Teamzusammenarbeit gestalten: So entwickelst Du wirkungsvolle Spielregeln für Dein Team

Zuletzt aktualisiert am 12. November 2025 durch HendrikEpe

Ich wurde zu meinem Beitrag zur Notwendigkeit von Leitlinien für die Zusammenarbeit im Team gefragt, wie denn konkret vorzugehen ist, um die Teamzusammenarbeit mit Leitlinien – ich nenne sie hier Spielregeln – zu verbessern und was in den Spielregeln stehen sollte. Meine Erfahrungen dazu, mein Vorgehen und eine mögliche Gliederung mit entsprechenden Fragen, findest Du in diesem Beitrag.

Warum braucht Dein Team Spielregeln?

Viele Organisationen haben ein Leitbild – doch auf Teamebene bleibt es oft abstrakt und wenig lebendig. Die entscheidende Übersetzung globaler Werte in den konkreten Teamalltag fehlt. Genau hier setzen Spielregeln für die Zusammenarbeit an.

Die gemeinsame Auseinandersetzung mit der Frage „Wie wollen wir konkret zusammenarbeiten?“ schafft echte Orientierung in komplexen Situationen. Das Committment auf gemeinsam definierte Regeln erleichtert die tägliche Arbeit erheblich – auch wenn Festlegungen im sozialen Bereich zunächst ungewohnt erscheinen mögen.

Ein konkretes Beispiel: Stell Dir eine Entscheidung vor, die in einer Pattsituation zu enden droht: „Berücksichtigen wir jetzt die Bedarfe der Mitarbeiter:innen oder die der Klient:innen?“ Eine klare Festlegung in Euren Spielregeln – etwa „Fokus Klientel vor Fokus Mitarbeitende“ – beantwortet diese Frage sofort.

Besonders in Zeiten von Homeoffice und Remote Work bieten Spielregeln unverzichtbare Orientierung. Die digitale Zusammenarbeit stellt uns vor neue Herausforderungen. Denkt deshalb bei der Entwicklung Eurer Spielregeln virtuelle Settings direkt mit:

• Wie kann virtuelle Zusammenarbeit in Eurem Team gelingen?
• Welche spezifischen Regeln braucht es dafür?
• Gibt es Unterschiede zur Präsenzarbeit?

Der Prozess: So entwickelst Du Spielregeln für Dein Team

Partizipation ist nicht verhandelbar

Ein grundlegender Erfolgsfaktor vorab: Spielregeln für die Teamzusammenarbeit entwickelt Ihr partizipativ – gemeinsam im Team. Die Beteiligung aller Teammitglieder ist notwendig, um echte Verbindlichkeit zu schaffen. Im Elfenbeinturm von der Teamleitung allein erarbeitete Regeln sind meist das Papier nicht wert, auf dem sie geschrieben stehen.

Dieser Grundsatz gilt übrigens auch für Leitbilder der Gesamtorganisation: Mehr Einbindung führt zu lebendigeren Ergebnissen.

Workshop-Format: Analog oder digital?

Bewährt hat sich ein Tagesworkshop oder Klausurtag, an dem sich die Teammitglieder wirklich auf die Aufgabe konzentrieren können. Idealerweise findet dieser nicht in der eigenen Organisation statt, sondern an anregenden Orten in der Umgebung. Das öffnet Raum und Gedanken. Optimal ist eine externe Moderation (höhö).

Ja, ich weiß, Präsenz-Workshops sind manchmal schwierig – sei es wegen knapper Ressourcen, wegen der Notwendigkeit durchgängiger Betreuung der Klient:innen oder aus anderen Gründen. Dann funktioniert die Entwicklung auch online als Remote-Workshops (funktionierende Technik und Internetverbindung vorausgesetzt). Aktuell begleite ich einen Prozess mit mehreren kurzen Online-Settings, in denen wir Spielregeln Schritt für Schritt entwickeln. Das spart Ressourcen und ermöglicht die (zumindest bessere) Einbindung auch jener Teammitglieder, die gerade Dienst haben.

Und ja, ich weiß auch, dass externe Begleitung nicht immer ganz günstig ist. Versucht es allein im Team – der Prozess lohnt sich! Einzelne Kolleg:innen können bspw. die Gliederung und dann Gliederungspunkte als Entwürfe erarbeiten, die dann in Teambesprechungen diskutiert und zu gemeinsamen Spielregeln zusammengeführt werden.

