Wahrscheinlich ist Dein Alltag von ständigen Unterbrechungen geprägt: Anfragen von Mitarbeitenden, E-Mails, spontane Gespräche, Termine und dringende Entscheidungen sorgen dafür, dass konzentriertes Arbeiten oft zur Ausnahme wird. Doch gerade Führungsaufgaben wie strategische Planung, Teamentwicklung oder die Gestaltung von Veränderungsprozessen erfordern echte Konzentration und Zeit. Die Fokus-Block-Methode (Engl. Time-Blocking) kann hier eine effektive Methode für Führungskräfte sein, wiederkehrende Unterbrechungen zu „exnovieren“ und produktiv an den wirklich wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Denn – soviel ist klar – wenn du Deinen Kalender nicht kontrollierst, wird er Dich kontrollieren.
Im Folgenden findest Du eine kurze Einführung, was Exnovation ist und warum wir das dringend brauchen. Und dann findest Du eine Beschreibung der „Fokus-Block-Methode“ (auch bekannt als Time-Blocking).
Was ist die Fokus-Block-Methode?
Die Fokus-Block-Methode basiert auf der Idee, dass intensive, ungestörte Arbeitsphasen die Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit erheblich verbessern. Hierbei werden bestimmte Zeitblöcke im Kalender ausschließlich für fokussiertes Arbeiten reserviert. Während dieser Zeit arbeitest Du ohne Ablenkungen an einer klar definierten Aufgabe.
Merkmale eines Fokus-Blocks:
Ein Fokus-Block zeichnet sich durch bestimmte Merkmale aus, die ihn zu einer effektiven Methode für konzentriertes Arbeiten machen.
- Ein Fokus-Block hat klar abgegrenzte Zeiträume, die typischerweise zwischen 60 und 120 Minuten liegen. Diese Zeitspanne ist ideal, um tief in eine Aufgabe einzutauchen, ohne dass die Konzentration nachlässt. Wichtig ist, dass der Fokus-Block im Kalender fest eingeplant ist und als unverhandelbare Arbeitszeit betrachtet wird.
- Während des Fokus-Blocks liegt die Konzentration auf einer einzigen Aufgabe. Multitasking ist ausdrücklich ausgeschlossen, da es nachweislich die Effizienz und die Qualität der Arbeit mindert. Stattdessen widmest Du Deine volle Aufmerksamkeit einer klar definierten Tätigkeit – sei es die Vorbereitung eines wichtigen Berichts, das Entwickeln eines Konzeptes oder das Durchdenken strategischer Entscheidungen.
- Ein weiteres zentrales Merkmal eines Fokus-Blocks ist die Minimierung von Ablenkungen. Um in den Arbeitsfluss zu kommen und produktiv zu bleiben, sollten E-Mails, Anrufe und spontane Gespräche während dieser Zeit tabu sein. Stelle sicher, dass Du Dein Team darüber informierst und technische Benachrichtigungen auf Deinen Geräten deaktivierst. Eine störungsfreie Umgebung ist der Schlüssel, um die Effektivität Deiner Fokus-Zeit voll auszuschöpfen.
Mit diesen Merkmalen hilft Dir ein Fokus-Block, Deine Arbeit gezielt zu strukturieren und das Beste aus Deiner produktiven Zeit herauszuholen.
Wie funktioniert die Fokus-Block-Methode?
Nicht alle Aufgaben erfordern ungestörte Zeit. Um Deine Fokus-Blöcke effektiv zu nutzen, solltest Du Dich auf Tätigkeiten konzentrieren, die besondere Aufmerksamkeit und Konzentration verlangen. Dazu gehören Aufgaben, bei denen Kreativität und strategisches Denken gefragt sind, wie die Entwicklung neuer Konzepte oder innovativer Lösungsansätze. Auch analytische Arbeiten, beispielsweise das Auswerten von Berichten oder Zahlen, erfordern präzises und tiefgehendes Arbeiten. Tätigkeiten mit hoher Entscheidungsrelevanz, wie die Planung neuer Projekte oder das Abwägen wichtiger Optionen, profitieren ebenfalls stark von ungestörten Arbeitsphasen.
