleben und in ihrem Team gestalten. Mach einen Selbsttest: Wie viele der CDPs sind in Deinem Team schon gelebt?

Und – wenn Du willst – begleite ich Dich und Dein Team gern. Sag einfach Bescheid!

Quellen:

  • Thiersch, zit. nach Hollstein-Brinkmann, H. (1993): Soziale Arbeit und Systemtheorien. Freiburg im Breisgau: Lambertus. S. 166.

Leitbildentwicklung in der Sozialwirtschaft: Wie es gelingt, Orientierung zu schaffen und mit Widersprüchen umzugehen

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Aktuell bin ich in mehrere Prozesse eingebunden, in denen es um die Leitbildentwicklung in Organisationen der Sozialwirtschaft geht. Der Wunsch der Organisationen nach konsistenten und attraktiv formulierten Leitbildern ist nachvollziehbar. In einer zunehmend komplexen und dynamischen Welt stehen sie vor der Herausforderung, ihre Identität zu schärfen, ihrer Belegschaft und potenziellen Mitarbeiter:innen Orientierung zu bieten, gegenüber Klient:innen und anderen externen Stakeholdern gut dazustehen und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Aber:

  • Wenn Leitbilder die Lösung sind, was war eigentlich das Problem?

Und wie gelingt es, ein Leitbild zu schaffen, das nicht nur auf dem Papier existiert, sondern im Alltag gelebt wird?

Im Folgenden habe ich dazu meine Gedanken zusammengetragen: von der Frage, welche Funktionen Leitbilder erfüllen, über die Notwendigkeit von Leitbildern in Organisationen der Sozialen Arbeit bis hin zur Frage des aus meiner Sicht sinnvollen Vorgehens zur Entwicklung von Leitbildern.

Wozu eigentlich, oder: Die Funktion von Leitbildern

Auffällig ist:

Leitbilder sind in den allermeisten Organisationen vorhanden. Wenn man jedoch die Mitarbeiter:innen nach Inhalten des Leitbilds fragt, erntet man meist nur Schulterzucken, nervöses Kramen in Schubladen oder bestenfalls die Wiederholung von Floskeln, die in jedem Leitbild von Organisationen der Sozialen Arbeit vorkommen: „Also, bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt!”

Das wirft die Frage auf, ob sich der Aufwand der Leitbildentwicklung lohnt. Diese Frage kann jedoch nur beantwortet werden, wenn klar ist, welches Problem Leitbilder lösen sollen bzw. welche Funktion sie haben.

In Leitbildern werden zentrale Werte, das Selbstverständnis und manchmal die Ziele einer Organisation formuliert. Entsprechend lassen sich Leitbilder als „Wertekataloge einer Organisation” (Kühl, 2017: 12) verstehen, die Auskunft über die angestrebte Identität der Organisation geben sollen.

Sie „richten sich vorrangig an der Schauseite der Organisation aus, müssen dabei aber auf die formale und die informale Seite Rücksicht nehmen (vgl. ebd. 14, näher zur Unterscheidung von Schauseite, formaler und informaler Seite bspw. hier).

Kurz gesagt sollen Leitbilder als Kompass für Organisationen dienen und Mitarbeitenden, Klient:innen sowie externen Partnern Orientierung bieten. Klingt nach eierlegender Wollmilchsau:

Geht es jetzt um die Mitarbeitenden und somit um die Orientierung nach innen oder um die Klient:innen bzw. die Partner der Organisation, wie beispielsweise die Kostenträger? Denn interne und externe Interessengruppen haben ganz unterschiedliche Bedarfe, Wünsche und Hoffnungen.

Werteformulierungen in Leitbildern haben „hohe Konsenschancen” (Luhmann, 1972: 88 ff.), bei näherer Betrachtung sind sie jedoch ziemlich widersprüchlich.

Dazu ein Beispiel (zu dem hinzugefügt werden muss, dass die folgenden Zitate aus einem real existierenden Leitbild stammen, ich damit aber nicht sagen will, dass es sich um ein „schlechtes Leitbild” handelt. Ich will nur aufzeigen, wo die Herausforderungen und Widersprüche liegen.):

Die Aussage „Der Mensch steht im Mittelpunkt unserer Arbeit. Wir fördern und begleiten seine Entwicklung.” wird wohl jede:r unterstützen.

Im gleichen Leitbild steht dann, dass „betriebswirtschaftliche Unternehmensführung und ein hohes Qualitätsbewusstsein (…) für uns selbstverständliche Voraussetzungen für gute soziale Arbeit” sind. Auch diesem Wert (Wirtschaftlichkeit) kann zugestimmt werden, oder?

In Entscheidungssituationen wird es jedoch widersprüchlich:

Wenn Einrichtungen aus Gründen der Wirtschaftlichkeit geschlossen oder die Öffnungszeiten aufgrund des Fachkräftemangels verkürzt werden müssen, ist das zwar dem Wert „Wirtschaftlichkeit” folgend nachvollziehbar, widerspricht aber den Werten „Mensch im Mittelpunkt” bzw. „Nächstenliebe” (wie es gerne in Leitbildern konfessioneller Organisationen heißt).

Wenn in der Präambel zum Leitbild außerdem gesagt wird, dass die Wertformulierungen „verbindliche Grundlage unserer Arbeit” sind, möchte ich nicht in der Haut der Entscheider:innen stecken.

Kurz gesagt: Zu hoffen, dass Leitbilder die angestrebte Orientierung nach innen und außen tatsächlich bieten, ist zwar nachvollziehbar, stößt bei konkreten Entscheidungen jedoch auf Widersprüche.

Trotzdem wichtig, oder: Leitbilder in Organisationen der Sozialwirtschaft

Basierend auf den obigen Ausführungen könnte man jetzt zum Schluss kommen, dass keinen Sinn machen:

Wenn Leitbilder keine Orientierung bieten, brauchen wir sie doch nicht?!

Das ist aber – wenn man die Spezifika von Organisationen der Sozialen Arbeit in den Blick nimmt – deutlich verkürzt und nicht funktional. Denn:

Organisationen der Sozialen Arbeit müssen besonderen Wert auf ihre „Schauseite” legen, da „sie aufgrund ihrer spezifischen gesellschaftlichen und politischen Umweltkonstellationen gefordert [sind], im Hinblick auf unterschiedliche Interessenträger (…) Legitimation zu erzeugen und aufrechtzuerhalten sowie dadurch die eigene Organisation mit einem tragfähigen Vertrauenspotenzial ihrer Umwelt auszustatten“ (Gesmann, Merchel 2021:37f).

Das, was dahintersteht, lässt sich beispielsweise am Wert „Qualität” aufzeigen: Organisationen der Sozialen Arbeit können sich der Anforderung, qualitativ hochwertig zu arbeiten und Qualitätsmanagement zu betreiben, kaum entziehen. Gerade weil oftmals nicht kausal dargelegt werden kann, was in Organisationen der Sozialen Arbeit „wirklich wirkt”, sind sie darauf angewiesen, zu propagieren, dass sie qualitativ arbeiten und ein Qualitätsmanagementsystem vorhalten und nutzen. „Ob, in welcher Weise und Intensität aber intern Prozesse des Qualitätsmanagements realisiert werden, bleibt mit der Übernahme der Legitimationsanforderung höchst unklar und führt zu erheblichen Unterschieden, wie ein Blick in verschiedene Organisationen der Sozialen Arbeit zeigt“ (ebd., S. 38).

