Prozessmanagement für öffentliche, soziale, Bildungs- und Non-Profit-Organisationen
Insbesondere soziale, Bildungs- und Non-Profit-Organisationen befassen sich zu wenig mit ihrem ihren Prozessen und deren Management.
Zum einen ist es nicht einfach, die sehr individuellen Angebote entsprechender Organisationen in Prozessen zu fassen. Zum anderen werden vorgegebene Kern-, Unterstützung- und Management-Prozesse von den Mitarbeiter*innen als einschränkend und starr empfunden.
Daraus folgt jedoch, dass Arbeit in den genannten Organisationen oft als wenig strukturiert und eher chaotisch erlebt wird. Hinzu kommt, dass die Effizienz und Effektivität ins Hintertreffen geraten: nicht notwendige Wiederholungen, Suche nach Dokumenten, fehlende Strukturen etc. machen die Arbeit unnötig zäh.
Führungskräfte versuchen mit Anweisungen dem gefühlten Chaos zu begegnen, was wiederum von den Mitarbeiter*innen als übergriffig und hierarchisch (im negativen Sinne) erlebt wird. Besonders schwierig wird es dann, wenn sich die „Anweisungen“ unterschiedlicher Führungskräfte dann sogar noch widersprechen.
Hier setzt das Prozessmanagement an: Die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung der auch in sozialen, Bildungs- und Non-Profit-Organisationen vorhandenen Geschäftsprozesse strukturiert nicht nur den ohnehin komplexen Alltag.
Es werden auch Ressourcen frei, die anstatt für Chaosbewältigung für die eigentliche soziale Wertschöpfung genutzt werden können.
Hier zeigt sich ein wesentlicher Aspekt sinnvollen Prozessmanagements: Wenn über die Digitalisierung von Prozessen nachgedacht wird, müssen diese nicht nur definiert, sondern implementiert werden.
Prozessmanagement konkret
Ich analysiere zu Beginn gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team Ihre Prozesse – unterteilt nach Kern-, Unterstützungs- und Managementprozessen. Wir erstellen gemeinsam eine Prozesslandkarte, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen einen guten, ersten Überblick über die Prozesse liefert.
Basierend auf der Analyse und Dokumentation der Prozesse werden Optimierungspotentiale deutlich, die in die Entwicklung neuer Soll-Prozesse einfließen.
Durch eine neu etablierte Prozessverantwortlichkeit werden die neu gestalteten Prozesse auch in Zukunft ein wertvoller Beitrag zum Erfolg bleiben.
Ziel ist, die Wertschöpfung für die Nutzer*innen, Klient*innen und Kund*innen zu maximieren und gleichzeitig die Agilität der Organisation zu steigern, in dem die Befugnisse zur Entscheidung bestimmter Fragestellungen kompetenzbasiert dahin verlegt werden, wo die Entscheidungen zu treffen sind.
Vorteile des Prozessmanagements
Prozessmanagement klingt erstmal etwas zäh und anstrengend. Es ergeben sich aber einige Vorteile, von denen ich hier drei Vorteile hervorheben will:
- Wie angedeutet ist einer der wesentlichen Vorteile eines gelingenden Prozessmanagements auch in öffentlichen, sozialen, Bildungs- und Non-Profit-Organisationen, dass die Verantwortlichkeiten geklärt und Abläufe transparent gestaltet sind. Erst wenn dies gegeben ist, wird Selbstbestimmung und Autonomie sinnvoll möglich.
- Außerdem sind Digitalisierungsprojekte dann denkbar, wenn klar ist, welche Prozesse wie ablaufen. Erst darauf basierend kann entschieden werden, ob Prozesse sinnvoll digitalisiert werden können und welcher Effekt (schneller, günstiger, besser) sich daraus ergibt.
- Hervorheben will ich den Aspekt, im Sinne der Nutzer*innen (Kunden) zu denken: Nicht mehr die Beschäftigung mit der eigenen Organisation, sondern die Befassung. mit den Bedarfen der Menschen, für die die Organisation angetreten ist, rückt in den Vordergrund.
Haben Sie Lust auf Prozessmanagement bekommen? Oder noch tausend Fragen?
Dann…