Um diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, solltest Du feste Fokus-Blöcke in Deinem Kalender reservieren. Blockiere gezielt Zeiträume, in denen Du Dich ohne Ablenkung auf Deine wichtigsten Aufgaben konzentrieren kannst. Ein strukturierter Kalender mit regelmäßigen Fokuszeiten hilft Dir, Deine Prioritäten klar zu setzen und produktive Arbeitsgewohnheiten zu entwickeln. Beispiel: Jeden Donnerstagvormittag von 07:30 bis 09:30 Uhr (das ist übrigens meine Newsletter-Zeit ;-). Blockiere diese Zeiten explizit und kommuniziere das auch an Dein Team.
Um Deinen Fokus-Block optimal zu nutzen, ist es wichtig, Störungen so weit wie möglich zu minimieren und eine Umgebung zu schaffen, die produktives Arbeiten ermöglicht. Schalte Benachrichtigungen auf Deinem Telefon und Computer konsequent aus, um Dich nicht von eingehenden Nachrichten oder E-Mails ablenken zu lassen. Informiere Dein Team rechtzeitig darüber, dass Du während des Fokus-Blocks nicht gestört werden kannst – es sei denn, es handelt sich um echte Notfälle (kleiner Tipp: Erst wenn man zweimal direkt hintereinander anruft, ist es ein echter Notfall). Damit alle Bescheid wissen, kannst Du diese Regel klar kommunizieren, zum Beispiel in einem Teammeeting oder auch durch sichtbare Hinweise an Deinem Arbeitsplatz. Wenn möglich, wähle einen separaten Raum, um Ablenkungen weiter zu reduzieren und Dich vollständig auf Deine Aufgabe zu konzentrieren.
Darüber hinaus solltest Du bereits im Vorfeld genau planen, welche Aufgabe Du im Fokus-Block bearbeiten möchtest. Eine klare Zielsetzung verhindert, dass Du Dich während der Arbeitsphase mit unnötigen Entscheidungen oder Vorbereitungen aufhältst. Beispiele für sinnvolle Aufgaben im Fokus-Block könnten die Überarbeitung eines Förderkonzepts sein, die gründliche Vorbereitung eines wichtigen Mitarbeitergesprächs oder die detaillierte Analyse der finanziellen Lage Deiner Einrichtung. Mit einer klaren Planung und einem störungsfreien Arbeitsumfeld schaffst Du ideale Voraussetzungen für tiefes und effektives Arbeiten.
Drei Praxisbeispiele
Beispiel 1: Strategische Planung im Wohlfahrtsverband: Eine Geschäftsführerin reserviert jeden Montagvormittag zwei Stunden, um strategische Themen zu bearbeiten, z. B. die Vorbereitung von Kooperationen oder die Entwicklung neuer Dienstleistungen. Sie stellt fest, dass diese konzentrierten Arbeitsphasen nicht nur ihre Produktivität steigerten, sondern auch helfen, den Überblick über langfristige Ziele zu behalten.
Beispiel 2: Personalentwicklung in einer Pflegeeinrichtung: Ein Bereichsleiter nutzt wöchentliche Fokus-Blöcke, um individuelle Entwicklungspläne für seine Mitarbeitenden zu erstellen. Diese strukturierte Herangehensweise (und das Ergebnis) verbessert die Motivation und Leistungsfähigkeit seines Teams deutlich.