Jetzt könnte man annehmen, dass es dann nur darauf ankommt, ein tolles Bild der Organisation nach außen zu zeigen und schicke Hochglanzbroschüren mit dolle klingenden Werten zu veröffentlichen, um darüber die eigene Existenz nach außen zu legitimieren. Aber auch das reicht nicht aus.

Denn auch wenn klar ist, dass „zwischen der nach außen gerichteten Fassade, mit der zu Legitimationszwecken ein Bild von der Organisation gezeichnet und vermittelt wird, und der in der Organisation wahrnehmbaren Realität wird in der Regel keine vollständige Deckungsgleichheit“ herrschen kann, müssen Organisationen der Sozialen Arbeit bemüht sein, „die Entkoppelung von Fassade und realer Erlebbarkeit nicht allzu groß werden zu lassen. Denn wenn die relevanten Akteure aus der Umwelt die Fassade als „scheinheilig” (…) erkennen, verliert das Schaufenster drastisch an Legitimationspotenzial“ (ebd.).

Und zu den „Akteuren aus der Umwelt“ gehören neben den Klient:innen und deren Angehörigen auch die Mitarbeiter:innen der Organisation. Und wenn die Akteure aus der Umwelt dann feststellen, dass das „Außen“ mit dem „Innen“ der Organisation so gar nichts zu tun hat, hätte man nur „das genaue Gegenteil der mit dem schönen Schaufenster beabsichtigten Legitimation“ (ebd.) erreicht – neben verärgerten Angehörigen, frustrierten Klient:innen und kündigenden Mitarbeiter:innen ggfs. ein Entzug der Betriebserlaubnis durch die Kostenträger und ein massiver Imageverlust in der Öffentlichkeit.

Und nu`? Oder: Leitbildentwicklung in der Sozialwirtschaft

Das sind ganz schön heftige Anforderungen an das Management von Organisationen der Sozialwirtschaft, oder?

Zu wissen, dass Wertformulierungen in Leitbildern bei konkreten Entscheidungen zu Widersprüchen und Frust führen können und gleichzeitig die Notwendigkeit zu haben, die eigene Arbeit und die Organisation nach außen zu legitimieren, kann ziemlich überfordernd wirken.

Aber Gott sei Dank sind widersprüchliche Anforderungen Alltag in Organisationen der Sozialen Arbeit und die Führungskräfte damit „Dilemmatamanagementprofis“ (vgl. näher Grunwald, 2022:92ff).

Wichtig ist nur, sich der mit der Leitbildentwicklung einhergehenden Dilemmata bewusst zu sein: Es ist wichtig, nicht der Vorstellung zu erliegen, dass Leitbilder „die Lösung für alles“ sind.

Die Mitarbeitenden werden nach erfolgter Leitbildentwicklung und -veröffentlichung immer noch Orientierung im Alltag suchen. Klient:innen und Angehörige werden immer noch frustriert auf für das Überleben der Organisation notwendige, aber eben nicht individuell passende Entscheidungen reagieren. Die Öffentlichkeit wird immer noch genau hinschauen (ggfs. sogar noch genauer), ob es denn legitim ist, wenn die Geschäftsführerin eines angeblich „sozialen“ Komplexträgers mit mehreren tausend Mitarbeiter:innen einen BMW und keinen Ford Fiesta fährt. Und genauso werden die Kostenträger trotz aller Beteuerungen, dass doch so wahnsinnig qualitativ gearbeitet wird, immer noch mehr bürokratische Anforderungen stellen, um irgendwie „messbar“ zu machen, was mit den ganzen Geldern geschieht. Da kommt man nicht raus.

Trotzdem (oder gerade deswegen) sind aus meiner Sicht mehrere Aspekte in der Leitbildentwicklung hilfreich, die es zu beachten gilt:

Prozess mehr als Präsentation

Kühl (2017:68) schreibt, dass „die Verständigung über einen Wertekatalog zwischen Management und Mitarbeitern (…) im Prozess der Erstellung des Leitbildes und nicht im Moment der Präsentation“ erfolgt.

M.a.W.: Der Prozess der Leitbildentwicklung in der Sozialwirtschaft ist wichtiger als die Präsentation auf der Website, in Hochglanzbroschüren oder auf schicken Postern an Wänden.

Nachvollziehbar, aber mühsam. Denn anstatt allein im stillen Kämmerlein ein fertiges Leitbild zu erarbeiten und dann zu verkünden, geht’s um die partizipative Erarbeitung des Leitbilds, da ein Leitbild ein Produkt interner Kommunikationsprozesse ist. Es entsteht durch die Auseinandersetzung der Organisation mit sich selbst und ihrer Umwelt.​

Entsprechend relevant sind die Partizipationsmöglichkeiten am Prozess der Leitbildentwicklung.

Den Prozess effizient gestalten

Organisationen der Sozialwirtschaft sind keine StartUps mit ein paar Mitarbeitenden. Wir haben es oftmals mit „Konzernstrukturen“ zu tun, mit mehreren tausend Mitarbeiter:innen, die dann auch noch sehr dezentral in häufig völlig verschiedenen Arbeitsfeldern tätig sind.

Partizipation kann in diesen Kontexten entsprechend nicht bedeuten, dass jede:r „seinen Senf“ von Beginn an zum Leitbild beitragen kann. Das wäre vielleicht spannend, aber wenig funktional geschweige denn effizient.

Entsprechend gilt es, Partizipation effizient zu gestalten. Für mich heißt das konkret, im ersten Schritt (wenn möglich) so etwas wie einen „KickOff“ durchzuführen – eine Großgruppenveranstaltung (bspw. Open Space), in der Eindrücke, Aussagen, Meinungen usw. gesammelt werden. Hier kann es nicht darum gehen, konkrete Aussagen zum Leitbild zu diskutieren, das sprengt den Rahmen.

Im zweiten Schritt werden die Ergebnisse des KickOffs durch eine idealerweise interdisziplinär zusammengesetzte Projektgruppe zu einem weitgehend ausgearbeiteten Leitbildentwurf zusammengeführt.

Der dritte Schritt ist dann, den Entwurf zur ernsthaften Diskussion zu stellen. Ich betone das „ernsthaft“, da Mitarbeiter:innen sehr schnell spüren, wenn es reine Informationsveranstaltungen sind und kritische Einwände und Anregungen folgenlos bleiben.

Von Werten zu Prinzipien

Neben der partizipativen Erarbeitung von für die Organisation passenden Werten ist die Ableitung von aus den Werten folgenden, handlungsleitenden Prinzipien relevant.

Prinzipien lassen sich als allgemeingültige und nicht verhandelbare Spielregeln oder Handlungsleitlinien für die Arbeit in Teams und Organisationen definieren, die sich aus den formulierten Werten ableiten.

Wichtig ist dann, die aus den Werten abgeleiteten Prinzipien zum einen möglichst präsent zu halten. In Teamsitzungen, Gesprächen unter Mitarbeiter:innen und Führungskräften ebenso wie in Gesprächen mit Klient:innen sollten die Prinzipien tatsächlich angewendet werden, um der Gefahr zu begegnen, ein ähnliches Schicksal zu erleiden wie viele vergilbte Leitbilder vieler Organisationen:

Zwar existent, aber alles andere als lebendig.

