Prozessmanagement für öffentliche, soziale, Bildungs- und Non-Profit-Organisationen
Soziale Organisationen, Bildungseinrichtungen und Non-Profit-Organisationen widmen ihren Prozessen und deren funktionaler Gestaltung oft zu wenig Aufmerksamkeit.
Einerseits ist es schwierig, die sehr individuellen Angebote dieser Organisationen in standardisierte Prozesse zu fassen. Andererseits werden vorgegebene Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse von den Mitarbeiter:innen häufig als einschränkend und starr empfunden.
Dies führt dazu, dass die Arbeit oft als wenig strukturiert und chaotisch erlebt wird. Hinzu kommt, dass Effizienz und Effektivität leiden: Unnötige Wiederholungen, die Suche nach Dokumenten und fehlende Strukturen machen die Arbeit unnötig mühsam.
Führungskräfte versuchen, dem empfundenen Chaos mit Anweisungen zu begegnen, was von den Mitarbeiter:innen als übergriffig wahrgenommen wird. Besonders problematisch wird es, wenn sich die Anweisungen unterschiedlicher Führungskräfte widersprechen.
Hier setzt das Prozessmanagement an: Die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse – auch in sozialen, Bildungs- und Non-Profit-Organisationen – strukturiert nicht nur den ohnehin komplexen Alltag.
Es werden auch Ressourcen freigesetzt, die anstatt zur Chaosbewältigung für die eigentliche soziale Wertschöpfung genutzt werden können.
Ein wesentlicher Aspekt eines sinnvollen Prozessmanagements zeigt sich, wenn über die Digitalisierung von Prozessen nachgedacht wird: Für eine sinnvolle Digitalisierung müssen diese nicht nur definiert, sondern auch implementiert und damit gelebt werden.
Prozessmanagement konkret
Zu Beginn analysiere ich gemeinsam mit Dir und Deinem Team die Arbeitsabläufe – unterteilt in Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse.
Gemeinsam erstellen wir eine Prozesslandkarte, die Dir und Deinen Mitarbeiter:innen einen klaren Überblick über die bestehenden Abläufe verschafft.
Basierend auf dieser Analyse und Dokumentation der Prozesse werden Optimierungspotentiale sichtbar, die in die Entwicklung neuer Soll-Prozesse einfließen.
Durch die Einführung von klaren Prozessverantwortlichkeiten bleiben die neu gestalteten Prozesse auch zukünftig ein wertvoller Beitrag zum Erfolg Deiner Organisation.
Mein Ziel ist es, die Wertschöpfung für die Nutzer:innen und Kund*innen zu maximieren und gleichzeitig die Agilität der Organisation zu steigern.
Dies wird erreicht, indem Entscheidungsbefugnisse kompetenzbasiert dorthin verlagert werden, wo die Entscheidungen tatsächlich getroffen werden sollten.
Vorteile des Prozessmanagements
Prozessmanagement klingt vielleicht erstmal zäh und anstrengend. Doch es bietet einige Vorteile, von denen ich hier drei besonders hervorheben möchte:
Klärung der Verantwortlichkeiten und Transparenz der Abläufe: Ein wesentlicher Vorteil eines erfolgreichen Prozessmanagements, auch in öffentlichen, sozialen, Bildungs- und Non-Profit-Organisationen, ist die Klärung der Verantwortlichkeiten und die transparente Gestaltung der Abläufe. Dies ermöglicht erst sinnvolle Selbstbestimmung und Autonomie.
Grundlage für Digitalisierungsprojekte: Digitalisierungsprojekte werden erst dann realistisch, wenn klar ist, wie die Prozesse ablaufen. Auf dieser Basis kann entschieden werden, ob und wie Prozesse sinnvoll digitalisiert werden können und welcher Effekt (schneller, günstiger, besser) sich daraus ergibt.
Fokussierung auf die Nutzer*innen: Der vielleicht wichtigste Aspekt ist, im Sinne der Nutzerinnen (Kundinnen) zu denken. Es geht nicht mehr nur um die Beschäftigung mit der eigenen Organisation, sondern darum, die Bedürfnisse der Menschen, für die die Organisation arbeitet, in den Vordergrund zu rücken.
Hast du Lust auf die Gestaltung der Prozesse in Deiner Organisation bekommen? Oder noch tausend Fragen?
Dann…