Beispiel 3: Mein Newsletter ;-): Ich bin nicht unbedingt super, wenn es darum geht, Routinen zu etablieren. Aber mir gelingt es (fast) immer, meinen Newsletter am Freitag morgen zu versenden. Dafür habe ich mir jeden Donnerstag morgen zwei Stunden (von 07.30 Uhr – 09.30 Uhr) in meinem Kalender geblockt. Ach ja, falls Du Bock auf den Newsletter hast und prüfen willst, ob meine Routine funktioniert, kannst Du ihn hier abonnieren 😉
Herausforderungen bei der Umsetzung
Die Umsetzung von Fokus-Blöcken kann anfangs auf einige Herausforderungen stoßen, besonders in Organisationen der Sozialwirtschaft, wo offene Türen und schnelle Verfügbarkeit oft als selbstverständlich gelten. Dein Team könnte den neuen Ansatz zunächst kritisch sehen, daher ist es entscheidend, die Methode transparent zu erklären. Kommuniziere klar, warum ungestörte Zeit für Dich wichtig ist und wie das gesamte Team von den Ergebnissen Deiner fokussierten Arbeit profitiert – beispielsweise durch bessere Planung, klarere Entscheidungen oder fundiertere Strategien. Eine offene und ehrliche Kommunikation hilft dabei, Akzeptanz zu schaffen und Missverständnisse zu vermeiden.
Darüber hinaus erfordert der Fokus-Block von Dir Selbstdisziplin. Es kann verlockend sein, die reservierte Zeit für kurzfristige Anliegen zu unterbrechen oder zu verschieben. Um die Vorteile der Methode wirklich zu nutzen, solltest Du konsequent daran festhalten. Deine langfristige Produktivität und die Qualität Deiner Arbeit hängen entscheidend davon ab, dass Du Dich an Deine Fokus-Blöcke hältst.
Gleichzeitig ist es wichtig, flexibel zu bleiben – schon wieder ein Dilemma 😉 Aber gerade in der Sozialen Arbeit treten oft unvorhersehbare, dringende Ereignisse auf, die Deine sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Wenn das passiert, ist es völlig in Ordnung, den Fokus-Block auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Entscheidend ist, dass Du nicht aufgibst, sondern die Methode an die Gegebenheiten anpasst.
Und schließlich: Probiere aus, was für Dich funktioniert! Manche Menschen arbeiten am besten am Morgen, andere finden nachmittags die nötige Ruhe. Ich selbst habe zum Beispiel einen Fokus-Block zum Schreiben meines Newsletters oder für meine wöchentliche Reflexion eingeplant. Es hat eine Weile gedauert, bis ich den für mich und meinen Alltag am besten passenden Zeitpunkt gefunden habe. Sei geduldig mit Dir selbst, experimentiere und finde heraus, was Dir hilft, Deinen Fokus optimal zu nutzen.
Tipps zur erfolgreichen Umsetzung
Wenn Du den Fokus-Block-Arbeitsansatz in Deinen Alltag integrieren möchtest, ist es sinnvoll, zunächst mit kurzen Fokus-Blöcken zu starten. Beginne mit 30 Minuten, um Dich an das konzentrierte Arbeiten zu gewöhnen, und steigere die Dauer schrittweise. So kannst Du die Methode ohne Druck ausprobieren und herausfinden, was für Dich funktioniert. Mir hilft übrigens – um überhaupt mit der Arbeit zu starten – die Pomodoro-Technik.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist es, eine Routine zu etablieren. Plane Deine Fokus-Blöcke regelmäßig zur gleichen Zeit, beispielsweise immer am Vormittag oder an bestimmten Tagen der Woche. Durch diese Wiederholung entwickelst Du eine Gewohnheit, die Deine Produktivität nachhaltig unterstützt. Dein Kalender wird dadurch zu einem verlässlichen Werkzeug, das Dir hilft, Deine Arbeitszeit besser zu strukturieren.
Um Ablenkungen vorzubeugen, solltest Du alle verfügbaren Hilfsmittel nutzen. Aktiviere zum Beispiel den „Nicht stören“-Modus auf Deinem Smartphone und Computer oder reserviere Dir einen separaten Raum, in dem Du ungestört arbeiten kannst. Solche einfachen Maßnahmen schaffen eine Umgebung, in der Du Dich voll und ganz auf Deine Aufgaben konzentrieren kannst.