Leitbildpyramide mehr als Leitbild

Der Begriff der Leitbildpyramide kommt aus dem Kontext der Strategiearbeit.

Unter einer Leitbildpyramide verstehe ich die Zusammenführung von der Vision, der Mission, den Werten, den Prinzipien und der Strategie(n) der Organisation an einem Ort (bzw. in einem Dokument).

Denn die Strategie(n) der Organisation sollten sich auf den bzw. die Zweck(e) der Organisation beziehen und damit darauf, wozu die Organisation existiert.

Und wenn man die Pyramide von unten betrachtet, ergeben sich über die Strategie(n) (hoffentlich) auch Orientierungen, wie die im Leitbild formulierten Werte mit Leben gefüllt werden.

Weiterentwicklung

Im Beitrag zur Strategieentwicklung in Organisationen der Sozialen Arbeit habe ich geschrieben, dass ich mir unschlüssig bin, ob Organisationen alle paar Jahre eine neue Strategie benötigen.

Selbstverständlich ist es sinnvoll, regelmäßig aus dem Alltag auszusteigen und zu überlegen, was in Zukunft für die eigene Organisation überlebenswichtig sein wird. Genau dazu dienen beispielsweise „Strategieklausuren“. Genauso wichtig ist es jedoch, kontinuierlich über die Zukunft nachzudenken und die Strategie(n) regelmäßig (z. B. jährlich) zu überprüfen und weiterzuentwickeln.

Gleiches gilt auch für das Leitbild.

Es reicht aus meiner Sicht nicht aus, das Leitbild alle paar Jahre hervorzukramen, sich zu wundern und dann den Prozess der Leitbildentwicklung zu beginnen. Sinnvoller ist es, das Leitbild kontinuierlich und vor dem Hintergrund der aktuellen Bedingungen anzupassen.

Wenn ein Leitbild jedoch so genutzt wird, wie oben beschrieben, dann passiert das automatisch: Solange das Leitbild kontinuierlich im Fokus der Organisation bleibt und bei Neueinstellungen, Teamsitzungen, Entscheidungen usw. als Orientierung dient und nicht erst nach zehn Jahren hektisch hervorgeholt wird, erfolgen Anpassungen automatisch, da sich die Realität geändert hat.

Darüber hinaus empfehle ich, regelmäßige Zyklen der Überprüfung festzulegen und das Leitbild beispielsweise einmal im Jahr in der Leitungsklausur anzuschauen. Im Sinne einer Retrospektive sollte dann bewusst entschieden werden, ob und gegebenenfalls welche Anpassungen notwendig sind.

So bleibt das Leitbild ein lebendiges Dokument der Organisation.

Ehrlich sein

Wie ich oben geschrieben habe, gehen mit den Formulierungen von Werten oftmals Widersprüche einher (bspw. Wirtschaftlichkeit vs. Mensch im Mittelpunkt).

Anstatt so zu tun, als würden diese Widersprüche nicht existieren, und die formulierten Werte als „verbindliche Grundlage unserer Arbeit” darzustellen, macht es aus meiner Sicht mehr Sinn, die Widersprüche beispielsweise in der Präambel zum Leitbild bspw. wie folgt anzusprechen:

„Unser Leitbild formuliert Werte, die unser Handeln leiten und prägen sollen. Wir sind uns bewusst, dass einige dieser Werte in einem Spannungsverhältnis zueinander stehen können, beispielsweise die Balance zwischen Wirtschaftlichkeit und dem Wohl des Einzelnen. Diese Widersprüche betrachten wir nicht als Problem, sondern als Ausdruck der Vielfalt und Komplexität unserer Aufgaben. Sie eröffnen Raum für ehrlichen Dialog und verantwortungsvolle Entscheidungen, die den jeweiligen Kontext berücksichtigen. Unser Ziel ist es, diese Spannungsfelder nicht zu ignorieren, sondern sie aktiv und bewusst auszubalancieren.“

Neben dem, dass die Mitarbeitenden gut mit Ehrlichkeit umgehen können, wird so auch dem Frust bei allen Stakeholdern vorgebeugt, der entsteht, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen, die einen der formulierten Werte verletzen.

Fazit, oder: Erfolgsfaktoren für die gelingende Leitbildentwicklung in der Sozialwirtschaft

Zusammenfassend solltest Du Dir immer die Frage stellen, welches Problem die angestrebte Lösung lösen soll. Das gilt nicht nur, aber auch für die Leitbildentwicklung in der Sozialwirtschaft.

Und die Befassung damit zeigt auf, dass Leitbilder gerade in Organisationen der Sozialen Arbeit wichtig und notwendig sind, die Hoffnungen auf Orientierung nach innen und außen jedoch meist nicht erfüllt werden können.

Das führt aber nicht dazu, die Leitbildentwicklung zu vernachlässigen, sondern dazu, sich über die Herausforderungen bewusst zu werden. So kann es gelingen, die Widersprüche in Möglichkeiten der bewussten Auseinandersetzung zu transferieren.

Und das wiederum hilft allen Beteiligten – Mitarbeitenden, Klient:innen, Kostenträgern und der Öffentlichkeit.

Das Leitbild kann so zu einem kraftvollen Instrument werden, das auch dazu beiträgt, die Organisationskultur mitzugestalten und die Qualität der Arbeit zu sichern.

Voraussetzung dafür ist ein effektiver, effizienter und partizipativer Entwicklungsprozess, der den Prozess der Arbeit am Leitbild ins Zentrum rückt und die Spezifika von Organisationen der Sozialen Arbeit berücksichtigt.

Wie ist es bei Dir: Kennst Du das Leitbild Deiner Organisation? Wie war der Prozess? Lass‘ doch gerne einen Kommentar hier auf dem Blog oder schreib‘ mir direkt per Mail.

Ach ja, und natürlich stehe ich Dir gerne zu Fragen rund um die Leitbildentwicklung in Deiner Organisation zur Verfügung.

Quellen:

  • Epe, H., Ottmann, S. (2024): Wirkungsorientierung als ein Leitprinzip in Leitbildern der Sozialen Arbeit. Zugriff am: 16.05.2025. Verfügbar unter: https://blog.soziale-wirkung.de/2022/12/21/wirkungsorientierung-leitprinzip-leitbild-soziale-arbeit/
  • Gesmann, S., Merchel, J. (2021): Systemisches Management in Organisationen der Sozialen Arbeit. Handbuch für Studium und Praxis. 2. Auflage. Carl-Auer-Verlag.
  • Grunwald, K. (2022): Management sozialwirtschaftlicher Organisationen. Eine Einführung. Springer VS.
  • Kühl, S. (2017): Leitbilder erarbeiten. Eine kurze organisationstheoretisch informierte Handreichung. Springer VS.
  • Luhmann, N. (1972): Rechtssoziologie. Rowohlt.

Strategie in der Krise: 8 Fragen, die Organisationen der Sozialwirtschaft beantworten müssen

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tl;dr: Neben der „clickbait Überschrift“ findest Du im Beitrag Basics rund um Strategie, Strategieentwicklung und Strategieumsetzung mit einem spezifischen Fokus auf Organisationen der Sozialwirtschaft. Am Ende findest Du die – aus meiner Sicht wirklich wichtigen – Fragen, die Du Dir stellen solltest, wenn Du Dich mit der Strategie Deiner Organisation befassen willst.