Eine bewährte Gliederung für Eure Spielregeln

Wichtig vorab: Es gibt keine Blaupause für Spielregeln. Jedes Team ist anders, arbeitet anders, hat andere Aufgaben und einen anderen Existenzweck.

Die folgenden Ausführungen sind beispielhaft – nutzt sie als Anregungen und passt sie für Euer Team an!

1. Mission/Purpose des Teams

Das englische Wort „Purpose“ lässt sich übersetzen mit Sinn und Zweck, Daseinszweck oder Bestimmung. Im Begriff steckt auch eine Zukunftsperspektive.

Stellt Euch diese Fragen:

• Wofür existiert dieses Team?
• Was ist sein Daseinsgrund?
• Was ist sein Auftrag in der Organisation?

Die Antworten dienen später als Nordstern, als Ausrichtung für Teamentscheidungen.

2. Wirkung und Ziele

Zentrale Fragen:

• Woran erkennt Ihr, dass Ihr gute Arbeit macht und als Team Wirkung erzeugt?
• Welche Kriterien könnt Ihr anlegen, um Wirkung zu messen?

Ja, es ist nicht immer einfach, die Wirkung personenbezogener sozialer Dienstleistungen zu messen. Gerade deshalb braucht es Orientierung, ob und wie soziale Arbeit gut funktioniert. Wirkung lässt sich definieren als „eingetretene Veränderungen oder Stabilisierungen bei den Zielgruppen eines Programms, die ursächlich auf dieses Programm zurückgehen.“

3. Kommunikation

Hier wird es konkret:

• Wann kommuniziert Ihr (feste Zeiten für Teamsitzungen)?
• Über welche Tools kommuniziert Ihr (besonders bei digitaler Kommunikation)?
• Finden Teamsitzungen remote oder analog statt – und warum?

4. Dokumentation und Aufgaben

Im Zusammenhang mit Kommunikation steht die Frage nach der Dokumentation von Entscheidungen, Beschlüssen und wichtigen Informationen.

Klärt:

• Wo finden sich welche Infos, die für die Teamarbeit wichtig sind?
• Gibt es Protokolle? Oder sind virtuelle/analoge Whiteboards (bspw. mit Kanban-Logik) sinnvoller?
• Wo finden sich Projekte und deren aktueller Status?

Ich kenne viele Einrichtungen, in denen „vor sich hingewurschtelt“ wird. Viel Zeit fließt in die Suche nach Dokumenten, der Frust ist hoch, wenn jemand Inhalte im falschen Dokument ablegt, und Projekte tauchen immer wieder auf der Tagesordnung auf, ohne voranzukommen. Das nervt nicht nur – es kostet Geld und mindert die Qualität Eurer Leistungen.

Macht Eure Spielregeln sehr konkret, mit Namen! Beispiel: „Unsere Protokolle legen wir in der Dateiablage unter [Pfad] ab. Verantwortlich für transparente Dokumentation ist Claudia, vertreten wird sie von Klaus.“

5. Entscheidungen

Wie werden Entscheidungen in Eurem Team getroffen? Meist gibt es eine Teamleitung – aber muss diese alle Entscheidungen treffen? Sicher nicht. Zudem führt die Personalsituation dazu, dass wir in vielen Arbeitsfeldern zukünftig verstärkt mit selbstbestimmt arbeitenden Teams agieren werden: Niemand will mehr automatisch Leitungsposten übernehmen.

Es braucht also Spielregeln, wie welche Entscheidungen getroffen werden. Zwei hilfreiche Ansätze:

• Das Delegation Board (visualisiert Entscheidungskompetenzen, schaut mal in diesen Artikel, der sehr schön das Vorgehensweise erklärt)
• Das Handbuch der Entscheidungen (strukturiert verschiedene Entscheidungstypen), zu dem ihr hier mehr Infos finden könnt.

Es gibt mehr und sinnvollere Möglichkeiten, gute Entscheidungen schnell zu treffen als demokratische Abstimmungen, Konsens-Debatten oder Top-Down-Anweisungen.

6. Verbindlichkeit

Hier bewegen wir uns auf der Ebene der Werte. Die Einführung von Spielregeln (und Regeln überhaupt) sind nur dann sinnvoll, wenn sich alle Betroffenen auch daran halten. Das macht es so wichtig, nicht automatisch die Teamleitung oder immer alle entscheiden zu lassen – sondern jene, die von der Entscheidung unmittelbar betroffen sind.