Baue außerdem eine regelmäßige Reflexion in Deinen Arbeitsprozess ein. Überprüfe, welche Ergebnisse Du in Deinen Fokus-Blöcken erzielt hast, und ob der gewählte Ansatz für Dich funktioniert. Wenn Du feststellst, dass bestimmte Zeiten oder Aufgaben besser oder schlechter geeignet sind, passe Deinen Fokus-Block entsprechend an. Mit der Kombination aus klarer Planung, Routine und kontinuierlicher Optimierung kannst Du das volle Potenzial dieser Methode ausschöpfen.
Die Vorteile der Fokus-Block-Methode für Führungskräfte
Der Fokus-Block-Arbeitsansatz bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die Deine Arbeit und Dein Wohlbefinden nachhaltig verbessern können.
Einer der größten Vorteile ist die höhere Produktivität. Wenn Du ungestört arbeitest, kannst Du Dich voll auf eine Aufgabe konzentrieren und sie schneller sowie effizienter erledigen. Anstatt Dich von Unterbrechungen aus dem Konzept bringen zu lassen, kommst Du in einen Arbeitsfluss, der Deine Leistung spürbar steigert.
Darüber hinaus führen Fokus-Blöcke zu besseren Ergebnissen, insbesondere bei komplexen und strategischen Aufgaben. Projekte, die analytisches Denken, kreative Lösungen oder langfristige Planungen erfordern, profitieren enorm davon, wenn Du Dir die Zeit nimmst, Dich intensiv damit auseinanderzusetzen. Tiefgehender Fokus hilft Dir, qualitativ hochwertige Entscheidungen zu treffen und innovative Ansätze zu entwickeln.
Ein weiterer Vorteil ist die Stressreduktion. Klare Arbeitsphasen, in denen Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst, geben Dir das Gefühl, die Kontrolle über Deinen Tag zu haben. Anstatt von einer Aufgabe zur nächsten zu springen, hast Du die Gewissheit, wirklich etwas geschafft zu haben. Dies reduziert das Gefühl der Überforderung und sorgt für mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag.
Schließlich setzt Du mit Fokus-Blöcken auch eine wichtige Vorbildfunktion. Indem Du achtsam und konzentriert arbeitest, förderst Du eine Kultur, die diese Werte in Deinem Team stärkt. Deine Mitarbeitenden sehen, wie Du klare Prioritäten setzt und gezielt an wichtigen Aufgaben arbeitest, und übernehmen diese Haltung möglicherweise selbst. Auf diese Weise wirkt sich Deine eigene Arbeitsweise positiv auf das gesamte Team aus und schafft eine Atmosphäre, in der konzentriertes Arbeiten geschätzt wird. Mit Fokus-Blöcken schaffst Du also nicht nur produktivere und zufriedenere Arbeitsphasen für Dich selbst, sondern trägst auch dazu bei, die Arbeitskultur in Deinem Umfeld nachhaltig zu verbessern.
Fazit: Zeit für das Wesentliche schaffen
Fokus-Blöcke im Kalender bieten Führungskräften in der Sozialwirtschaft eine effektive Möglichkeit, produktiver zu arbeiten und trotz eines oft hektischen Arbeitsumfelds Raum für die wichtigen Aufgaben zu schaffen. Schon wenige Stunden ungestörten Arbeitens pro Woche können Deinen Alltag wirklich transformieren.
Und jetzt Du:
- Wann hast Du zuletzt eine Aufgabe in tiefer Konzentration abgeschlossen – und wie hat sich das auf das Ergebnis ausgewirkt?
P.S.: Ähnlich wie die Fokus-Blöcke funktioniert auch das Time Boxing, das Task Batching und das Day Theming (lustige englische Begrifflichkeiten…).