Strategie – schon der Begriff weckt Hoffnungen: Sie gibt die Richtung vor, verspricht Klarheit und Transparenz. Die Unternehmensstrategie soll – so eine Definition – als Navigationsprinzip zur Bewältigung von Komplexität dienen (vgl. Malik, 2017:91) – mit dem Ziel, das Überleben der Organisation (nicht nur) in Krisenzeiten zu sichern. Und aktuell, in den wahrlich herausfordernden Zeiten, habe ich das Gefühl, dass in Organisationen der Sozialwirtschaft händeringend nach einer „Strategie in der Krise“ gesucht wird und damit nach etwas, das mehr verspricht als ein „Stochern im Nebel“. Dabei ist – so mein Eindruck – zum einen oft unklar, was unter Strategie verstanden wird und zum anderen, wie genau eine Strategie entwickelt werden und vor allem, wie die Strategieumsetzung gelingen kann.

Mit dem folgenden Beitrag zu Strategie in der Sozialwirtschaft stochere ich selbst ein wenig im Strategienebel, in der Hoffnung, Orientierung geben zu können. Gleichzeitig lade ich aber auch dazu ein, den Nebel einer ungewissen Zukunft proaktiv anzunehmen und gerade dadurch Gestaltungsfreiheit zu gewinnen.

Im Folgenden skizziere ich zunächst meinen aktuellen Eindruck von den Problemen, die hinter der (teilweise) berechtigten Suche nach einer Strategie in der Krise stehen, um darauf aufbauend einen Einblick in aktuelle Grundlagen rund um Strategieentwicklung und Strategieumsetzung zu geben. Abschließend versuche ich auf dieser Basis einige Handlungsoptionen für Organisationen der Sozialwirtschaft zu skizzieren, die Dir und Deiner Organisation hoffentlich etwas Orientierung auf der Suche nach Orientierung geben können.

Und falls Du Dich für weitere Beiträge rund um Strategie und Co. interessierst, findest Du zum Beispiel hier einen Beitrag mit dem Fokus auf agile Strategieentwicklung und -umsetzung und hier einen Beitrag zur adaptiven Strategiearbeit in Sozialen Organisationen mit Ausführungen für Ansätze, Herausforderungen und Lösungen.

Strategie in der Krise oder Krisenstrategien?

Du merkst schon in der Einleitung, dass ich mich vorsichtig ausdrücke. Ich schreibe nicht davon, dass ich – trotz einiger, erfolgreich durchgeführter Projekte – das eine Rezept habe, mit dem Strategieentwicklung immer gelingt. Ich schreibe nicht davon, dass ich den Stein der Weisen gefunden haben und damit den einzig wahren Weg, um Klarheit, Orientierung und Transparenz für dich und deine Organisation auf dem Weg in eine ungewisse Zukunft zu gewinnen.

Das ist aus Marketingsicht schlecht.

Du suchst nach Antworten und ich antworte vage. Ich biete Dir kein „Strategierad“ an, das Dir die strategischen Themen vorgibt. Ich sage auch nicht, dass das Durchlaufen der sehr hilfreichen Strategie-Schleife (vgl. Nagel, 2014) der Königsweg ist. Ich stochere häufig genauso im Nebel wie du. Das ist für mein „strategisches Marketing“ – wie gesagt – alles andere als gut. Denn aus Vertriebssicht hilft es viel mehr, einfache, wenn auch oft falsche Antworten auf komplexe Fragen zu geben.

Und die Fragen sind nicht nur komplex, sondern auch paradox. Entweder-oder-Entscheidungen sind bei vielen Themen kaum möglich. An vielen Stellen geht es um ein „sowohl als auch“ und damit – eben – um Nebel.

Gleichzeitig, und das ist der Ausgangspunkt dieses Beitrags, stelle ich fest, dass gerade in den aktuell (wieder einmal) herausfordernden Zeiten viele Menschen und Organisationen auf der Suche nach Antworten sind, um wieder zu einer wie auch immer gearteten Sicherheit zu gelangen. Und da kommen Strategien ins Spiel.

Um nur drei Beispiele herauszugreifen geht es

  • in der „neue caritas“ (Ausgabe 06/25, siehe hier) übergreifend um das Thema Strategie.
  • im Leitartikel der „sozialwirtschaft aktuell“ (Erlinghagen, 05/2025) – etwas reißerisch – um „Organisationen der Sozialwirtschaft in Zeiten kollabierender Systeme“. Dabei beschreibt der Beitrag „einige absehbare Entwicklungen, begründet, warum wir uns mit dem Phänomen kollabierender Systeme auseinandersetzen, und geht der Frage nach, was das für Unternehmen der Sozialwirtschaft im Speziellen bedeutet“ (ebd.), womit er – zumindest aus meiner Sicht – viel mit dem Thema Zukunft und Strategie zu tun hat. So kommt der Autor auch passenderweise zum Schluss: „Solange Kollapsphänomene ignoriert oder als Ausnahmezustände betrachtet werden, sind tiefergehende Anpassungsstrategien nicht vorstellbar“ (ebd., 3).
  • im Beitrag von Anja um „Lebenslanges Lernen in Zeitenwenden: Überlebensstrategien für eine Welt im Umbruch“. Ja, dieser Beitrag ist nicht spezifisch auf die Sozialwirtschaft und auch nicht (nur) auf Organisationen bezogen. Aber der Untertitel – „In einer Zeit radikaler Veränderungen sind lebenslanges Lernen und Anpassungsfähigkeit entscheidend. Wie werden wir fit für unsere gemeinsame Zukunft?“ – hat mich – neben dem Strategieaspekt – doch sehr an die Herausforderungen von Organisationen der Sozialwirtschaft erinnert. Etwas abgewandelt:

Wie werden Organisationen der Sozialen Arbeit fit für eine gemeinsame Zukunft – und (wie) kann die Strategie in der Krise bei der Beantwortung der Frage helfen?

Basics der Strategieentwicklung und -umsetzung

Aber was ist Strategie im Kontext von Organisationen und Unternehmen eigentlich?

Das ist, wie auch Nagel (2014) schreibt, „oft unklar“. Es „hat sich bis heute keine allgemeinverbindliche Definition von ‚Strategie‘ durchgesetzt“ (ebd.).

In der Strategiearbeit geht es aber, so viel als gemeinsame Basis, um Fragen, die für die Organisation überlebensrelevant sind.

Zur weiteren Eingrenzung ist die Unterscheidung in die drei Ebenen des normativen, strategischen und operativen Managements – angelehnt an das St. Galler Management-Modell – hilfreich:

Während sich das normative Management mit den unternehmenspolitischen Wert- und Interessenkonflikten aller Beteiligten auseinandersetzt (Was sind unsere Grundwerte?) und das operative Management als die unmittelbare Steuerung wiederkehrender Prozesse und konkreter Strukturen zur Erbringung von (Dienst-)Leistungen verstanden werden kann, beschäftigt sich das strategische Management mit Entscheidungen zu komplexen Problemen qualitativer Art, wie z.B. der Bewältigung zukünftiger Marktbedingungen und/oder Exnovations- bzw. Innovationspotenziale der Organisation (vgl. Grunwald, 2022:9).