Wie Du Verbindlichkeit in Deinem Team steigern kannst, habe ich auch hier beschrieben.

7. Entwicklung und Lernen

Wie entwickelt Ihr Euch als Menschen und als Team? Wie wollt Ihr mit Fehlern umgehen? Auch Fragen zu Fort- und Weiterbildungen gehören hierher: Wer kann, darf und soll welche Weiterbildungsangebote wahrnehmen? Gibt es festgelegte Zeiten für kollegiale Beratungen im Team? Wie ist Supervision bei Euch geregelt? Und so weiter…

8. Transparenz

Dieser Wert spielt bei selbstbestimmten Entscheidungen in Teams eine wesentliche Rolle. Ihr könnt nur dann gut arbeiten, wenn offen, ehrlich und transparent kommuniziert wird. Wissen darf nicht zum eigenen Vorteil zurückgehalten werden.

Mitarbeiter:innen können die Wahrheit sehr gut vertragen – es sind erwachsene Menschen, die für ihre Arbeit bezahlt werden. Das gilt auch für finanzielle Aspekte oder Kennzahlen. Wenn es finanziell nicht gut läuft, wissen die Mitarbeitenden das meist sowieso schon – oft sogar vor den Führungskräften.

9. Weitere Themen

Eurer Kreativität in der Gestaltung der Spielregeln sind keine Grenzen gesetzt:

• Welche Werte sind Euch als Team wirklich wichtig?
• Wie gelingt es, diese Werte in konkrete, handlungsleitende Prinzipien zu übersetzen?
• Welche Regeln sind für Euch wirklich wichtig?

Das ist entscheidend: Spielregeln sind nur dann sinnvoll, wenn sie von der abstrakten Ebene zu ganz konkreten, umsetzbaren und Orientierung gebenden Leitplanken werden.

Scheut Euch nicht, Verantwortlichkeiten festzulegen und Namen in die Spielregeln zu schreiben. Erst dadurch entsteht „skin in the game“ – erst dann spüre ich als Einzelne:r die Konsequenzen, wenn ich meiner Aufgabe nicht nachkomme.

Spielregeln sind „Working Papers“

Ein letzter, wichtiger Hinweis:

Spielregeln bringen nichts, wenn sie zu Leidlinien werden, vor sich hin gammeln und in Schubladen vergilben.

Spielregeln für die Zusammenarbeit im Team sind wertvoll, wenn wirklich mit ihnen gearbeitet wird – wenn sie Grundlage für Teamsitzungen sind und regelmäßig (mindestens jährlich) angeschaut und überarbeitet werden.

Auch hier wieder die Frage:

• Wer ist für die Nutzung und Überarbeitung der Spielregeln verantwortlich? Wählt eine Person aus dem Team, die zuständig ist – auch wenn sich das zunächst ungewohnt anfühlt! Und legt ein genaues Datum fest, wann die Überarbeitung stattfindet.

Zum Ende noch eine aktuelle Beobachtung:

Spielregeln für Leitungsteams

Ich arbeite in vielen Fällen mit Gruppen von Leitungskräften, bspw. in Führungskräfteklausuren. Auch diese Gruppen lassen sich als Team definieren – das Leitungsteam eben. Und auch diese Teams brauchen Spielregeln, da häufig in diesen Runden unklar ist:

• Was ist der Zweck der Leitungsrunde? Warum sitzen wir zusammen?
• Treffen wir hier gemeinsam Entscheidungen? Oder bereiten wir Entscheidungen für die darüber liegende Ebene vor? Und wenn gemeinsame Entscheidungen getroffen werden: Wie genau machen wir das eigentlich?
• Wie genau sind unsere Treffen gestaltet: Wo wird dokumentiert? Wie halten wir Entscheidungen nach, so dass wir tatsächlich vorankommen?
• Wer muss eigentlich in der Runde dabei sein, wer kann dabei sein?
• …

Kurz: Die Erarbeitung von gemeinsamen Spielregeln ist auch (und vielleicht sogar insbesondere) auf Leitungsebene sinnvoll.

Und bei Dir so: Habt ihr Spielregeln im Team erarbeitet? Gelingt die Arbeit damit? Und falls nicht: Habt ihr Lust, welche zu erarbeiten? Dann nehmt gerne Kontakt auf…