Hier kann die Frage „Welche zentralen Themen/Ziele/Möglichkeiten verfolgen wir (und welche auch nicht) in den nächsten Jahren?“ Orientierung geben.

Gibt es Kriterien für strategische Themen?

Wichtig ist, dass die Entscheidungen zu Problemen qualitativer Art (oder kürzer: die übergreifenden strategischen Themen/Optionen) langfristig (nicht kurzfristig), folgenreich (nicht beliebig), funktionsübergreifend (nicht spezifisch) und komplex (also nicht trivial) sind.

Diese vier Aspekte können gut als grobe Kriterien für die Überprüfung der eigenen strategischen Entscheidungen bzw. der auf den Entscheidungen basierenden strategischen Ziele herangezogen werden. Und wenn Du jetzt auf die (hoffentlich vorhandene) Strategie Deiner Organisation schaust:

Sind die formulierten strategischen Optionen

  • langfristig,
  • folgenreich,
  • funktionsübergreifend und
  • komplex?

Um es konkret zu machen ist die strategische Option „Ausweitung des Marktportfolios“

  • langfristig (Planung, Finanzierung, Personalaufbau → oft über Jahre),
  • folgenreich (Verändert Reichweite, Zielgruppen und Ressourcenstruktur),
  • funktionsübergreifend (Pädagogik, Verwaltung, Finanzierung, Öffentlichkeitsarbeit) und
  • komplex (gesetzliche Rahmenbedingungen, Bedarfsanalysen, Personalgewinnung…).

Das wird bspw. greifbar, wenn es um die Eröffnung eines neuen Standorts, einer neuer Einrichtung oder eines neuen Arbeitsfelds geht.

Im Gegensatz dazu ist – logisch – die Anschaffung neuer Möbel für ein Gruppenangebot keine strategische Entscheidung, da diese nur eine geringe Tragweite hat, kaum funktionsübergreifend ist und primär Sachmittel und nicht die inhaltliche Ausrichtung betrifft.

Entscheidungen treffen

Deutlich wird:

Es geht um das Treffen von – in dem Fall strategischen – Entscheidungen. Das sind Entscheidungen „zu den zu erbringenden Leistungen und zu den Modalitäten der künftigen Leistungserbringung. Dies zieht Nachfolgeentscheidungen zum Personal (…) und zu den Kommunikationswegen (…) nach sich, jedoch geht solchen Entscheidungen die basale Entscheidung zu den Programmen voraus“ (Merchel, Gesmann, 2021:305).

Angelehnt an Heinz v. Förster sind Entscheidungen jedoch immer Entscheidungen des prinzipiell Unentscheidbaren (vgl. Teil der Welt, S. 67 f.). Klingt komisch, heißt aber nur:

Wäre A besser als B, würden wir natürlich A nehmen – alles andere wäre blöd. Entscheiden ist hier nicht notwendig. Dann aber, wenn A und B gleichwertig sind, braucht es die Entscheidung.

A und B klingt einfach, sind auf Ebene der strategischen Entscheidungen jedoch die Optionen, die für die Organisation (Überlebens-)Relevanz haben:

Einrichtung eröffnen oder aufgrund des Fachkräftemangels das Portfolio fokussieren? Lobbyarbeit stärken oder die Ressourcen in den Ausbau des digitalen Marketings stecken? Formale Hierarchien abflachen und eher Richtung agiler Selbstorganisation oder formale Hierarchien stärken und eher in Richtung Klarheit und Orientierung gehen?

Strategieumsetzung

Noch einmal: Echte Strategien sind mehr als rein auf finanzielle Planungen ausgerichtete Plattitüden.

Sie lassen sich – eine andere Definition – als Navigationsprinzipien für das Bewältigen von Komplexität (vgl. Malik, 2017:91) definieren und verfolgen den Zweck, das Überleben der Organisation in Zeiten des Wandels sicherzustellen.

Einführend lohnt sich ein Blick auf Muster und damit auf Vorgehensweisen der Strategieumsetzung, die sich in Organisationen immer wieder zeigen. Grob lassen sich vier Muster unterscheiden;

  1. Der:die Chef:in entscheidet intuitiv (das erinnert ein wenig an den Zollidioten aus Amerika, bei dem man nie weiß, was morgen kommt).
  2. Strategiearbeit wird an „Expertinnen“ wie Beratungsunternehmen oder auch Stabsstellen in Unternehmen ausgelagert.
  3. Strategiearbeit passiert – positiv formuliert – evolutionär (negativ formuliert wurschtelt man sich so durch, da man ja nie wissen kann, was morgen ist).
  4. Strategiearbeit geschieht systemisch als gemeinsame Führungsaufgabe.

Optimal wäre natürlich eine systemische Strategiearbeit, die neben den Führungskräften auch die Mitarbeitenden mit einbezieht und ihnen vermittelt, dass sie mit ihrer Arbeit einen Beitrag zur (Weiter-)Entwicklung der Gesamtorganisation leisten. In meinen eigenen Begleitungen von Strategieprozessen versuche ich diesen Weg zu gehen, was hoffentlich in den Ausführungen hier deutlich wird bzw. geworden ist. Und ja, manchmal haben auch die anderen drei Muster zu Teilen ihre Berechtigung: Manchmal macht es Sinn, dass top-down entschieden wird, manchmal hilft es, Expert:innen einzubinden und manchmal ist man im Nebel unterwegs und bewegt sich „evolutionär“ voran.

Wieder zurück zur Strategieumsetzung in Zeiten des Wandels: Selbst wenn die Marktdynamik in der Sozialwirtschaft nicht so ausgeprägt ist wie in der freien Wirtschaft, so haben wir doch – organisationsintern wie -extern – gerade genug Dynamik und damit Wandel, oder?

Spätestens hier wird es aber herausfordernd, denn die fundierte Strategieentwicklung, die in einen Plan führt, der nur noch checklistenartig umzusetzen ist, macht keinen Sinn. Dafür sind zum einen die hybriden, meist dezentral strukturierten Organisationen der Sozialwirtschaft viel zu komplex. Zum anderen kommt die Komplexität und Dynamik der (Um-)Welt hinzu – oft diskutiert als „VUKA-Welt“.

Entsprechend reicht es nicht, alle 5 Jahre auf das damals erarbeitete Strategiepapier zu schauen und mal eben neu auszurichten, um dann wieder fünf Jahre weiterzumachen wie bisher.

Nach der Entwicklung steht somit die Frage im Zentrum:

  • Wie können strategische Entscheidungen umgesetzt werden, wenn – Achtung, Binse – das einzig Sichere der Wandel ist?

Dazu präferiere ich einen Weg, der sich grob als „agile Strategieumsetzung“ beschreiben lässt.

Darunter verstehe ich, dass nach der Entscheidung für strategische Optionen und der Beschreibung der Ziele, die sich hinter den Optionen verbergen, gemeinsam überlegt wird, welche Projekte initiiert werden können, die einen Beitrag zu den Optionen leisten.

Strategieverantwortliche

Um die Strategie der Gesamtorganisation projektbezogen angehen zu können, ist es relevant, dass sich jeweils ein/e Verantwortliche/r für eine strategische Option findet und sich für das Thema „den Hut aufsetzt“. Hilfreich ist es, wenn die „Strategieverantwortlichen“ in der formalen Hierarchie möglichst hoch „aufgehängt“ sind (bspw. zweite Führungsebene), um dem jeweiligen strategischen Thema die notwendige Durchsetzungskraft zu verleihen.

Die Strategieverantwortlichen sind dann gefordert, sich ein interdisziplinäres und hierarchieübergreifendes „Strategieteam“ zu suchen, um erste Ideen für strategische Projekte zu generieren. Sie sind nicht unmittelbar operativ, sondern zum einen für die Zusammensetzung und das Funktionieren der Projektteams verantwortlich. Zum anderen besteht die Gefahr, dass ohne klare Verantwortlichkeiten Unsicherheiten entstehen, wer für welches strategische Projekt zuständig ist.

Strategische Projekte

Die Suche nach ersten Ideen für strategische Projekte kann und sollte auch darauf basieren, was in der Organisation aktuell bereits an Projekten läuft, die sich den entsprechenden strategischen Optionen zuordnen lassen. So wird ggfs. die strategische Option „Digitalisierung sinnvoll nutzen“ definiert. Aller Wahrscheinlichkeit nach laufen aber bereits Projekte rund um das Thema Digitalisierung, vielleicht experimentieren einige Bereiche und Abteilungen bereits mit KI-Anwendungen, andere Bereiche testen und nutzen bereits Technik im Kontext von AAL.

Kurz: Projekte müssen nicht unbedingt „neu“ sein. Es können auch bestehende Projekte zukunftsorientiert weitergeführt werden – allerdings nicht mehr isoliert und unverbunden, sondern unter dem Dach der Strategie vernetzt und mit einem ganzheitlichen Blick auf die Gesamtorganisation.

Regelmäßige Retrospektiven

Wichtig ist, dass die Strategieverantwortlichen in regelmäßigen Abständen – z.B. alle vier Monate – über den Stand und die Entwicklung der jeweiligen Projekte in den Führungsrunden berichten. Der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand obliegt es dann – im Sinne eines „Product Owners“ und idealerweise gemeinsam mit dem Leitungsteam – zu entscheiden, ob und in welcher Form die angestoßenen Projekte mit welchen Ressourcen weiterverfolgt werden sollen.

Mit diesem Vorgehen gelingt es, Fehlentwicklungen zu vermeiden, knappe Ressourcen bedarfsgerecht zu steuern und die Strategieumsetzung nicht losgelöst von aktuellen Entwicklungen zu betrachten. Ideal ist, wenn es gelingt, nicht nur auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren, sondern diese aktiv in die Strategieumsetzung einzubeziehen. In meiner – vielleicht etwas naiven – Traumvorstellung bewegen wir uns damit in einer „Effectuation-Logik“:

Unvorhergesehene Entwicklungen werden nicht als „Angriff auf die strikte Planung der Strategieumsetzung“ verstanden („Auch das noch!“), sondern als Möglichkeit und Chance, die für die jeweilige strategische Option bzw. das jeweilige Projekt gewinnbringend genutzt werden kann. Eine entsprechend flexible Reaktion auf Veränderungen ist hier nicht nur unvermeidlich, sondern sogar erwünscht.

Regelmäßige Retrospektiven sind aber nicht nur auf der obersten Ebene zu etablieren, sondern – fast selbstverständlich, oder? – auch in den Projektteams selbst, die an der Umsetzung der Strategie arbeiten:

Auch hier gilt es, in regelmäßigen, kurzen Abständen innezuhalten und zu überlegen, ob die laufenden Projekte auf dem richtigen Weg sind, ob sie modifiziert oder gar eingestellt werden müssen – weil sich die Rahmenbedingungen geändert haben, weil amerikanische oder russische Freaks absurde Entscheidungen getroffen haben oder weil irgendwelche Viren sich überlegt haben, die nächste Pandemie auszulösen. Mit anderen Worten:

Auch in der konkreten Projektarbeit können sich die Bedingungen ändern – aus welchen Gründen auch immer. Statt am Plan festzuhalten, muss immer wieder gemeinsam neu entschieden werden, ob und wie es weitergeht.

Strategische Projektsteuerung

Angenommen, eine Organisation hat sechs strategische Optionen erarbeitet und für jede Option Strategieverantwortliche gefunden. Diese beginnen nun, „strategische Projekte“ zu initiieren. So weit, so gut.

Die Gefahr, dass es zu einer unkoordinierten Vielzahl von Projekten kommt, die wiederum unverbunden nebeneinander stehen, wird aber sofort deutlich.

Um dieser Gefahr zu begegnen ist neben den bereits erwähnten regelmäßigen Retrospektiven auf Leitungsebene, die den Raum für Entscheidungen über die Neuaufnahme, Anpassung oder – auch wenn es manchmal weh tut – Beendigung von Projekten bieten, die Etablierung einer „strategischen Projektsteuerung“ hilfreich.

Vor allem in großen Komplexträgern der Sozialwirtschaft werden hierfür häufig Stabsstellen eingerichtet. In kleineren Organisationen ist es sinnvoll, die Rolle der Projektsteuerung zu definieren und in bestehende Strukturen zu integrieren.

Aus meiner Sicht geht es bei der strategischen Projektsteuerung aber nicht nur darum, den Überblick über Projekte und Ressourcen zu behalten. Sinnvoller ist es, die strategische Projektsteuerung – im Sinne eines „Scrum Masters“ oder „Agile Coaches“ – auch für die Begleitung der einzelnen, temporär zusammengesetzten Projektteams zu nutzen.

Ziel dabei ist es, die Projektteams unter den ohnehin herausfordernden Arbeitsbedingungen zu unterstützen, möglichst schnell arbeitsfähig zu werden, effektiv und effizient ergebnisorientiert zu agieren und der Gefahr zu begegnen, dass Projektteams zu „Arbeitskreisen“ werden, die existieren, weil sie schon immer existiert haben.

Weglassen nicht vergessen

Die bisherigen Ausführungen klingen so, als wäre Strategieentwicklung und -umsetzung immer die Arbeit am „mehr“, an neuen strategischen Optionen mithilfe neuer Projekte, die von in der Sozialwirtschaft sowieso mehr als überlasteten Menschen verantwortet und von Teams umgesetzt werden, die nicht wissen, woher die zeitlichen und finanziellen Ressourcen dafür kommen sollen.

Hier hilft zum einen Michael Porter, der (in diesem Beitrag) schrieb, dass „Die Essenz der Strategie (…) darin [besteht] zu entscheiden, was nicht zu tun ist!“ Oder anders ausgedrückt:

Alles geht nicht! Denn wenn alles ginge, bräuchte es keine Entscheidungen und damit auch keine Strategie.

Zum anderen hilft ein Blick auf den Begriff der Exnovation im Sinne der gezielten, bewussten Reduktion oder Abschaffung von Produkten, Technologien, Prozessen, Praktiken, Institutionen oder Strukturen (vgl. Bils, Töpfer, 2024:223).

Wie wäre es, wenn in der Strategie Deiner Organisation strategische Option definiert wäre, die Exnovation explizit in den Mittelpunkt stellt:

„Wir reduzieren gezielt nicht mehr sinnvolle Produkte, Technologien, Prozesse, Praktiken oder Strukturen. Wenn möglich und sinnvoll, schaffen wir sie ganz ab. Dabei ist uns bewusst, dass Abschaffen auch bedeuten kann, Alternativen zu entwickeln.“

Exnovation ist also – dies nur als kleiner Hinweis – ohne Innovation nicht denkbar.

Exkurs: Bereichs- oder Abteilungsstrategien als Alternative zur „projektbasierten, agilen Strategieumsetzung“?

Alternativ zu der hier skizzierten „projektbasierten, agilen Strategieumsetzung“ erlebe ich häufig, dass „Teilstrategien“ entwickelt werden:

Es wird z.B. in einem Komplexträger der Eingliederungshilfe für eine Abteilung – z.B. dem Bereich Wohnen für Menschen mit Behinderung – eine „Teilstrategie“ erarbeitet, die dann auf die Teams in den jeweiligen Bereichen „heruntergebrochen“ bzw. von den Teams umgesetzt wird bzw. werden soll.

Der Vorteil ist, dass die oftmals sehr abstrakte Gesamtstrategie für die Mitarbeitenden vor Ort deutlich greifbarer wird. So wird bspw. in der Gesamtstrategie die strategische Option „Personal und Führung – professionell gestalten!“ verabschiedet und ggfs. noch mit ein paar Sätzen hinterlegt. Die unmittelbare Übertragung des abstrakten Themas auf den eigenen Bereich ist schwierig.

Wenn aber – um im Beispiel zu bleiben – im Bereich Wohnen für Menschen mit Behinderung die zu dieser strategischen Option heruntergebrochene Bereichsstrategie „Förderung der Mitarbeiterbindung!“ (Oder wie auch immer) lautet, ist ein „Andocken“ deutlich leichter möglich: Wie können wir im Bereich Wohnen für Menschen mit Behinderung die Mitarbeiterbindung erhöhen?

Problematisch sehe ich jedoch, dass es sich bei Bereichs- oder Abteilungsstrategien nicht mehr um die Gesamtstrategie der Organisation handelt. Der Fokus verschiebt sich auf den eigenen Bereich.

Dem Wunsch nach „siloübergreifender Zusammenarbeit“ kann damit natürlich nicht mehr begegnet werden: Der Anreiz, gemeinsam an der Strategie für die Gesamtorganisation zu arbeiten, entfällt: „Ich arbeite an meiner Strategie für meinen Bereich. Was die anderen machen, interessiert mich nicht.“ Ja klar, das ist etwas radikal formuliert, trifft aber häufig zu und ist aus Perspektive der jeweils verantwortlichen Rolle (bspw. Bereichsleitung) völlig nachvollziehbar.

Das führt auch dazu, dass – sofern dennoch an der Gesamtstrategie der Organisation gearbeitet werden soll – der Koordinationsaufwand deutlich steigt, da Abstimmungen mit anderen Bereichen und Abteilungen schwierig, zeitintensiv und häufig konfliktträchtig sind.

Kurz: Auch hier zeigt sich, dass jede Problemlösung Lösungsprobleme erzeugt – jede Vorgehensweise hat Vor- und Nachteile. Wenn aber in den sowieso sehr dezentral strukturierten, lose gekoppelten Organisationen der Sozialwirtschaft der Wunsch nach einer gemeinsamen strategischen Ausrichtung, der Wunsch nach mehr Identität oder der Wunsch nach interdisziplinären Zusammenarbeit und einem „voneinander Lernen“ besteht, liegen die Vorteile aus meiner Perspektive eher auf Seiten der projektbasierten, agilen Strategieumsetzung.

Strategie in der Krise entwickeln und umsetzen: Die 8 wichtigsten Fragen für Organisationen der Sozialwirtschaft

Hast Du geschafft, bis hierhin dranzubleiben? Respekt, denn es ist doch mehr geworden, als ursprünglich gedacht. Aber halbe Sachen sind auch doof.

Jetzt aber meine „10 wichtigsten Fragen“ rund um die Stratehieentwicklung und -umsetzung, die Du Dir vor und während der Strategiearbeit immer stellen solltest:

1. Was verstehst Du und Deine Organisation unter „Strategie“?

Dem folgend, dass es keine einheitliche Definition von Strategie gibt kannst Du auch nicht davon ausgehen, dass alle Menschen in Deiner Organisation ein einheitliches Verständnis von Strategie haben.

Vor der eigentlichen Strategiearbeit, vor der Strategieentwicklung und -umsetzung also, ist ein gemeinsames Verständnis darüber herzustellen, was ihr unter Strategie versteht.

2. Ist es Dir und Deiner Organisation mit der Strategiearbeit ernst?

Organisationen brauchen eine Strategie, oder?

Mitarbeitende suchen nach Orientierung und wollen wissen, „wo es denn hingeht“, was die größere Linie ist. Genauso beschäftigen sich Führungskräfte gerne in netten Locations, abgekoppelt vom anstrengenden Alltag, mit Fragen der Zukunft. Denn die Zukunft ist – frei nach dem Reiseesel Mallorca – immer da, wo man gerade nicht ist. Du merkst mein Augenzwinkern, aber:

Strategiearbeit, insbesondere der oben beschriebenen Vorgehensweise, macht nur dann Sinn, wenn es ernst wird. Nur dann, wenn wirklich der Wunsch nach gemeinsamem Lernen, nach Entwicklung und partizipativer Umsetzung von Entscheidungen existiert, lohnt sich das „systemische Vorgehen“.

Wie oben geschrieben, ist die „evolutionäre Strategiearbeit“ aka Durchwurschteln deutlich einfacher ebenso wie das Treffen von emotional gesteuerten Top-Down Entscheidungen durch den:die Chef:in oder das Auslagern der Strategie an Expert:innen. Denen kann man dann zumindest die Schuld in die Schuhe schieben, dass es doch nicht so gekommen ist, wie geplant.

Kurz: Ist es Dir und Euch ernst?

3. Ist Strategiearbeit für Dich und Deine Organisation notwendig?

Ist das nicht die gleiche Frage wie oben? Nicht ganz. Bei der Frage nach dem Ernst ging es mir um die Herangehensweise. Hier geht es mir um die Frage, ob Du und Deine Organisation tatsächlich „Not wenden“ muss?

Not wenden – die Notwendigkeit – fokussiert darauf, dass Strategiearbeit wenig Sinn macht, wenn es nicht um wirklich (Überlebens-)Notwendiges geht. Denn dafür ist Strategie, dafür sind strategische Entscheidungen da:

Das Überleben der Organisation in Zukunft zu sichern.

4. Wer profitiert vom Status Quo?

„Wer will Veränderung?“ – Alle Hände gehen hoch.

„Wer will sich verändern?“ – Du kennst die Grafik vermutlich.

Deutlich wird dabei, dass es – auch wenn Strategie für Dich und Deine Organisation notwendig ist und auch wenn klar ist, was ihr unter Strategie versteht – Menschen in der Organisation gibt, die in ihrer Rolle vom aktuellen Zustand profitieren. Die einfache Zuschreibung, dass doch alle bei jeder noch so sinnvollen Veränderung „Widerstand“ aufbringen, reicht hier nicht aus. Die Zuschreibung verändert nichts.

Hilfreicher ist, sich schon vor oder zumindest während der Strategieentwicklung bewusst zu werden, wer warum vom Ist-Stand der Organisation profitiert. Dann wird es möglich, gezielt die Bedenken und Befürchtungen zu thematisieren und Veränderung – zumindest besser – gelingen zu lassen.

5. Wer hat welche Erwartungen an den Strategieprozess?

In eine ähnliche Richtung zielt auch die Frage nach den Erwartungen:

Erst wenn ein klareres Bild davon existiert, wer welche Erwartungen an den Strategieprozess hat, wird eine gemeinsame Arbeit an der Strategie und die Umsetzung strategischer Projekte wahrscheinlicher.

Dabei sind vor allem die informalen Erwartungen, also die Erwartungen, die verdeckt sind, interessant und gleichzeitig schwer zu thematisieren. Allein aber die Reflexion über die Frage, wer welche Erwartungen hat, kann befreiend sein, da überhaupt in diese Richtung gedacht wird.

Um näher an die informalen Erwartungen heranzukommen, hilft die Thematisierung dessen, was nach dem Strategieprozess aus Perspektive der Beteiligten anders sein soll als heute oder danach, was im Strategieprozess auf keinen Fall passieren soll.

6. Hast Du und Deine Organisation alles, was ihr braucht?

Dahinter verbirgt sich die Frage nach den Personen, die aktiv an der Strategieentwicklung und später verantwortlich an der Strategieumsetzung beteiligt sind:

  • Verfügen die Personen, die sich mit der Strategie befassen, über inhaltliche Kompetenzen, um die anstehenden Fragen kompetent beurteilen zu können?
  • Haben sie die Kompetenz, die Methoden, Instrumente und Verfahren auszuwählen und anzuwenden?
  • Können sie mit eventuell auftretenden schwierigen und konfliktreichen Situationen umgehen?
  • Haben sie die Zeit und das persönliche Engagement, sich dem Strategieprozess so zu widmen, wie es erforderlich ist oder werden könnte?

Zwei konkrete Beispiele:

Bei einem Kunden erarbeite ich gerade einen „Crashkurs Strategiearbeit“, in dem es darum geht, allen Führungskräften zumindest über die grundlegenden Kompetenzen der in dieser Organisation angestrebten Strategiearbeit an die Hand zu geben. Ich finde das wunderbar, denn so ist zumindest ein gemeinsames Grundgerüst gegeben, auf das immer wieder zurück gegriffen werden kann. Eine andere Organisation hat ein Programm ins Leben gerufen, dass die Arbeit in Projekten thematisiert, um so in der Gesamtorganisation das Thema Projektmanagement zu verankern.

Ja, das ist Aufwand. Und nein, es ist nicht sichergestellt, dass alle Projekte zum Erfolg führen und die Strategien umgesetzt werden. Aber zu hoffen, dass es auch so irgendwie klappt, ist sicher noch weniger erfolgsversprechend.

7. Wie kommunizierst Du die Arbeit an der Strategie von Beginn an?

Organisationen der Sozialwirtschaft sind komplexe soziale Systeme mit vielen Mitarbeitenden. Da ist es klar, dass nicht alle Mitarbeitenden in gleicher Weise in die Strategiearbeit eingebunden werden können. Nicht alle Mitarbeitende können in Workshops involviert sein, können strategische Optionen erarbeiten, Projektideen aufsetzen oder sich in Projektteams an strategischen Projekten beteiligen.

Entsprechend wichtig ist es, von Beginn an zu überlegen, wer wann wie eingebunden wird, wer wann über welchen Weg informiert wird, wer wann wie beteiligt wird usw.

Es wäre naiv – aber das wurde deutlich, denke ich – im stillen Kämmerlein eine noch so toll klingende Strategie zu erarbeiten, diese auf Hochglanzpapier zu veröffentlichen und dann zu glauben, dass Mitarbeitende die Strategie kennen geschweige denn sich dieser auch nur ansatzweise verbunden fühlen.

8. Brauchst Du und Deine Organisation alle fünf Jahre eine neue Strategie?

Hier bin ich unschlüssig:

Einerseits macht es durchaus Sinn, regelmäßig aus dem Alltag auszusteigen und zu überlegen, was in Zukunft für die eigene Organisation überlebenswichtig sein wird. Genau dazu dienen ja die „Strategieklausuren“.

Aus der oben skizzierten „agilen Strategieumsetzung“ ergibt sich jedoch die Notwendigkeit, kontinuierlich über die Zukunft nachzudenken.

Ernsthaft umgesetzt sollte jede Retrospektive der Leitungsrunde einen Blick in die Zukunft werfen: Sind die laufenden Projekte noch sinnvoll? Wo müssen sie angepasst werden? Was kann und muss weg? Und darüber hinaus plädiere ich eher für regelmäßige, z.B. jährliche Überprüfungen, ob die strategischen Optionen noch den aktuellen Bedürfnissen entsprechen.

Das hat zur Folge, dass nicht mehr alle paar Jahre eine gesonderte Strategieentwicklung notwendig ist, sondern die Strategiearbeit und auch die Anpassung der strategischen Optionen an die aktuellen Bedingungen kontinuierlich erfolgt.

Nebeneffekt ist, dass die Strategie so kontinuierlich auf dem Schirm der Organisation bleibt und nicht nach fünf Jahren, kurz vor dem nächsten Strategiezyklus, hektisch hervorgeholt wird – mit der Feststellung, dass wir eigentlich nicht weitergekommen sind.

Strategie in der Krise – ein ganz kurzes Fazit

Strategie- komplexes Thema, was sich in einem definitiv zu langen Blogbeitrag zeigt. Aber ich hau den trotzdem raus.

Denn meine Hoffnung ist, dass Du darin vielleicht den einen oder anderen Hinweis findest, der Dich in Deiner Strategiearbeit weiterbringt. Und vielleicht hilft es Dir ja auch, über die Fragen am Ende nachzudenken und eigene Antworten für Dich und Deine Organisation zu finden.

Hilfreich für mich wäre aber zu erfahren, was Deine Erfahrungen mit Strategiearbeit in Organisationen der Sozialwirtschaft sind?

Lass dazu doch gerne einen Kommentar da oder schreib mir gerne – würde mich sehr freuen.

Quellen:

  • Bils, S., Töpfer, G. (2024): Exnovation und Innovation. Synergie von Ende und Anfang in Veränderungen. Schäffer Poeschel.
  • Gesmann, S., Merchel, J. (2021): Systemisches Management in Organisationen der Sozialen Arbeit. Carl-Auer.
  • Grunwald, K. (2022): Management sozialwirtschaftlicher Organisationen: Eine Einführung. Springer VS.
  • Nagel, R. (2014): Lust auf Strategie: Workbook zur systemischen Strategieentwicklung. aktualisierte Auflage. Schäffer Poeschel.
  • Nagel, R., Wimmer, R. (2014): Systemische Strategieentwicklung: Modelle und Instrumente für Berater und Entscheider. 6. Auflage. Schäffer Poeschel.
  • Malik, F. (2017): In: Roehl, H., Asselmeyer, H.: Organisationen klug gestalten. Das Handbuch für Organisationsentwicklung und Change Management. Schäffer Poeschel.